Aquest article ajuda els empleats a resoldre ràpidament les preguntes i els errors més freqüents a l'hora d'enviar despeses a Factorial , ja sigui des del web o des de l'aplicació mòbil. També tracta com adjuntar rebuts, entendre els estats i les alertes, i resoldre problemes de transaccions amb targeta.
Preguntes freqüents
1. Conceptes bàsics
Quins tipus de despeses puc presentar?
Factorial admet despeses regulars , dietes i quilometratge . Les regulars són compres estàndard de la pròpia butxaca; les dietes són una assignació diària establerta per la vostra empresa; Mileage reemborsa l'ús comercial d'un vehicle personal a una tarifa configurada.
Quina és la manera més ràpida de crear una despesa?
Puja o fes una foto del rebut: l'OCR de Factorial preemplena la data, l'import, el comerciant, etc. Pots revisar-lo/editar-lo abans d'enviar-lo. L'OCR admet PDF, PNG i JPG .
2. Rebuts i documentació
Necessito un rebut per presentar-lo?
Normalment sí, ho decideix la política de la teva empresa. Si cal, la despesa no es pot enviar sense un document.
Quins tipus de fitxers són compatibles?
PDF, PNG, JPG per a OCR. Podeu adjuntar diversos fitxers a una despesa si la vostra empresa ho permet.
He perdut el rebut: què he de fer?
Primer, intenta obtenir un duplicat del comerciant (és comú i sovint acceptat). Algunes eines de despeses utilitzen declaracions jurades de "rebut perdut"; és possible que Factorial no ho permeti depenent de la configuració de la teva empresa i de les normes locals, així que consulta la teva política o pregunta a Finances. (Els exemples del sector descriuen les declaracions jurades com una opció.)
Els rebuts digitals són legalment vàlids?
La vostra empresa pot habilitar l'arxivament electrònic compatible en determinats països. Per exemple, Factorial admet la digitalització de l'AEAT (Espanya) i l'homologació de despeses (França) quan s'activa; aleshores, els documents escanejats a l'aplicació mòbil es signen digitalment i es conserven com a còpies legalment vàlides. Consulteu amb el vostre administrador si aquesta opció està habilitada per a la vostra entitat legal.
L'OCR ha llegit alguna cosa malament: com ho puc solucionar?
Obriu l'esborrany, corregiu el camp (import, data, comerciant, IVA) i deseu-lo/envieu-lo. Si un rebut té diverses pàgines , escanegeu-les juntes en una sola càrrega per millorar la precisió.
3. Despeses amb targeta vs. despeses manuals
Quina és la diferència?
Les despeses de la targeta (Targeta Factorial ) ja les paga l'empresa i apareixen automàticament com a esborranys; només cal adjuntar el rebut i enviar-lo. Les despeses manuals són compres de la teva butxaca que introdueixes tu mateix per al reemborsament.
Quins camps puc editar en una despesa de targeta?
El proveïdor, la categoria, l'import i la data es fixen a partir de la transacció amb targeta; normalment podeu editar l'IVA, la descripció o la referència interna.
He fet servir la meva targeta Factorial , però no veig cap transacció.
Si no apareix cap línia a Pagaments amb targeta (o a Les meves despeses com a esborrany), és probable que l'autorització no hagi arribat mai a l'emissor (per exemple, un error de terminal/xarxa). Torneu a intentar la transacció (inseriu el xip en comptes de sense contacte), utilitzeu un altre terminal o poseu-vos en contacte amb l'administrador per comprovar l'estat o els límits de la targeta. Els documents del sector expliquen que les autoritzacions fallides no crearan un registre.
4. Estats, alertes i rebutjos
Què signifiquen els estats?
- Esborrany : Encara no s'ha enviat (sovint amb OCR o creat amb targeta).
- Pendent : En espera d'aprovació(ns).
- Canvis sol·licitats : l'aprovador ha sol·licitat modificacions o més informació.
- Rebutjat : No aprovat (el motiu s'ha d'indicar al comentari).
- Aprovat : Llest per al pagament o la nòmina.
- Enviat per ser pagat : Transferit al flux de nòmines/SEPA.
- Pagat : Marcat com a pagat; els fons poden trigar a arribar.
Què són les alertes "Fora de política" i "Fora de pressupost"?
Indiquen que la teva despesa incompleix una norma (import/categoria/període de temps) o que supera un pressupost assignat. Aquests són avisos per als aprovadors , que encara poden aprovar o demanar justificacions/canvis segons les normes de l'empresa.
La meva despesa ha estat rebutjada. I ara què?
Obriu la despesa per llegir la nota de l'aprovador. Corregiu els problemes (categoria incorrecta, rebut/IVA que falta, límit superior sense justificació) i torneu-la a enviar. Si creieu que l'assignació de la pòlissa és incorrecta, poseu-vos en contacte amb el vostre gestor o amb Finances.
5. Dietes i quilometratge
No puc seleccionar la meva tarifa per diem ni per quilometratge.
Les tarifes les assigna la vostra empresa (per entitat legal o persones específiques). Si no veieu cap tarifa, feu un ping al vostre departament d'administració/finances perquè us afegeixin a la tarifa correcta.
Necessito un rebut de quilometratge?
Normalment no hi ha rebut: introduïu els detalls del viatge i el sistema calcularà en funció de la tarifa configurada. La política de l'empresa pot requerir informació complementària (ruta, objectiu).
6. Monedes i IVA
El rebut està en una moneda estrangera: què he d'introduir?
Introduïu la moneda del document que es mostra al rebut. Factorial converteix automàticament a la moneda reemborsable de la vostra empresa utilitzant el tipus de canvi mitjà diari aplicable; Finances veu tots dos valors. (La moneda base de la vostra entitat legal la defineixen els administradors.)
Com puc afegir l'IVA?
Feu servir els camps d'impostos (import base, tipus d'impost, import d'impost). Podeu afegir diverses línies d'IVA si cal. Si l'IVA no apareix al rebut, demaneu al comerciant una factura detallada.
7. Reemborsament i pagaments
Quan rebré el reemborsament?
Després de l'aprovació, Finances marca les despeses com a pagades a través de la nòmina o d'un fitxer de pagament (per exemple, SEPA). Rebreu una notificació un cop marcades com a pagades, però els fons poden trigar més a arribar depenent del procés o banc de la vostra empresa.
On puc veure el progrés del pagament?
Feu un seguiment de l' estat del detall de la despesa. Si està encallat a "Pendent" o "Enviat per ser pagat", pregunteu al vostre aprovador o a Finances per saber-ne el moment.
8. Notificacions
Com puc activar/desactivar les notificacions o canviar de canal?
Aneu a Perfil → Notificacions i ajusteu les notificacions per correu electrònic i mòbil per a esdeveniments de despeses (per exemple, aprovacions, documents perduts).
9. Edició, supressió i duplicats
Puc editar una despesa enviada?
No mentre estigui pendent ; un aprovador ha de sol·licitar canvis. Després de l'aprovació , les edicions normalment es bloquegen; pregunteu a Finances si cal restablir-les.
Accidentalment, he creat la mateixa despesa dues vegades.
Suprimeix l'esborrany duplicat abans d'enviar-lo. Si s'han enviat tots dos, demana a l'aprovador/de Finances que en rebutgi o en cancel·li un.
10. Visibilitat de les dades
Qui pot veure les meves despeses?
Per defecte, vosaltres, els vostres aprovadors i els usuaris autoritzats de Finances/Administració. La visibilitat més enllà d'això depèn dels permisos de l'empresa. (Els administradors configuren qui pot veure/descarregar les despeses.)
Resolució de problemes de rebuig de targetes (llista de comprovació ràpida)
Si la teva targeta Factorial és rebutjada, comprova:
- Targeta activa i no caducada
- Límit de despesa/interval de temps no superat
- Categoria de comerciant permesa (per exemple, alguns MCC poden estar bloquejats per política)
- Fons disponibles suficients al compte de finançament
- CVC/ZIP correcte per a Internet
- Prova el xip + PIN o un altre terminal
Si encara falla, comparteix el missatge de rebuig amb el teu administrador. Els motius habituals de rebuig de l'emissor inclouen fons insuficients , targeta no compatible amb el comerciant , CVC/ZIP incorrecte , targeta caducada o límit superat .
Encara necessites ajuda?
- Si el problema és amb una targeta (rebutjos, càrrecs pendents/revertits, transacció perduda), poseu-vos en contacte amb el vostre gestor o amb Finances i incloeu-hi la data, l'import, el comerç i el missatge de rebuig . El comportament Factorial Cards (per exemple, retencions/pendents, reversions) segueix els fluxos estàndard d'emissió de targetes.
- Si el problema és amb un rebut o un OCR , torneu a escanejar clarament (vores completes, totes les pàgines) o pengeu el PDF original del comerciant.