Este artículo es para: equipos de finanzas y administradores.
Los Controles de gastos permiten que One revise cada gasto con tu política de gastos en cuanto tiene los datos que necesita. Cuanto más claras sean tus reglas, más gastos despeja One por sí solo y menos revisa tu equipo a mano.
Escribe reglas que One pueda revisar
Resumen
One convierte cada regla de tu política en un control. Una regla funciona mejor cuando dice qué, cuánto y para quién, usando información que está en Factorial o en el recibo.
| Regla vaga | Regla que One puede revisar |
|---|---|
| "Mantén las comidas razonables." | "Las comidas pueden costar como máximo £30 por persona y día." |
| "Envía los gastos a tiempo." | "Marca los gastos enviados más de 30 días después de la fecha del documento." |
| "Los hoteles deben ser estándar." | "Los hoteles pueden costar como máximo £150 la noche." |
| "Sin gastos personales." | "El alcohol por sí solo, el tabaco y el juego están fuera de la política." |
| "Trae un recibo en regla." | "Las comidas de más de £50 necesitan una factura detallada con IVA." |
| "No manejes demasiado lejos." | "El kilometraje de más de 300 km en un viaje necesita una descripción del motivo." |
Cómo se usa
- Escribe tu política con palabras sencillas, una regla por frase. Parte de tu documento de política actual.
- Para cada regla, indica lo estricta que es: una marca grave (fuera de la política) para límites claros que nunca aceptas, una marca leve (advertencia) para casos que están bien con una justificación. Por ejemplo: "Los gastos sin recibo son una advertencia; las comidas de más de £80 están fuera de la política."
- Para reglas que se aplican solo a algunas personas, nombra el grupo: "El equipo de ventas puede gastar hasta £60 por persona en comidas con clientes."
- Ve a Configuración > Gastos > Automatizaciones > Controles de gastos y haz clic en Editar controles.
- Pega o escribe tus reglas. One convierte en control cada regla que puede verificar y te dice cuáles no puede.
- Revisa los controles en la página, ajústalos conversando y haz clic en Guardar.
Ninguno de los dos tipos de marca impide enviar ni aprobar. Los revisores toman la decisión final, salvo que configures tu flujo de aprobación para aprobar o rechazar automáticamente.
Consejos y buenas prácticas
- Parte de los controles predefinidos que recibe cada empresa y luego agrega tus propias reglas.
- Una regla, una frase, un número. Las reglas largas con muchas excepciones son más difíciles de revisar y de explicar a los empleados.
- Después de guardar una regla nueva, revisa los resultados en los siguientes gastos que lleguen antes de que tu flujo de aprobación dependa de ella.
- Usa el resultado en tu flujo de aprobación: aprueba automáticamente los gastos dentro de la política y envía el resto a un revisor. Consulta ¿Cómo configuro el flujo de aprobación?.
- Publica la política completa en el Manual para que los empleados también puedan leerla.
- Relacionado: ¿Cómo reviso los gastos con mi política de gastos? · ¿Cómo configuro el flujo de aprobación?
Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
One dice que no puede comprobar una de mis reglas.
La regla depende de algo que no está en Factorial ni en el recibo. Reescríbela con algo que One pueda ver (por ejemplo "la descripción debe indicar el nombre del cliente") o déjala para tus revisores.
Un control marca demasiados gastos.
Hazlo más específico (una categoría, un importe, un grupo de personas) o conviértelo en una marca leve. Pídele a One: "convierte el control de fin de semana en una advertencia y excluye hoteles y vuelos".
Un control nunca marca nada.
Pídele a One que lo explique: "explícame el control de comidas". Comprueba que la categoría, el importe y las personas de la regla coincidan con cómo tu equipo envía realmente los gastos.
Preguntas frecuentes
1. ¿Qué información puede comprobar One en una regla de la política de gastos?
Cualquier dato del gasto: importe, categoría, fecha, moneda, descripción, tipo de gasto (normal, kilometraje o dieta), distancia y ruta del kilometraje, fechas de la dieta. Totales en el tiempo: gasto diario, semanal o mensual por persona, por ejemplo "como máximo £100 a la semana en comidas". Quién lo envió: su equipo, su contrato u otros datos del empleado. Lo que aparece en el recibo: líneas de detalle, IVA, si es una factura detallada, el tipo de negocio, totales que no cuadran, una moneda o una fecha que no coincide con el gasto.
2. ¿Se ejecuta un control en todos los gastos?
Sí, en los gastos normales, de kilometraje y de dieta, los haya registrado quien los haya registrado, una vez que el gasto tiene todos los datos obligatorios y los Controles de gastos están Activados.
3. ¿Cuál es la diferencia entre una marca grave y una marca leve?
Una marca grave (fuera de la política) significa que el gasto incumple una regla estricta: se avisa al empleado de que es probable que se lo devuelvan y se recomienda al revisor no aprobarlo. Una marca leve (advertencia) significa que algo requiere atención, pero no es un incumplimiento claro: el gasto sigue su curso y se pide al revisor que lo revise. Indica cuál quieres al escribir la regla, por ejemplo "El alcohol está fuera de la política." (grave) o "Los gastos en fin de semana son una advertencia." (leve).
4. ¿Pueden tener límites distintos personas distintas?
Sí. Nombra el grupo en la regla, por ejemplo un límite de comidas más alto para ventas, un límite de hotel solo para las personas con sede en el extranjero, o "Las personas con contrato de prácticas no pueden reclamar taxis de más de £30." Si una regla nombra a un grupo de personas, pídele a One que la actualice cuando cambien tus equipos.
5. ¿Qué no puede comprobar One?
One solo comprueba lo que está en Factorial o en el recibo. No puede saber lo que se acordó fuera de Factorial, por ejemplo "solo si tu responsable lo aprobó por correo" o "solo para el cliente X", a menos que esté escrito en el gasto. Tampoco puede juzgar impresiones como "recibos que parecen sospechosos": busca señales concretas, como totales que no cuadran, un número fiscal no válido, importes editados o fechas que se contradicen.
6. ¿Puedo prohibir una tienda o un comercio en mi política de gastos?
Sí, para los negocios que nunca son reembolsables: una regla como "nada de casinos" funciona. Para una tienda que también vende artículos prohibidos, como un supermercado que vende alcohol, escribe una regla sobre lo que se compró: "el alcohol nunca se reembolsa".
7. ¿Necesito reglas para duplicados, comidas con dieta o tarifas de kilometraje modificadas a mano?
No. Factorial marca los posibles gastos duplicados (gastos que parecen uno ya enviado), las comidas en días ya cubiertos por una dieta y las tarifas de kilometraje modificadas a mano, sin necesidad de una regla. Las alertas de duplicados solo las ven las personas que pueden ver todos los gastos de la empresa.
8. ¿Qué hago cuando One no puede comprobar una regla?
Reescríbela con algo que One pueda ver ("la descripción debe indicar el nombre del cliente") o déjala para tus revisores. Publica la política completa en el Manual para que los empleados también puedan leerla.
9. ¿Puedo seguir creando políticas de gasto de la forma antigua?
No. Las políticas de gasto se han sustituido por los Controles de gastos, y tus políticas antiguas se convirtieron en controles. Los Controles de gastos solo se configuran con One.
10. ¿Puede un control bloquear un gasto?
No. Los controles informan a los empleados y a los revisores; nunca impiden enviar ni aprobar. Tu flujo de aprobación puede seguir aprobando o rechazando automáticamente si lo configuras así.