Los colaboradores gastan en muchas monedas y tu contabilidad necesita el impuesto correcto en cada recibo. Configura tus monedas y tipos de impuesto una sola vez y Factorial convertirá los gastos en moneda extranjera y registrará el IVA por ti, de modo que los reembolsos sean correctos y puedas recuperar los impuestos que te corresponden.

Monedas

Resumen

Cada gasto tiene dos monedas:

• Moneda del documento: la moneda del recibo o de la factura (se muestra como Moneda del recibo o Moneda de la factura). Se acepta cualquier moneda.
• Moneda reembolsable: la moneda en la que se reembolsa al colaborador. Por defecto, la moneda de la entidad legal del colaborador.

Cuando son distintas, Factorial convierte el importe con el tipo de cambio de la fecha del recibo (documento). El colaborador ve la conversión en el formulario, por ejemplo "US$100,00 convertidos a 1 USD = 0,894967 EUR el 27 oct 2026", y puede introducir el importe a mano si lo necesita. Para saber cómo funcionan la conversión, el tipo de cambio y las comisiones bancarias, consulta Gastos en otra moneda. Los grupos, el kilometraje, las dietas, los gastos con tarjeta, la nómina y SEPA tienen sus propias reglas de moneda: consulta las preguntas frecuentes 6 a 8.

Cada entidad legal tiene una moneda operativa. Para configurarla:

1. Ve a Configuración > Datos de la empresa.
2. Bajo la entidad legal, haz clic en Ver entidad legal.
3. En Detalles, busca Información de moneda ("Configura la moneda de esta entidad legal. Los cambios de moneda no incluyen conversión.").
4. Elige la moneda y haz clic en Enviar.

Cambiar la moneda de una entidad legal no convierte nada de lo ya registrado. Solo se aplica a partir de ese momento.

Impuestos

Resumen

Los tipos de impuesto (por ejemplo, IVA 21%) permiten a los colaboradores registrar el impuesto de cada gasto y permiten que Factorial lo envíe a la cuenta contable correcta. Cuando un colaborador añade un recibo, Factorial lee su desglose de impuestos y rellena las líneas de impuesto para que él las revise. Los tipos de impuesto son los mismos para toda la empresa: Factorial incluye los tipos de impuesto oficiales de tus países (marcados como Sistema) y puedes añadir los tuyos (marcados como Personalizado). Necesitas permiso para gestionar los tipos de impuesto de tu empresa.

Para añadir un tipo de impuesto:

1. Ve a Configuración > Contabilidad > Impuestos.
2. Haz clic en Añadir tipo de impuesto.
3. En Nuevo tipo de impuesto, rellena el Nombre del impuesto, el País y el Tipo.
4. Introduce el Valor (%) y una Descripción. Para añadir otra tasa, haz clic en Añadir valor.
5. En Cuenta contable, elige la cuenta de cada entidad legal, para que los impuestos se contabilicen en la cuenta correcta.
6. Haz clic en Añadir impuesto.
7. Para que los colaboradores puedan introducir impuestos, activa los campos de impuestos en Configuración > Gastos > Formulario de gastos. Consulta ¿Cómo elijo qué pide el formulario de gastos?

Consejos y buenas prácticas

Solución de problemas y preguntas frecuentes

Solución de problemas

"No pudimos obtener un tipo de cambio para convertir a …"
Factorial no encontró un tipo de cambio para esa moneda y fecha. Introduce a mano el importe reembolsable antes de guardar.

"Solo puedes reembolsar gastos en la misma moneda que el salario del colaborador."
La moneda reembolsable del gasto es distinta de la moneda de la entidad legal del colaborador, que es en la que paga la nómina. Reembolsa por otro medio y luego usa Establecer como pagado en el gasto.

Un gasto no aparece en el pago SEPA.
Solo se pueden pagar por SEPA los gastos aprobados en euros, y el colaborador necesita un IBAN en su perfil.

"El impuesto difiere de base × tasa".
El importe del impuesto no coincide con el importe base y la tasa. Revisa el recibo y corrígelo, o usa Recalcular impuestos.

Preguntas frecuentes

1. ¿Qué tipo de cambio usa Factorial?

El de la fecha del recibo (documento).

2. ¿Puedo cambiar más adelante la moneda de una entidad legal?

Sí, pero no se convierte nada de lo ya registrado. Solo se aplica a partir de ese momento.

3. ¿Un colaborador puede elegir la moneda en la que se le reembolsa?

Sí, si el campo Moneda reembolsable se muestra en tu formulario de gastos, excepto en los gastos de un grupo, el kilometraje y las dietas.

4. ¿Puedo usar el mismo tipo de impuesto en varias entidades legales?

Sí. Los tipos de impuesto son de toda la empresa; elige una cuenta contable para cada entidad legal.

5. ¿Qué pasa si no configuro los impuestos?

Los gastos no llevarán desglose de impuestos, así que no podrás recuperar el IVA a partir de los datos de Factorial ni contabilizarlo en una cuenta de impuestos.

6. ¿Qué moneda usan los grupos de gasto, el kilometraje y las dietas?

Los gastos de un grupo de gasto usan la moneda del grupo. Los gastos de kilometraje y dietas usan la moneda de su tarifa.

7. ¿Se convierte un gasto con tarjeta de Factorial?

No. Los gastos con tarjeta usan el importe que realmente se cobró en la tarjeta y no se aplica ninguna conversión adicional.

8. ¿Qué monedas se pueden reembolsar a través de la nómina o por SEPA?

Reembolsar a través de la nómina solo funciona cuando la moneda reembolsable es la misma que la moneda de la entidad legal del colaborador. Reembolsar por SEPA solo funciona con gastos en euros.

9. ¿Qué contiene la sección de impuestos de un gasto?

En un gasto, la sección Impuestos tiene Tipo de impuesto, Tasa de impuesto, Importe base e Importe del impuesto. Un gasto puede tener varias líneas de impuesto.