Este artículo es para: administradores, equipos de finanzas, equipos de RR. HH., aprobadores y colaboradores.
Gastos en Factorial lleva cada gasto desde el momento en que se paga hasta que queda en tu contabilidad, todo en un solo lugar. Así hay menos recibos perdidos, menos hojas de cálculo y menos aprobaciones que perseguir, y se reduce la conciliación al cierre de mes.
Del recibo a la contabilidad, en un solo lugar
Resumen
Cada gasto sigue los mismos seis pasos. One, nuestro asistente de IA, te ayuda en cada uno de ellos.
| Paso | Qué sucede | Qué te ahorra |
|---|---|---|
| 1. Enviar | Los colaboradores toman una foto del recibo con su celular o lo suben desde la web; Factorial lo lee y completa el gasto para que ellos lo revisen. El kilometraje y las dietas usan las tarifas de tu empresa. Los pagos con tarjeta Factorial se convierten en gastos automáticamente. | Sin papel, sin captura manual y sin hojas de cálculo. |
| 2. Revisar | Los controles de gastos revisan cada gasto con respecto a tu política de gastos en cuanto tiene los datos necesarios, y leen el recibo para detectar cosas como IVA faltante o totales que no cuadran. Los colaboradores ven qué corregir antes de enviar. | Menos revisión manual de recibos. |
| 3. Aprobar | Tu flujo de aprobación envía cada gasto a la persona correcta, según el importe, el equipo, la categoría o cualquier regla. Los gastos que cumplen la política se pueden aprobar automáticamente. Los aprobadores reciben la solicitud en su bandeja de entrada y deciden desde la web o la app móvil. | Menos seguimiento. Los gastos que no requieren revisión no esperan. |
| 4. Reembolsar | A través de la nómina, un archivo de pago SEPA o marcándolo como pagado manualmente (según tu plan). Con la nómina, los gastos aprobados se agregan al recibo de nómina, cada uno bajo el concepto de nómina que vinculaste a su categoría. | Con la nómina, no hace falta una transferencia bancaria aparte para cada persona. |
| 5. Reportar | Gasto por persona, equipo, categoría, proyecto o presupuesto, listo para exportar. Los presupuestos muestran cuánto queda a medida que entran los gastos. | Sabes cuánto has gastado mientras la información está fresca. |
| 6. Sincronizar | Los gastos aprobados llegan a tu contabilidad con categoría, cuenta contable, impuestos y recibo, y se pueden enviar a tu software de contabilidad. | Menos conciliación al cierre de mes. |
One en cada paso: los colaboradores pueden pedirle a One que cree un gasto a partir de un recibo o de un viaje de kilometraje, los revisores pueden pedirle que apruebe gastos, y los administradores configuran el flujo de aprobación y los controles de gastos describiéndolos con sus propias palabras.
Primeros pasos (administradores)
- Agrega a las personas que usarán Gastos. Consulta ¿Cómo agrego personas a Gastos?
- Elige los tipos de gasto que reembolsas. Consulta ¿Cómo elijo qué tipos de gastos pueden crear los colaboradores?
- Configura las tarifas de kilometraje y dietas si las usas. Consulta ¿Cómo configuro las tarifas de kilometraje y dietas?
- Configura tu flujo de aprobación con One. Consulta ¿Cómo configuro el flujo de aprobación?
- Revisa los controles de gastos predefinidos y agrega tus propias reglas. Consulta ¿Cómo reviso los gastos con respecto a mi política de gastos?
- Vincula las categorías con tus cuentas contables. Consulta ¿Cómo configuro las categorías y subcategorías de gastos?
- Si reembolsas a través de la nómina, vincula cada categoría con un concepto de nómina. Consulta ¿Cómo configuro cómo aparecen los gastos en el recibo de nómina?
Consejos y buenas prácticas
- Empieza con los valores predeterminados y ajusta después del primer mes: los controles de gastos predefinidos y un flujo de aprobación sencillo bastan para la mayoría de las empresas.
- Pide a los colaboradores que instalen la app móvil para que puedan enviar un recibo en el momento en que pagan.
- Relacionado: Glosario de Gastos · ¿Cómo creo un gasto? · Preguntas frecuentes sobre Gastos para RR. HH. y nómina
Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
No veo Gastos en el menú lateral.
Es posible que tu empresa no tenga Gastos en su plan o que todavía no tengas acceso. Consulta con tu administrador.
Veo Mis gastos, pero no el botón Nuevo gasto.
Aún no te han agregado a Gastos. Pide a tu administrador que te agregue. Consulta ¿Cómo agrego personas a Gastos?
Preguntas frecuentes
1. ¿Necesito tarjetas Factorial para usar Gastos?
No. Gastos funciona con gastos pagados de su bolsillo, kilometraje y dietas. Las tarjetas Factorial son tarjetas físicas y virtuales de la empresa cuyos pagos se convierten en gastos automáticamente, de modo que los colaboradores no pagan de su bolsillo y tú ves el gasto de inmediato. Consulta ¿Qué son las tarjetas Factorial y por qué usarlas para los gastos de la empresa?
2. ¿Los colaboradores pueden enviar gastos desde su celular?
Sí, desde la app móvil de Factorial.
3. ¿Cómo se reembolsa a los colaboradores?
A través de la nómina, con un archivo de pago SEPA o con Establecer como pagado cuando ya les pagaste de otra forma, según tu plan.
4. ¿Tengo que usar One?
Los colaboradores y los aprobadores pueden hacer todo en Gastos sin One. Los administradores configuran el flujo de aprobación y los controles de gastos conversando con One; el resto de los ajustes se cambia manualmente.
5. ¿A quién ayuda Gastos?
Los colaboradores envían un gasto en pocos toques, ven su estado en cualquier momento y reciben su reembolso sin tener que perseguir a nadie. Los aprobadores reciben solo los gastos que los necesitan, con el recibo, el resultado de la política y los comentarios en un solo lugar, en la web o en el celular. Los equipos de finanzas tienen un solo lugar para cada gasto, pago con tarjeta y recibo, con reglas aplicadas automáticamente y con las exportaciones y la contabilidad listas al cierre de mes. Los equipos de RR. HH. y nómina reembolsan los gastos aprobados en el recibo de nómina, cada uno bajo su propio concepto de nómina, y liquidan los gastos de quien se va antes de su último día. Consulta Preguntas frecuentes sobre Gastos para RR. HH. y nómina y ¿Qué pasa con los gastos cuando un colaborador se va de la empresa?
6. ¿Dónde encuentro Gastos?
Depende de tu rol y tus permisos. Los colaboradores van a Mis gastos para crear y consultar sus gastos, y a Mis gastos > Mis tarjetas para ver una tarjeta Factorial; en la app móvil, abren Gastos. Los equipos de finanzas y los administradores van a Gastos > Gastos para ver y gestionar los gastos de todos, los grupos de gastos, los informes y los presupuestos. Los administradores configuran Gastos en Configuración > Gastos.
7. ¿Puedo importar gastos de otra herramienta?
No. Gastos no tiene una opción para importar gastos anteriores de otra herramienta o de una hoja de cálculo. Desde el día en que empiezas, los colaboradores crean sus gastos en Factorial a partir de un recibo, en la web o en la app móvil, o enviando recibos a One. Consulta ¿Cómo creo un gasto?.