Cualquier documento que supere los 15 MB no será aceptado.
Dónde encontrar documentos
- En su barra lateral, vaya a Documentos
- Desde aquí puede acceder a:
- Públicos
- Internos
- Empleados
- Enviar en masa
- Plantillas de documentos
- Papelera
Documentos Públicos
En la sección "Público", puede subir documentos públicos para que toda la empresa los vea. Si los hace públicos, todos/as los/as empleados/as podrán verlos.
Para subir nuevos documentos:
- Haga clic en Subir Archivos en la esquina superior derecha
- Arrastre y suelte el documento
- Haga clic en Subir Archivos
Puede elegir si los/as empleados/as verán el documento o no haciendo clic en el ojo
Al hacer un documento visible para los/as empleados/as, puede elegir si serán notificados/as o no.
Documentos Privados
En la sección "Privado", puede gestionar los documentos internos de la empresa. Solo los/as empleados/as con permisos pueden acceder a este espacio.
Cómo subir o enviar a la papelera documentos privados
- Abra la carpeta en la que desea agregar documentos
- Haga clic en Subir archivos en la esquina superior derecha
- Arrastre y suelte el documento
- Seleccione una carpeta
- Active el interruptor si desea solicitar firma electrónica
- Haga clic en Subir archivos
Cómo eliminar un documento
- Haga clic en (..)
- Seleccione Mover a la papelera
Si los archivos fueron eliminados en los últimos 30 días, se pueden recuperar. Si fueron eliminados hace más de 30 días, la recuperación ya no es posible.
El administrador puede ir a Archivos → Papelera para recuperar los archivos desde allí.
Cómo eliminar permanentemente un documento
Para eliminar un archivo de forma permanente, navegue a la sección de papelera, seleccione el archivo y elija la opción para eliminarlo de forma permanente.
Documentos de Empleados
En la sección "Documentos de Empleados", puede aplicar varios filtros para encontrar documentos fácilmente. Esta función le permite localizar documentos para todos los/as empleados/as que gestiona, acceder a ellos directamente, o realizar acciones como cambiar visibilidad, enviarlos a la papelera, descargar, mover, o enviar recordatorios de firma, ya sea individualmente o en masa.
Documentos de Vista Previa
Puede abrir y leer documentos directamente en Factorial, sin descargarlos ni abrirlos en otra aplicación. El visor de documentos admite los siguientes tipos de archivos:
- Archivos PDF
- Imágenes
- Documentos de Word (.docx)
- Hojas de cálculo de Excel (.xlsx)
- Archivos CSV (.csv)
Cuando abre un documento, puede:
- Acercar y alejar usando los botones – y + o el menú de porcentaje de zoom
- Descargar el archivo usando el ícono de descarga
- Moverse entre documentos usando las flechas junto al contador de documentos
La vista previa de documentos está disponible tanto para administradores como para empleados/as en todas las empresas.
Cuando un archivo CSV es muy grande, la vista previa solo muestra las primeras 1,000 filas. Para ver el archivo completo, haga clic en Descargar en la parte inferior del visor.
Enviar en Masa
Puede enviar varios tipos de documentos en masa utilizando nuestros diferentes flujos de trabajo: recibos de nómina, el mismo archivo para todos, archivos personales, y plantillas de documentos. Puede elegir dividir el PDF en documentos separados, dejarlos sin cambios o combinarlos en un solo documento.
El selector de empleados clasifica a los/as empleados/as según una puntuación de coincidencia calculada a partir del texto extraído de cada archivo (nombre, apellido, ID), mostrando primero a la persona más probable, y muestra etiquetas para las coincidencias más fuertes. Esto funciona tanto en archivos personales como en recibos de nómina.
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Crear carpetas y subcarpetas
Para agregar una carpeta
- Vaya a Ajustes
- En General, abra Documentos
- Seleccione el espacio donde desea agregar una nueva carpeta (Empleado, Privado o Público)
- Haga clic en + Nueva carpeta para agregar una nueva
Para agregar una subcarpeta
- Abra una carpeta de su preferencia
- Haga clic en + Nueva carpeta
- Se creará una subcarpeta dentro de la carpeta principal
Para agregar información extra a sus documentos, puede aplicar Campos personalizados a cada carpeta y subcarpeta.
Plantillas de Documentos
Las Plantillas de Documentos le ahorran tiempo en la gestión de documentos de empleados. Esta función le permite enviar el mismo documento a múltiples empleados/as sustituyendo automáticamente la información personal en cada documento final usando variables.
