Verificaciones de gastos revisan cada gasto y su recibo tan pronto como se envían, y marcan cualquier cosa que rompa las reglas de su empresa. Los aprobadores y el área financiera ya no tienen que verificar cada gasto y recibo a mano: pueden centrarse en los gastos que necesitan una revisión más detallada.
Por qué usar verificaciones de gastos
- Revisado al llegar. One revisa cada gasto y su recibo tan pronto como se envía y marca cualquier cosa que rompa las reglas, antes de que alguien lo apruebe.
- Verificaciones recomendadas desde el primer día. Cada nueva empresa comienza con un conjunto de verificaciones predeterminadas recomendadas ya activas. No hay nada que configurar.
- Sus reglas, a su manera. Edita cualquier verificación, añade sus propios límites (por ejemplo, para hoteles, comidas o taxis), o desactiva las verificaciones.
- Automatiza aprobaciones. Conecta las verificaciones a su flujo de aprobación para auto-aprobar gastos limpios y auto-rechazar violaciones claras de políticas.
Cómo se marcan los gastos
Cada verificación puede generar uno de dos tipos de bandera:
| Bandera | Qué significa | Ejemplos |
|---|---|---|
| Bandera suave | El gasto sigue avanzando y se le pide al aprobador que lo revise. | Sin recibo o un recibo ilegible, gasto enviado con más de 30 días de retraso, gasto de fin de semana, clase business, una comida sin asistentes nombrados. |
| Bandera dura | Se le aconseja al aprobador no aprobar el gasto. | Recibo fechado después de que se envió el gasto, monto por encima del total del recibo, artículos que las empresas no reembolsan (tabaco, multas, tarjetas de regalo, minibar). |
Decide qué verificaciones se aplican y cuán estrictas son, para que las reglas se ajusten a su empresa.
Verificaciones que siempre están activas
Algunas verificaciones siempre se realizan:
- El mismo recibo reclamado dos veces.
- Un gasto de tarjeta también reclamado como un gasto manual.
- Per diem superpuestos.
- Una distancia de kilometraje que fue editada manualmente.
Edita tus verificaciones de gastos
- Vaya a Configuraciones > Gastos > Verificaciones de gastos
- Haga clic en Editar o Añadir verificación
- Edite cualquier verificación, añada sus propios límites, o desactive las verificaciones.
Use verificaciones de gastos en su flujo de aprobación
En el flujo de aprobación, cada gasto revisado llega como aprobar, revisar o rechazar. Puede usar este resultado como una condición en su flujo, por ejemplo:
- Sin banderas → auto-aprobar.
- Bandera dura → auto-rechazar.
- Bandera suave → revisión por parte de finanzas.
Para aprender cómo construir estas reglas, consulte Configure flujos de aprobación para gastos.
Créditos de IA
Cada gasto revisado utiliza 2 créditos de IA.
Si su empresa se queda sin créditos:
- Aprobadores ven el gasto como No revisado.
- Administradores reciben una alerta con una opción de Obtener más créditos.
- Empleados no ven ningún cambio.
Una vez que los créditos estén disponibles nuevamente, los gastos que aún esperan aprobación se revisan automáticamente dentro de la hora.
Consejo: Planee qué sucede con los gastos No revisados en su flujo de aprobación, para que ningún gasto sea aprobado sin una revisión por error.
FAQ
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¿Necesito configurar las verificaciones de gastos?
No. Las nuevas empresas comienzan con un conjunto de verificaciones recomendadas ya activas. Puedes editarlas en cualquier momento en Configuraciones > Gastos > Verificaciones de gastos > Editar verificaciones.
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¿Cómo sé que las verificaciones de gastos están activas?
Los administradores ven un banner de "Las verificaciones de gastos están activas" en Gastos. Un breve recorrido en Gastos y en Configuraciones explica las nuevas alertas.
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¿Una bandera rechaza el gasto automáticamente?
No por sí sola. Una bandera suave pide al aprobador que lo revise, y una bandera dura aconseja al aprobador no aprobar. Los gastos solo se aprueban o rechazan automáticamente si configura esto en su flujo de aprobación.
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¿Puedo desactivar una verificación?
Sí, excepto para las verificaciones que siempre están activas: el mismo recibo reclamado dos veces, un gasto de tarjeta también reclamado manualmente, per diems superpuestos y distancias de kilometraje editadas manualmente.