Este artículo es para: equipos de finanzas y administradores.
Un presupuesto fija cuánto puede gastar un grupo de personas durante un periodo, por ejemplo los viajes de un equipo durante el trimestre o el presupuesto de un evento. Los gastos se descuentan de él a medida que llegan, así que puedes ver cuánto queda y los aprobadores saben cuándo un gasto lo superaría, antes de aprobarlo.
Crea un presupuesto
Resumen
Un presupuesto tiene un importe, un marco temporal y fechas, y pertenece a una entidad legal, cuya moneda utiliza. Eliges sus destinatarios (los colaboradores que pueden imputarle gastos), quién puede verlo (Observadores) y quién puede cambiarlo (Propietarios). Necesitas el permiso Crear presupuestos de finanzas o Gestionar presupuestos de finanzas.
Cómo usarlo
- En la barra lateral, ve a Gastos > Gastos y abre la pestaña Presupuestos.
- Haz clic en Añadir presupuesto.
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Información básica:
- Elige la Entidad legal.
- Escribe el Nombre del presupuesto y, si quieres, una Descripción del presupuesto.
- Haz clic en Continuar.
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Acceso:
- Elige los Propietarios (te añaden por defecto) y los Observadores.
- Haz clic en Continuar.
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Límites:
- Elige la Fecha de inicio (y una Fecha de fin opcional).
- Elige el Marco temporal: Sin marco temporal, Diario, Semanal, Mensual o Anual.
- Introduce el Límite y haz clic en Continuar.
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Asignación:
- Elige el Método de distribución: Asignación equitativa por colaborador o Sin asignación por colaborador.
- Haz clic en Seleccionar destinatarios, busca o filtra, marca a las personas y haz clic en Aplicar selección.
- Haz clic en Enviar. Verás "Guardado correctamente" y se abrirá el nuevo presupuesto.
Haz seguimiento de los gastos con respecto a un presupuesto
- Para que los colaboradores puedan elegir un presupuesto, ve a Configuración > Gastos > Formulario de gastos y activa el campo Presupuestos. Hazlo Obligatorio si todos los gastos deben ir a un presupuesto.
- Para seguir un presupuesto, ábrelo desde la pestaña Presupuestos. Registros muestra los gastos imputados a él; Colaboradores muestra a los destinatarios.
Los aprobadores ven si cada gasto está Dentro del presupuesto, en Riesgo de presupuesto o Por encima del presupuesto. Estar por encima del presupuesto nunca impide enviar ni aprobar un gasto.
Consejos y buenas prácticas
- Usa nombres claros con el propósito y el periodo, por ejemplo Viajes de ventas T1.
- Empieza con pocos presupuestos generales y añade otros específicos donde necesites más control.
- Pide a tu flujo de aprobación que envíe los gastos que superen el presupuesto a finanzas, para que siempre se revisen. Consulta ¿Cómo configuro el flujo de aprobación?
- Relacionado: ¿Cómo elijo qué pide el formulario de gastos? · ¿Cómo configuro el flujo de aprobación?
Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
Un colaborador no encuentra el presupuesto en su gasto.
En el campo Presupuestos, los colaboradores solo ven los presupuestos de los que son destinatarios y que están activos en la Fecha del documento del gasto. Comprueba que sea destinatario, que la Fecha del documento esté entre las fechas de inicio y fin del presupuesto y que el campo Presupuestos esté activado en Formulario de gastos.
No puedo ver un presupuesto.
Con Crear presupuestos de finanzas, ves los presupuestos de los que eres propietario, observador o destinatario. Con Gestionar presupuestos de finanzas, ves y gestionas todos.
El importe del presupuesto está en la moneda equivocada.
Un presupuesto usa la moneda de su entidad legal. Créalo en la entidad legal cuya moneda necesites.
Preguntas frecuentes
1. ¿Puedo asignar un presupuesto a un equipo o a un centro de coste?
Los presupuestos se asignan a personas. Para presupuestar un equipo o un centro de coste, selecciona a sus miembros como destinatarios.
2. ¿Un colaborador puede formar parte de varios presupuestos?
Sí. Elige cuál en cada gasto.
3. ¿Qué pasa si un gasto supera el presupuesto?
Los aprobadores ven que está Por encima del presupuesto y deciden si lo aprueban: superar el presupuesto es información para el aprobador y nunca impide enviar ni aprobar. La primera vez que un presupuesto se supera, se notifica a sus propietarios.
4. Si cambio un presupuesto, ¿qué pasa con los gastos ya imputados a él?
Siguen imputados a él y su estado (Dentro del presupuesto, Riesgo de presupuesto o Por encima del presupuesto) se vuelve a calcular con el nuevo límite. Comprueba las nuevas cifras en la página de detalle del presupuesto.
5. ¿Qué significa Riesgo de presupuesto?
Riesgo de presupuesto significa que se ha usado el 90% o más del presupuesto, por lo que queda menos del 10%. Los aprobadores ven si un gasto está Dentro del presupuesto, en Riesgo de presupuesto o Por encima del presupuesto.
6. ¿Cómo se cuenta un gasto en otra moneda con respecto a un presupuesto?
Los gastos en otra moneda se convierten a la moneda del presupuesto con el tipo de cambio de la fecha del recibo (documento).
7. ¿Qué pueden hacer los propietarios de un presupuesto y cómo se reparte el importe?
Los Propietarios pueden editar los detalles, el acceso, los límites y los colaboradores del presupuesto; quien crea el presupuesto se añade como propietario por defecto. Con Asignación equitativa por colaborador, el importe se reparte a partes iguales entre los destinatarios; con Sin asignación por colaborador, nadie recibe un importe personal: todos usan el mismo total.