Le politiche in Factorial aiutano le aziende a centralizzare documentazione interna importante e a garantire che i dipendenti non solo vi abbiano accesso, ma anche che la leggano e la riconoscano quando necessario.

Con i recenti miglioramenti, le Politiche ora supportano l'intero ciclo di vita della politica: dalla pubblicazione di un documento, al targeting del pubblico giusto, alla richiesta di riconoscimento e al monitoraggio della conformità nel tempo.

Cosa sono le Politiche in Factorial?

Le Politiche consentono alle aziende di creare, caricare, organizzare e distribuire documentazione interna come:

• Manuali per i dipendenti
• Codice di condotta
• Politiche IT e di sicurezza
• Linee guida sulla salute e sicurezza
• Politiche di spesa e viaggio
• Accordi di lavoro remoto
• Documenti di protezione dei dati e conformità

Le Politiche possono essere indirizzate a gruppi specifici di dipendenti e, quando necessario, si può chiedere ai dipendenti di confermare di aver letto e compreso il contenuto.

Questo aiuta i team HR e Operations a migliorare la comunicazione, la conformità e la visibilità all'interno dell'azienda.

Cosa puoi fare con le Politiche?

Con le Politiche, puoi:

• Caricare e pubblicare politiche aziendali
• Controllare chi può accedere a ciascuna politica
• Indirizzare le politiche per:
  • Entità legale
  • Luogo di lavoro
  • Team
• Richiedere il riconoscimento dei dipendenti
• Monitorare i tassi di riconoscimento
• Controllare l'adozione e la visibilità delle politiche
• Rilevare quali dipendenti devono ancora rivedere documentazione importante

Quando dovrebbero essere utilizzate le Politiche?

Le Politiche sono particolarmente utili quando le informazioni devono essere:

• Comunicati chiaramente
• Facilmente accessibili
• Riconosciute dai dipendenti
• Auditabili per scopi di conformità

Esempi comuni includono:

Questo è particolarmente utile per politiche obbligatorie come il codice di condotta, la protezione dei dati o le linee guida sulla salute e sicurezza.

Come funziona la visibilità

Quando pubblichi una politica, puoi definire esattamente quali dipendenti dovrebbero avere accesso ad essa.
La visibilità può essere configurata utilizzando uno o più dei seguenti filtri:

• Entità legale
• Luogo di lavoro
• Team

Questo garantisce che i dipendenti vedano solo le politiche che sono rilevanti per loro.

Come funziona il riconoscimento

Il riconoscimento consente alle aziende di richiedere ai dipendenti di confermare di aver letto e compreso una politica.

Quando il riconoscimento è abilitato:

1. I dipendenti inclusi nelle impostazioni di visibilità ricevono un compito.
2. Possono aprire e rivedere la politica.
3. Confermano la comprensione attraverso una semplice azione di riconoscimento.
4. HR e gli Amministratori possono monitorare i progressi del riconoscimento direttamente dalla panoramica della politica.

Questo è particolarmente importante per documentazione obbligatoria o relativa alla conformità.

Come creare e pubblicare una politica

1. Apri Politiche dalla barra laterale:
   Documenti → Politiche
2. Crea o carica una politica
   Puoi:
   • Caricare un documento esistente
   • Creare una nuova politica direttamente in Factorial
   • I formati supportati dipendono dalla configurazione della tua azienda.
3. Configura la visibilità
   • Durante la pubblicazione, seleziona i dipendenti che dovrebbero avere accesso scegliendo:
     • Entità legale
     • Luogo di lavoro
     • Team
     • Puoi combinare più filtri per creare regole di visibilità più precise.
4. Abilita il riconoscimento (opzionale)
   Attiva Richiedi riconoscimento se i dipendenti devono confermare di aver letto e compreso la politica. Quando il riconoscimento è richiesto, scegli una frequenza di promemoria (ogni 3, 7 o 14 giorni, o Mai) affinché i dipendenti che non hanno ancora riconosciuto la politica ricevano promemoria automatici.
5. Pubblica la politica
   Una volta pubblicata:
   • I dipendenti inclusi nelle impostazioni di visibilità avranno accesso
   • I dipendenti che richiedono riconoscimento riceveranno un compito in sospeso
   • HR e gli Amministratori possono monitorare i progressi dalla panoramica della politica

Monitoraggio dei riconoscimenti

Dalla panoramica delle Politiche, gli Amministratori e i team HR possono monitorare:

• Totale dei dipendenti interessati
• Numero di riconoscimenti completati
• Riconoscimenti in sospeso
• Percentuale complessiva di riconoscimento

Questo aiuta i team a identificare:

• Politiche con bassa adozione
• Dipendenti che hanno ancora bisogno di promemoria
• Gap documentali tra reparti o sedi

Dashboard delle Politiche e Insights

Le Politiche includono anche un dashboard dedicato che aiuta i team HR e Amministratori a comprendere come i dipendenti interagiscono con le politiche aziendali e a identificare le lacune di conoscenza all'interno dell'organizzazione.

A seconda dei permessi, gli Amministratori e i team HR possono accedere ad analisi e approfondimenti relativi a:

• Domande che i dipendenti pongono sulle politiche
• Argomenti più cercati
• Aree che generano confusione o domande ripetute
• Tendenze nelle preoccupazioni o curiosità dei dipendenti
• Politiche con bassa comprensione o coinvolgimento

Questo dashboard aiuta le aziende a passare da una documentazione statica a un sistema di gestione della conoscenza più dinamico e basato sui dati.

Ad esempio, i team possono rilevare:

• Dipendenti che chiedono ripetutamente informazioni sulle regole delle ferie
• Confusione attorno ai processi di rimborso spese
• Aumento delle domande relative al lavoro remoto o agli straordinari
• Documentazione mancante per domande operative ricorrenti

Questi approfondimenti possono essere utilizzati per:

• Migliorare le politiche esistenti
• Creare nuove politiche proattivamente
• Chiarire sezioni poco chiare
• Identificare gap comunicativi tra team o sedi
• Rilevare tendenze e modelli comportamentali all'interno dell'azienda

Il dashboard è particolarmente prezioso per i team HR, Operations, Legale e Comunicazioni interne che cercano di migliorare continuamente la documentazione interna e la comprensione dei dipendenti.

L'accesso al Dashboard delle Politiche dipende dai permessi dell'utente e dalla configurazione del piano Politiche della tua azienda.

Migliori pratiche

• Indirizza le politiche con attenzione
  Evita di condividere ogni politica con ogni dipendente. Limitare la visibilità migliora la rilevanza e riduce l'infodemia.
   
• Usa un linguaggio semplice e chiaro
  Le politiche scritte in un linguaggio chiaro e comprensibile di solito ottengono tassi di riconoscimento più elevati e una migliore comprensione da parte dei dipendenti.
   
• Richiedi nuovamente il riconoscimento dopo aggiornamenti significativi
  Se una politica cambia in modo significativo, richiedi nuovamente il riconoscimento per garantire che i dipendenti siano a conoscenza delle nuove informazioni.
   
• Rivedi regolarmente i dati di riconoscimento
  Monitorare i tassi di riconoscimento può aiutare a identificare:
  • Team che mancano di informazioni importanti
  • Gap comunicativi
  • Politiche che potrebbero necessitare di chiarimenti o semplificazioni

Risoluzione dei problemi

Se i dipendenti non possono vedere una politica
Controlla che:

• La politica sia pubblicata.
• Le impostazioni di visibilità includano i corretti:
  • Entità legale
  • Luogo di lavoro
  • Team

Se non è configurato alcun pubblico, i dipendenti non avranno accesso.

I tassi di riconoscimento sono bassi
Verifica che:

• I dipendenti corretti siano stati indirizzati.
• Il riconoscimento sia stato abilitato durante la pubblicazione.
• Il contenuto della politica sia facile da comprendere.

Puoi anche utilizzare Invia promemoria per ricordare ai dipendenti che sono ancora in attesa, oppure impostare una frequenza di promemoria automatica per la politica.

Non riesco a vedere i dati di riconoscimento
Potresti non avere i permessi necessari per accedere ad analisi delle politiche o informazioni sul riconoscimento.

Contatta l'Amministratore della tua azienda per rivedere i tuoi permessi.

FAQ

1. Chi può creare e pubblicare politiche?
   Gli Amministratori e gli utenti con i permessi appropriati possono creare, modificare e pubblicare politiche.
    
2. Cosa significa il riconoscimento per i dipendenti?
   I dipendenti confermano di aver letto e compreso la politica attraverso una semplice azione di riconoscimento.
    
3. Le notifiche vengono inviate automaticamente?
   I dipendenti ricevono un compito che richiede il riconoscimento. Se imposti una frequenza di promemoria durante la pubblicazione, i dipendenti che non hanno ancora riconosciuto la politica ricevono anche promemoria automatici fino a quando non lo fanno. Puoi anche inviare promemoria manualmente in qualsiasi momento con Invia promemoria. 
    
4. Posso monitorare chi ha riconosciuto una politica?
   Sì. I team HR e gli Amministratori possono monitorare i progressi del riconoscimento e visualizzare i tassi di completamento complessivi direttamente dalla panoramica delle Politiche.
    
5. I dipendenti possono accedere a politiche vecchie?
   I dipendenti possono accedere a qualsiasi politica che sia:
   • Pubblicata
   • Visibile a loro secondo le impostazioni di visibilità configurate
      
6. Cosa succede quando una politica viene aggiornata?
   Gli Amministratori possono ripubblicare la versione aggiornata e richiedere nuovamente il riconoscimento per garantire che i dipendenti rivedano le ultime modifiche. Pubblicare una nuova versione riavvia il programma dei promemoria e i riconoscimenti delle versioni precedenti vengono mantenuti in archivio.
    
7. Posso vedere quanti dipendenti hanno riconosciuto una politica?
   Sì. HR e gli Amministratori possono visualizzare la percentuale di dipendenti interessati che hanno letto e confermato la politica.