Die Einkaufsrichtlinie legt die Regeln fest, wie ein Kauf erfolgt: was automatisch genehmigt wird, wer den Rest genehmigt, wohin Pakete gehen, welches Abrechnungsprofil zahlt und welche Lieferanten du verwendest. Richte es einmal in einfacher Sprache ein, und es gilt für jede Bestellung und jedes automatisierte Onboarding.

Funktion/Feature

Übersicht

Die Einkaufsrichtlinie ist eine KI-gestützte Richtlinie. Du schreibst sie in deinen eigenen Worten. ONE interviewt dich entweder oder liest deine bestehenden Bestellungen, Adressen und Abrechnungsprofile und schlägt einen ersten Entwurf vor.

Sobald du sie veröffentlichst, liest Factorial IT sie, wann immer eine Bestellung überprüft wird und wann immer ONE einen neuen Mitarbeiter während des Onboardings ausstattet.

Jedes Unternehmen hat eine Einkaufsrichtlinie.

Einkaufsrichtlinie vs. Ausstattungsrichtlinie. Die Einkaufsrichtlinie regelt wie ein Kauf genehmigt wird. Die Ausstattungsrichtlinie regelt was jeder Mitarbeiter erhält. Setze hier nicht "welchen Laptop jede Rolle erhält". Schreibe stattdessen die Einschränkungen, die die Bestellung regeln.

So verwendest du es

1. Gehe zu Globale Einkäufe > Einstellungen. Klicke auf der Karte Einkaufsrichtlinie auf Einrichten. Wenn bereits eine Richtlinie existiert, zeigt die Karte ihren Status an.
2. Wähle, wie du beginnen möchtest. ONE gibt dir zwei Optionen:
   • Stell mir Fragen. ONE fragt nach einer Entscheidung nach der anderen und schlägt eine Antwort für jede vor.
   • Analysiere meine Unternehmensdaten. ONE liest zunächst deine Bestellungen, Mitarbeiter, Unternehmensadressen, Abrechnungsprofile, Versandländer und Katalogpreise. Es schreibt einen vollständigen Entwurf, führt dich durch ihn und fragt nur nach dem, was deine Daten nicht beantworten konnten.
3. Beantworte die Fragen. Der Editor sitzt neben dem Gespräch. Jedes Mal, wenn eine Antwort einen Teil der Richtlinie festlegt, schreibt ONE sie in den Entwurf, sodass du die Regel sehen kannst. Alles, was du im Editor eintippst, wird ebenfalls automatisch als Entwurf gespeichert.
4. Klicke auf Änderungen veröffentlichen in der Leiste am unteren Rand des Editors. Entwürfe gelten erst, wenn du sie veröffentlichst.

Richtlinienstatus

Die Pille oben im Editor zeigt den Status der Richtlinie an:

Klicke auf Verwerfen, um unveröffentlichte Änderungen wegzuwerfen. Wähle Unveröffentlichen im Menü oben, um die Richtlinie nicht mehr anzuwenden, aber deinen Entwurf zu behalten.

Was deine Richtlinie beantworten muss

Eine Einkaufsrichtlinie klärt fünf Fragen zu jeder einzelnen Bestellung. Wenn deine Richtlinie alle fünf auf einer Seite beantwortet, ist sie fertig.

1. Kann die Bestellung durchgeführt werden? Sage, was automatisch genehmigt wird und was Genehmigung benötigt. Die einfachste Regel, die funktioniert: entspricht der Ausstattungsrichtlinie, automatisch genehmigt; alles andere benötigt Genehmigung. Eine Ausgabengrenze funktioniert ebenfalls.
2. Wer genehmigt? Eine benannte Person oder ein Team, mit einem Kontakt. Wenn es "deren Manager" ist, sage es so, und überprüfe, ob der Manager im Profil des Mitarbeiters vermerkt ist.
3. Wohin geht es? One Standardziel, mit seinem Namen und vollständiger Postadresse. Dann nur die Ausnahmen, die du wirklich hast.
4. Welches Abrechnungsprofil zahlt? Gib seinen Namen an.
5. Von wem kaufst du ein? Der Factorial IT-Katalog, plus ein Tie-Breaker für den Fall, dass zwei Lieferanten denselben Artikel anbieten können. Zum Beispiel: Zero-Touch zuerst, dann Lager im Lieferland, dann Preis.

Ein Abrechnungsprofil, das nur eine Kreditkarte hat, kann keine Ausrüstungsbestellungen bezahlen. Wenn du es als Standard nennst, kann die Regel nicht angewendet werden. Factorial IT kennzeichnet die Profile, die zahlen können: wähle eines von ihnen aus.

Füge mehr nur hinzu, wenn du es brauchst

Schreibe, was deine Daten zeigen, und bleibe dabei. One Büro bedeutet ein Ziel, nicht einen Abschnitt pro Land. Jedes der folgenden gehört nur dann in die Richtlinie, wenn etwas Reales dafür spricht:

• Ein breiteres Genehmigungsmodell. Zum Beispiel, ein Unterschied, der gegen die Ausstattungsrichtlinie gemessen wird, oder ein Budget pro Person, das sich im Laufe der Zeit aufbaut und als Genehmigung selbst dient.
• Mehrere Genehmiger. Sage, was entscheidet, wer genehmigt (rechtliche Einheit, Team, Betrag) und was passiert, wenn dieses Feld im Profil des Mitarbeiters leer ist.
• Mehr als ein Lieferort. Welches Büro für jeden Arbeitsstandort, wo die Wohnadressen herkommen, welche gespeicherten Adressen niemals verwendet werden dürfen und was zu tun ist in einem Versandland ohne Unternehmensadresse.
• Erneuerungen. Wie lange es dauert, bis ein Gerät ersetzt wird, was den frühzeitigen Ersatz rechtfertigt und was mit dem alten passiert.
• Ausgabenregeln, Bestellreferenzen und Umfang. Was das Konto abdeckt, welches PO- oder Kostenstellenfeld ausgefüllt werden muss und für wen diese Regeln nicht gelten.

Wenn eine Regel noch nicht funktionieren kann (niemand füllt das Feld aus oder das Abrechnungsprofil kann nicht zahlen), behalte sie in der Richtlinie. Markiere sie als bekannte Lücke und schreibe, was in der Zwischenzeit passiert. Die Leser müssen in der Lage sein, eine Regel von einer Absicht zu unterscheiden.

Schreibe Regeln, auf die ONE reagieren kann

• Sei spezifisch. "Teure Bestellungen benötigen Genehmigung" ist keine Regel. "Über 1.500 €, genehmigt Camille" ist es.
• Verwende echte Namen. Deine tatsächlichen Teams, Büros, Länder und Lieferanten, niemals Platzhalter.
• Gib Beträge mit einer Währung an, basierend auf den tatsächlichen Kosten der Artikel in deinem Katalog.
• Erkläre, was passiert, wenn etwas fehlt, wie kein Arbeitsstandort oder kein Genehmiger für eine Einheit. ONE erfindet niemals einen Standard: Wenn die Richtlinie nichts sagt, stoppt der Prozess und fragt dich.
• Schreibe auf, wenn eine Regel nicht existiert. "Kein Preislimit" schriftlich festgehalten ist eine Entscheidung. Ausgelassen sieht es so aus, als hättest du es vergessen.

Wo deine Richtlinie gilt

• Bestellüberprüfung. Die Richtlinie entscheidet, was deine Genehmigung benötigt, wohin die Bestellung geht und welches Profil zahlt.
• Onboarding. Wenn der Schritt Ausrüstung kaufen auf Automatisch gesetzt ist, liest ONE diese Richtlinie und die Ausstattungsrichtlinie, um den neuen Mitarbeiter auszustatten. Es folgt auch jeder Zeitrahmen, den du hier schreibst, wie "Ausrüstung 30 Tage vor dem Startdatum bearbeiten".

Beide Richtlinien müssen veröffentlicht sein, damit der Onboarding-Schritt eigenständig ablaufen kann. Wenn eine von beiden unveröffentlicht ist, wird die Stufe stattdessen von einer Person durchgeführt.

Fehlerbehebung und FAQ

Fehlerbehebung

• Deine Änderungen werden nicht angewendet. Überprüfe die Statuspille. Wenn sie Unveröffentlicht oder Ausstehende Änderungen sagt, klicke auf Änderungen veröffentlichen.
• Der Schritt zur Ausstattungsüberprüfung geht zu einer Person, anstatt automatisch zu laufen. Sowohl die Einkaufsrichtlinie als auch die Ausstattungsrichtlinie müssen veröffentlicht sein, und der Schritt Ausrüstung kaufen muss auf Automatisch gesetzt sein.
• Eine Bestellung kann nicht bezahlt werden. Das Standard-Abrechnungsprofil hat wahrscheinlich nur eine Kreditkarte. Wähle ein Profil, das Factorial IT als zahlungsfähig kennzeichnet.
• ONE stoppt und stellt dir während einer Bestellung oder beim Onboarding eine Frage. Die Richtlinie deckt die Situation nicht ab, zum Beispiel einen fehlenden Arbeitsstandort. Füge eine Regel dafür hinzu.

FAQ

1. Kann ich mehr als eine Einkaufsrichtlinie haben?
   Nein. Jedes Unternehmen hat eine.
    
2. Was ist der Unterschied zwischen der Einkaufsrichtlinie und der Ausstattungsrichtlinie?
   Die Einkaufsrichtlinie sagt, wie ein Kauf genehmigt, geliefert und bezahlt wird. Die Ausstattungsrichtlinie sagt, was jeder Mitarbeiter erhält.
    
3. Gilt der Entwurf für Bestellungen?
   Nein. Nur die veröffentlichte Version gilt.
    
4. Wie stoppe ich die Anwendung der Richtlinie, ohne sie zu verlieren?
   Wähle Unveröffentlichen im oberen Menü. Dein Entwurf wird behalten.
    
5. Füllt ONE Standardwerte aus, die ich nicht geschrieben habe?
   Nein. Wenn die Richtlinie einen Fall nicht abdeckt, stoppt der Prozess und fragt dich.