Configurando permisos

Para habilitar los grupos de empleados/as que desea que puedan solicitar formación

1. En su barra lateral, vaya a Configuración
2. En General, abra Permisos
3. Elija el grupo de permisos
4. Haga clic en Formación
5. Habilite el permiso de Crear solicitudes de formación
6. Elija el alcance:
   • Para sí mismos
   • Para reportes directos e indirectos
   • Para personas en los equipos que lideran
   • Para personas en su entidad legal
   • Para toda la empresa
7. Haga clic en Guardar cambios

Para habilitar los grupos de empleados/as que deberían poder revisar, aprobar o rechazar solicitudes de formación (Managers o RRHH)

1. En su barra lateral, vaya a Configuración
2. En General, abra Permisos
3. Elija el grupo de permisos
4. Haga clic en Formación
5. Habilite los permisos:
   • Acceso al espacio de gestión de formación
   • Aprobar solicitudes de formación
   • Rechazar solicitudes de formación
   • Gestionar solicitudes de formación (elija el alcance)
6. Haga clic en Guardar

Creando flujos de aprobación

Vamos a crear un caso típico con tres grupos de aprobación:

1. Grupo de aprobación predeterminado: una vez que un/a empleado/a envía una solicitud de formación, en el primer paso, debe ser revisada y aprobada por el gerente. Si el/la manager aprueba la solicitud, entonces, en un segundo paso, debe ser revisada y aprobada por cualquier miembro del personal de RRHH.
2. Grupo de aprobación para solicitudes de managers: si la solicitud es realizada por un/a manager, entonces solo el personal de RRHH debe revisarla y aceptarla o rechazarla.
3. Grupo de aprobación para solicitudes del personal de RRHH: Si la solicitud es realizada por el personal de RRHH, será aprobada automáticamente.

1. Grupo de aprobación predeterminado

1. En su barra lateral, vaya a Configuración
2. Acceda a la sección de Formación
3. En la sección de Configuración de aprobación para solicitudes de cursos, abra el grupo de aprobación predeterminado
4. Cambie el Título y la Descripción si lo desea
5. Configure el primer nivel de aprobación:
   1. Haga clic en el nivel de aprobación
   2. Haga clic en el icono de lápiz para modificar al aprobador
   3. Configure el nivel de aprobación de la siguiente manera: Tipo de aprobador: rol relativo y Aprobador: manager
   4. Haga clic en Guardar aprobador
6. Configure el segundo nivel de aprobación:
   1. Haga clic en Agregar nivel de aprobación
   2. Seleccione Usuario como tipo de aprobador
   3. Seleccione todos los usuarios que desea que sean aprobadores en este nivel
   4. Haga clic en Guardar nivel de aprobación
7. Haga clic en Guardar cambios - en la esquina superior derecha de la página

2. Grupo de aprobación para solicitudes de managers

1. En su barra lateral, vaya a Configuración
2. Acceda a la sección de Formación
3. En la sección de Configuración de aprobación para solicitudes de formación, haga clic en Agregar nuevo grupo de aprobación
4. Escriba un Título y Descripción
   • Puede elegir configurarlo como un grupo de auto-aprobación
5. Haga clic en Guardar

   

6. Haga clic en el nivel de aprobación
7. Haga clic en el icono de lápiz para modificar al aprobador
8. Seleccione Usuario como tipo de aprobador
9. Seleccione todos los usuarios que desea que sean aprobadores en este nivel
10. Haga clic en Guardar
11. Haga clic en Guardar cambios
12. Vaya a la pestaña de Empleados
13. Haga clic en Agregar empleados en la esquina superior derecha
14. Seleccione los/as empleados/as cuyas solicitudes desea que vayan a este grupo de aprobación. 
    Puede usar los filtros para encontrar solo a los/as managers, por ejemplo
15. Finalmente, haga clic en Guardar

3. Grupo de aprobación para solicitudes del personal de RRHH

1. En su barra lateral, vaya a Configuración
2. Acceda a la sección de Formación
3. En la sección de Configuración de aprobación para solicitudes de formación, haga clic en Agregar nuevo grupo de aprobación
4. Escriba un Título y Descripción
5. Active el interruptor de Grupo de auto-aprobación
6. Haga clic en Guardar 
7. Vaya a la pestaña de Empleados
8. Haga clic en Agregar empleados en la esquina superior derecha
9. Seleccione los/as empleados/as cuyas solicitudes desea que vayan a este grupo de aprobación
10. Finalmente, haga clic en Guardar

Activando el período de solicitud

Puede que le interese definir cuándo sus empleados/as pueden solicitar formación. Puede que desee limitar los momentos en los que pueden crear estas solicitudes.

Para eso:

1. En su barra lateral, vaya a Configuración
2. Acceda a la sección de Formación
3. En la sección de Solicitudes de cursos, active Habilitar solicitudes de cursos
   • Cuando este interruptor está activado, los/as empleados/as con los permisos adecuados podrán solicitar formación
   • Cuando este interruptor está desactivado, nadie podrá solicitar formación

Creando una solicitud de formación

Nueva propuesta

1. En su barra lateral, vaya a Mi formación 
2. Vaya a la pestaña de Mis solicitudes de formación
3. Haga clic en Solicitar curso
4. Complete el campo de Solicitud de formación. Debe especificar:
   • La necesidad del curso
   • Información básica
     • Nombre del curso
     • Nombre del proveedor
     • Enlace externo
     • Competencias relacionadas
   • Información de tiempo y costo
     • Fechas
     • Total de horas del curso
     • Horario del curso
     • Costo
     • Curso subvencionado (si es necesario)
   • Participantes
   • Comentarios
5. Haga clic en Enviar para aprobación

Desde el catálogo

Los/as empleados/as también pueden solicitar unirse a un curso que ya existe en el plan de formación al

1. Hacer clic en Consultar el catálogo completo
2. Directamente en la pestaña de Catálogo
3. Haciendo clic en + Solicitar curso → Desde el catálogo

Elegir un grupo o inscribirse directamente desde el catálogo

Para cada curso del catálogo, los/as administradores/as pueden permitir que los participantes elijan el grupo al que desean unirse y decidir si las solicitudes necesitan aprobación o no.

Configurar el curso

1. En su barra lateral, vaya a Formación
2. Abra el curso que desea configurar
3. Haga clic en Configuración del curso
4. Vaya a la sección de Visibilidad
5. Bajo Solicitudes, active las opciones que necesite:
   • Los participantes eligen su grupo: las personas pueden ver los grupos abiertos del curso y elegir el que desean unirse
   • Auto-inscripción: las solicitudes del catálogo para este curso omiten la aprobación, y las personas se unen al curso directamente
6. Haga clic en Guardar

Solicitar un curso y elegir un grupo

1. Abra el curso desde la pestaña de Catálogo
2. Revise las fechas disponibles. Cada grupo muestra sus fechas, formato y el número de lugares restantes
3. Haga clic en Solicitar curso
4. Bajo Elija sus fechas, seleccione el grupo al que desea unirse
5. Envíe la solicitud

El grupo elegido se guarda con la solicitud: el solicitante puede verlo en su solicitud, y los aprobadores pueden verlo antes de decidir.

• Solo se ofrecen los grupos que aún están abiertos para unirse. Los grupos cuya sesión ya ha tenido lugar, o cuya fecha de finalización ha pasado, se ocultan automáticamente.
• Un grupo completo aún se muestra y puede seleccionarse, pero no reservará un asiento.
• Si Auto-inscripción está habilitada, el botón cambia a Inscribirse ahora y la persona se une al curso inmediatamente, en el grupo elegido si hay uno.

Qué sucede cuando la solicitud es aprobada

• Si el grupo elegido tiene lugares disponibles, la persona se coloca en ese grupo y en sus sesiones automáticamente.
• Si el grupo se llenó mientras la solicitud estaba en espera, la solicitud no se rechaza. La persona se inscribe en el curso a la espera de asignación de grupo, el grupo solicitado se mantiene en el registro, y un/a manager de formación puede colocarlos en un grupo cuando un asiento se vuelva disponible.
• Un grupo nunca se llena más allá de su límite. Aprenda más en Límites de asientos para grupos de formación.

Aprobando o rechazando una solicitud de formación

Cuando se envía una solicitud, comienza el flujo de aprobación. Para cada nivel de aprobación, se envían notificaciones a los aprobadores, y la solicitud no avanzará al siguiente nivel hasta que al menos un aprobador del nivel actual la haya aprobado.

Los aprobadores recibirán:

• Una notificación en Bandeja de entrada → Solicitudes desde la cual pueden revisar la información básica de la solicitud y aprobar o rechazarla.
• Un correo electrónico desde el cual pueden aprobar o rechazar la solicitud directamente.

Los aprobadores pueden acceder a la lista de todas las solicitudes navegando a Formación → Solicitudes, donde pueden ver solicitudes por Estado y aplicar filtros por Solicitante, Competencias, y/o Fecha de solicitud. Cuando los/as participantes eligen su grupo, el grupo elegido también se muestra como una columna en esta lista.

Los aprobadores pueden:

• Agregar información a una solicitud pendiente
• Aprobar una solicitud: Si hay pasos pendientes en el flujo de aprobación, la solicitud permanece pendiente; si es el último paso, cambia a aprobada
• Rechazar una solicitud: La razón es obligatoria, y la solicitud se rechaza sin más pasos.