Mantenga sus presupuestos de formación precisos a través de múltiples entidades legales asignando costos donde pertenecen. Con los costos de formación multi-entidad, puede dividir los costos de un grupo de formación por entidad legal, rastrear el gasto de manera más precisa y exportar datos detallados del presupuesto para informes.
Esta función está disponible para empresas con One y Training habilitados.
Vista general
Si un grupo de formación incluye participantes de diferentes entidades legales, puede asignar los costos del grupo entre esas entidades en lugar de asignar el monto total a una sola.
Cuando se habilitan los costos multi-entidad:
- Los costos se dividen automáticamente por el número de participantes para cada entidad legal
- Puede editar los costos asignados para cada entidad legal en cualquier momento
- El costo total del grupo se calcula automáticamente como la suma de todos los costos de las entidades legales
- Las vistas y exportaciones del presupuesto incluyen la entidad legal para cada costo, facilitando el análisis y filtrado del gasto
Cuándo usarlo
Utilice los costos multi-entidad cuando un grupo de formación incluya participantes de más de una entidad legal y necesite:
- Rastrear los gastos de formación con precisión para cada entidad legal
- Gestionar presupuestos por entidad legal
- Filtrar e informar sobre el gasto en formación por entidad legal
- Exportar información detallada del presupuesto para fines financieros o de informes
Cómo usar
- En su barra lateral, vaya a Training
- Abra una formación
- En la pestaña Grupos de formación, elija un grupo de formación
- Vaya a la pestaña Costes
- Si el grupo incluye participantes de múltiples entidades legales, active el interruptor Costes por entidad legal
- Revise las filas de costos generadas automáticamente para cada entidad legal
- Los montos iniciales se calculan en función del número de participantes
- Edite los valores de costo para cualquier entidad legal según sea necesario
- Para volver a un costo de grupo único, desactive el interruptor Costes por entidad legal
- Vaya el desglose por entidad en la vista de detalle del presupuesto (columna de entidad legal + filtro + panel lateral) y en las exportaciones del presupuesto de formación
La asignación inicial se basa en el número de participantes. Si la asignación de costos no coincide con los gastos reales, puede editar manualmente el costo asignado a cada entidad legal después de habilitar los costos multi-entidad.
Si el total del grupo no se puede editar, este es un comportamiento esperado. El total se calcula automáticamente a partir de los costos individuales de las entidades legales y es de solo lectura.
Consejos y mejores prácticas
- Revise las asignaciones generadas automáticamente antes de guardar para asegurarse de que coincidan con sus prácticas contables internas
- Actualice los costos de cada entidad legal siempre que los gastos reales difieran de la asignación inicial basada en el número de participantes
- Utilice el filtro de entidad legal en la vista del presupuesto para monitorear el gasto de cada entidad de forma independiente
- Exporte los datos del presupuesto regularmente si su equipo financiero requiere informes detallados de costos
FAQ
-
¿Cómo se distribuyen inicialmente los costos?
Cuando habilita los costos multi-entidad, el sistema distribuye automáticamente los costos en función del número de participantes en cada entidad legal.
-
¿Puedo cambiar los montos calculados automáticamente?
Sí. Después de la asignación inicial, puede editar el costo para cada entidad legal en cualquier momento.
-
¿Puedo volver a un costo de grupo único?
Sí. Desactive el interruptor de costos multi-entidad para colapsar el desglose en un solo total.
-
¿Dónde puedo ver el desglose por entidad legal?
El desglose está disponible en la vista de detalle del presupuesto de formación, donde cada costo incluye su entidad legal. También puede filtrar por entidad legal y ver la información en las exportaciones del presupuesto.