Quan els empleats carreguen rebuts, Factorial utilitza OCR (reconeixement òptic de caràcters) per extreure detalls clau automàticament. Això garanteix la precisió, redueix l'entrada manual i proporciona les proves necessàries per a la comptabilitat, les auditories i el compliment normatiu.
Extracció automàtica de dades (OCR)
Quan pengeu un document, Factorial utilitza un sistema OCR basat en intel·ligència artificial (amb una precisió superior al 90% ) per:
- Reconeix el nom del proveïdor i el NIF
- Detecta l' import ( impostos inclosos )
- Captura la moneda i la data de compra
- Captura el número del document
Això significa que la majoria dels camps de les teves despeses s'omplen automàticament . Només has de revisar i confirmar les dades, cosa que t'estalvia temps i redueix els errors.
Formats compatibles
Podeu adjuntar rebuts i comprovants de pagament en els formats més habituals, com ara:
- Imatges : JPG, PNG, HEIC
- Documents PDF
Per què és important adjuntar rebuts
- Garanteix que la teva despesa sigui vàlida per a la seva aprovació i reemborsament .
- Proporciona a la seva empresa les proves necessàries per a la comptabilitat i les auditories .
- En alguns països, adjuntar el rebut digitalment significa que ja no cal conservar la versió en paper .
Com adjuntar un rebut
- A la barra lateral, aneu a Les meves despeses → Les meves despeses
- Obre la teva despesa (manual o amb targeta)
- Feu clic a "Adjunta fitxer" i pengeu el rebut des de l'ordinador o feu una foto amb el telèfon.
- Reviseu la informació preemplenada per OCR i feu les modificacions necessàries
- Presentar la despesa per a la seva aprovació
Compliment digital per país
Factorial aplica automàticament signatures digitals i arxivament certificat per als documents de despeses carregats, de manera que són vàlids segons les normatives locals:
- Espanya (ES) : Compleix amb la llei espanyola d'arxiu de factures/rebuts digitals.
- França (FR) - Arxiu digital certificat segons la normativa francesa.
- Itàlia (IT) : properament, amb compliment total de les lleis italianes de digitalització de despeses.
Això vol dir que un cop hagis penjat un rebut, ja no cal que recullis ni guardis la còpia física.
Preguntes freqüents
-
He de guardar els rebuts en paper després de pujar-los?
Als països compatibles (per exemple, Espanya, França), no. L'arxivament digital de Factorial compleix amb la normativa.
-
Puc adjuntar més d'un document a una despesa?
Sí, es poden adjuntar diversos fitxers si cal.
-
L'OCR funciona per a tots els idiomes i formats?
L'OCR admet la majoria d'idiomes habituals i formats de rebuts estàndard, però reviseu sempre els camps per verificar-ne l'exactitud.