Los usuarios externos son colaboradores que no están directamente empleados por la empresa. Por ejemplo, los contables pueden ser considerados usuarios externos. Estos usuarios externos no incurrirán en ningún costo para la empresa y no tendrán la capacidad de fichar o solicitar tiempo libre.
Los usuarios externos no estarán registrados como empleados y no tendrán un perfil de empleado en Factorial.
¿Cómo añadir un usuario externo?
- En tu barra lateral, ve a Configuración
- Bajo General, haz clic en Usuarios externos
- Haz clic en + Crear usuario externo
- Completa el Email, Nombre y Apellido
- Haz clic en Guardar
No hay límite para crear usuarios externos.
¿Cómo añadir un usuario externo a un grupo de autorización?
Recomendamos crear un grupo de autorización personalizado con niveles de visibilidad y acceso específicos para tus empleados externos, pero este paso no es obligatorio.
Factorial te proporciona un nivel de acceso predeterminado que está completamente dedicado a los usuarios externos:
Usuarios externos (Visitantes/Invitados) Hacen reservas para sí mismos y para las personas que gestionan o lideran
- En tu barra lateral, ve a Configuración
- Bajo General, haz clic en Permisos
- Coloca en el grupo de acceso donde deseas añadir al empleado externo
- Haz clic en la pestaña usuario externo
- Haz clic en (+) y busca y selecciona al usuario externo
- Haz clic en Enviar
Qué puede y no puede hacer un usuario externo
Los usuarios externos no pueden formar parte de procesos activos de la plataforma, siendo algunos ejemplos:
- Fichar
- Solicitar tiempo libre
- Subir gastos (en nombre de otro empleado)
- Tener documentos para sí mismos
- Etc
No pueden tener información almacenada sobre sí mismos, ya que no son parte de la empresa directamente.
Algunas de las funciones que pueden hacer (dependiendo de los permisos)
- Visualizar y descargar información
- Impactar en la información de otros empleados. Esto incluye:
- Documentos
- Tiempo libre
- Seguimiento de tiempo
- Gastos
- Gestionar permisos
- Recibir notificaciones personalizadas
Deberían tener los permisos correctos.
FAQ
¿Dónde puedo encontrar el usuario externo que creé?
Dentro del grupo de permisos, fueron creados/as/asignados/as, bajo la pestaña “Usuarios externos”.
¿Puede un usuario externo editar/asignar turnos?
Sí, siempre que sean para otro usuario.
¿Pueden subir documentos o usar documentos en masa?
Sí, si tienen los permisos adecuados.
¿Pueden ser parte de un flujo de aprobación?
No, no pueden ser parte de un flujo de trabajo.
¿Aparecerán en los informes?
No, ya que no son usuarios activos de la plataforma.
¿Pueden ser parte de una revisión de rendimiento/nps/encuesta?
Pueden crearla y extraer datos, pero no ser parte de ella.
¿Puedo autenticarme en una aplicación OAuth?
Sí. Puedes autenticarte en una aplicación OAuth utilizando un usuario externo, siempre y cuando el proveedor de identidad (por ejemplo, Google, GitHub, etc.) esté configurado como proveedor OAuth y la aplicación confíe en él.
¿Pueden los usuarios externos aprobar solicitudes de tiempo libre?
Sí, los usuarios externos pueden aprobar solicitudes de tiempo libre si tienen los permisos apropiados asignados a su rol.
¿Pueden los usuarios externos recibir tareas de aprobación en su bandeja de entrada?
Sí, los usuarios externos pueden recibir tareas de aprobación en su bandeja de entrada si tienen los permisos apropiados asignados a su rol.
Si un usuario está en un grupo de permisos con todos los permisos habilitados, ¿puede ver esos datos?
Sí. Si un usuario externo es añadido a un grupo de permisos con los permisos relevantes habilitados, podrá acceder y ver los datos correspondientes, al igual que cualquier otro usuario asignado a ese grupo.