Cada proceso de incorporación se ejecuta como un ticket con una tarea por paso. Este artículo explica cómo configurar cada paso, desde el ticket en sí hasta el correo electrónico, cuentas de SaaS y equipo, para que las nuevas contrataciones tengan lo que necesitan en su primer día.

Función/Funcionalidad

Resumen

Antes de empezar: tu sistema de recursos humanos debe estar conectado. Factorial IT lo utiliza para detectar las próximas llegadas y sus fechas de inicio. Consulta Configurar sincronización de RRHH.

Los pasos comparten un conjunto de controles: Incluir este paso en la incorporación, Autonomía, Asignado por defecto, Programación y Fecha de vencimiento. Estos controles, y el diseño de la página, se explican en Comprender la configuración de incorporación. Este artículo cubre lo que es específico para cada paso.

Cómo usar

1. Ve a Personas > Configuración.
2. Abre la pestaña Onboarding.
3. Haz clic en un paso. Sus configuraciones se abren en un modal.
4. Configura el paso como se describe a continuación y guarda.

Crear ticket de incorporación

Cada incorporación comienza con este ticket, y cada otra tarea vive en él. Encuentras Crear ticket de incorporación bajo Información del ticket.

• Automático: Factorial IT abre el ticket en la fecha programada.
• Manual: tú abres el ticket para cada nueva contratación. Abre el panel de la contratación (se aterriza en la pestaña Tickets) y haz clic en Iniciar incorporación. Factorial IT no crea un ticket ni envía ninguna notificación por sí mismo.

Con Automático, Programación dice cuánto tiempo antes de la fecha de inicio se abre el ticket:

• 30 días (recomendado)
• 45 días
• 60 días
• Tan pronto como la contratación aparezca en tu sistema de RRHH

Si una contratación se sincroniza después de que esa ventana ha comenzado, el ticket se abre de inmediato. Si una contratación no tiene fecha de inicio próxima, no se abre ningún ticket.

El ticket se llama Nombre Apellido - Onboarding. Utiliza el Asignado por defecto, Prioridad por defecto y Suscriptores por defecto establecidos bajo Información del ticket.

Activa Agregar ONE como agente si quieres que ONE ayude en cada nuevo ticket de incorporación. ONE sigue el progreso, sugiere los próximos pasos y envía recordatorios. Consulta El ticket de incorporación en Comprender la configuración de incorporación.

Confirmar información de incorporación

Este paso revisa los datos que tu sistema de RRHH envió, solicita cualquier cosa que falte y confirma la dirección de correo electrónico laboral. Siempre está incluido.

• Automático: Factorial IT confirma la información en la fecha programada.
• Manual: tú lo confirmas.

El Asignado por defecto es la persona que decide cuándo Factorial IT necesita una respuesta en este paso.

Si Provisión de correo electrónico está incluido, este paso también muestra un bloque de Correo electrónico profesional. Decide si Factorial IT crea la dirección laboral:

• Crear con Factorial IT: la dirección se pasa a la tarea de Provisión de correo electrónico. Necesitas un proveedor de correo conectado.
• No crear: la dirección ya existe, o alguien la creará más tarde.

Provisión de correo electrónico

Este paso crea el buzón de trabajo en tu proveedor de identidad y entrega el inicio de sesión. Solo se ejecuta cuando necesita crearse una dirección. Desactiva el paso si nunca quieres que se creen buzones para nuevas contrataciones.

• Automático: Factorial IT crea el buzón y envía el inicio de sesión a la persona adecuada.
• Manual: tú creas el buzón y pasas el inicio de sesión.

Si más de una instancia de SaaS está configurada como proveedor de correo, Automático muestra un campo extra, Crear direcciones automáticamente en. Factorial IT crea la dirección en cada proveedor que marques. Un administrador crea el resto desde la incorporación.

Dentro de una incorporación, el paso de correo enumera esos proveedores bajo Seleccionar proveedor de correo, cada uno con su dominio. Cada uno comienza con la dirección de la contratación en ese dominio, o con una sugerida. Cada proveedor que marques necesita una dirección antes de que el paso continúe.

Necesitas un proveedor de correo conectado que pueda crear buzones. Hasta que haya uno, la fila muestra Omitir y el modal solo enlaza a la configuración del proveedor. Consulta Conectar tu proveedor de correo.

Entrega de credenciales decide quién recibe el inicio de sesión del empleado:

• Enviar al propietario de la tarea
• Enviar al empleado

El Asignado por defecto es responsable del paso del buzón y recibe cualquier pregunta sobre el inicio de sesión.

Provisión de cuentas SaaS

Este paso solo se muestra cuando la Gestión de SaaS está activa para tu cuenta.

Comienza una vez que existe el correo electrónico laboral. Los SaaS conectados obtienen la cuenta automáticamente. Para los SaaS que rastreas manualmente, cada propietario de SaaS recibe una tarea. Desactiva el paso si nunca quieres que se creen cuentas de SaaS para nuevas contrataciones.

• Automático: en la fecha programada, los SaaS conectados se configuran automáticamente y los propietarios de los SaaS rastreados manualmente reciben una tarea.
• Manual: el propietario de la tarea elige el SaaS y comienza la provisión.

Establece tanto un día como una hora bajo Programación, o no podrás guardar.

Tus reglas de provisión deciden qué SaaS, grupos, roles y licencias recibe cada persona. Consulta Configurar reglas de provisión.

Comprar equipo

Este paso prepara el equipo de la nueva contratación y lo ordena. Desactívalo cuando las contrataciones usen su propio dispositivo.

Con Automático, ONE maneja todo el paso. Necesita una política de Equipos publicada y una política de Compras publicada.

Para la configuración del paso y cómo ONE lo maneja, consulta Agente de Equipos.

Resolución de problemas y FAQ

Resolución de problemas

• No se abrió ningún ticket para una nueva contratación. La contratación puede no tener una fecha de inicio próxima en tu sistema de RRHH. Con Manual, nada se abre hasta que hagas clic en Iniciar incorporación.
• La fila de Provisión de correo electrónico muestra Omitir. No hay proveedor de correo capaz de crear buzones conectado, o el paso está desactivado.
• No puedes guardar Provisión de cuentas SaaS. Establece tanto un día como una hora bajo Programación.
• El paso de SaaS falta. La Gestión de SaaS no está activa para tu cuenta.
• El paso de correo electrónico no continuará. Cada proveedor que marcaste bajo Seleccionar proveedor de correo necesita una dirección.

FAQ

1. ¿Qué pasa con una contratación sincronizada después de que la ventana del ticket ha comenzado?
   El ticket se abre de inmediato.
    
2. ¿Puedo desactivar Confirmar información de incorporación?
   No. Siempre está incluido.
    
3. ¿Quién recibe el inicio de sesión del nuevo empleado?
   El propietario de la tarea o el empleado, dependiendo de Entrega de credenciales.
    
4. ¿Qué pasa con los SaaS que no están conectados?
   Sus propietarios reciben una tarea para crear la cuenta manualmente.
    
5. ¿Pueden las nuevas contrataciones obtener una dirección en más de un proveedor de correo electrónico?
   Sí. Marca cada proveedor bajo Crear direcciones automáticamente en. Un administrador crea las direcciones en los otros desde la incorporación.