Este artículo es para: administradores.
Decide qué tipos de gastos reembolsa tu empresa: gastos regulares con recibo, kilometraje, dietas o cualquier combinación. Así, los colaboradores solo ven las opciones que les corresponden y no solicitan tipos de gasto que tu empresa no reembolsa.
Tipos de gasto
Resumen
Hay tres tipos de gasto:
- Gastos regulares: gastos habituales pagados de tu bolsillo, con recibo.
- Kilometraje: reembolso por la distancia recorrida en vehículo.
- Dietas: asignaciones diarias para viajes y desplazamientos.
Cuando desactivas un tipo:
- Los colaboradores ya no pueden crearlo, ni en la web, ni en la app móvil, ni pidiéndoselo a One.
- Los gastos ya enviados no se ven afectados.
- Los borradores de ese tipo no se pueden enviar hasta que lo vuelvas a activar. El colaborador ve "Para enviar este gasto a aprobación, pide a un administrador que reactive este tipo."
- Al menos un tipo debe permanecer activado.
- Los gastos con tarjeta siguen llegando. Desactivar Gastos regulares solo evita que se creen manualmente. Los gastos creados a partir de pagos con tarjeta de Factorial siguen apareciendo y se pueden enviar.
Necesitas el permiso Puede acceder a la configuración de gastos.
Cómo usarlo
- Ve a Configuración > Gastos.
- En el menú de la izquierda, en Configuración, haz clic en Tipos de gasto.
- Usa el interruptor junto a Gastos regulares, Dietas o Kilometraje.
El cambio se guarda de inmediato: verás "Guardado correctamente".
Consejos y buenas prácticas
- Si tu empresa paga todo con tarjetas de Factorial y nunca reembolsa gastos pagados de bolsillo, puedes desactivar Gastos regulares: los gastos con tarjeta siguen llegando y nadie puede solicitar gastos de bolsillo por error.
- Avisa a los colaboradores antes de desactivar un tipo, para que envíen primero sus borradores.
- Si desactivas un tipo, se conservan su formulario y su configuración de tarifas. Se aplican de nuevo cuando lo vuelves a activar.
- Relacionado: ¿Cómo elijo qué pide el formulario de gastos? · ¿Cómo configuro las tarifas de kilometraje y dietas? · Gastos con tarjeta y gastos manuales
Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
Un colaborador sigue viendo un tipo que desactivé.
Pídele que actualice la página o que vuelva a abrir la app móvil.
No puedo desactivar el último tipo.
Es lo esperado: al menos un tipo de gasto debe permanecer activado.
Los gastos con tarjeta siguen apareciendo después de desactivar Gastos regulares.
Es lo esperado. Factorial crea los gastos con tarjeta por sí mismo, así que solo se ven afectados los gastos creados manualmente.
Un colaborador no puede enviar un borrador.
Si ve "Para enviar este gasto a aprobación, pide a un administrador que reactive este tipo.", el tipo de gasto está desactivado. Vuelve a activarlo o pídele que elimine el borrador.
La app móvil dice que el tipo de gasto está desactivado.
En la app móvil, un borrador de un tipo desactivado muestra "Este tipo de gasto está desactivado, por lo que este gasto no se puede enviar hasta que un administrador lo vuelva a activar." Vuelve a activar el tipo o pide al colaborador que elimine el borrador.
Preguntas frecuentes
1. ¿Qué pasa con los gastos existentes si desactivo un tipo?
Los gastos enviados conservan su estado y se pueden seguir aprobando y reembolsando. Solo se bloquean los borradores de ese tipo.
2. ¿Desactivar un tipo afecta a los gastos con tarjeta de Factorial?
No. Los gastos con tarjeta se siguen creando con normalidad, incluso con Gastos regulares desactivado, y se pueden enviar.
3. ¿Los colaboradores pueden crear un tipo desactivado en la app móvil o con One?
No. Los tipos desactivados se ocultan en la app móvil y se rechazan en cualquier lugar donde se cree el gasto.
4. ¿Puedo desactivar un tipo solo para algunos colaboradores?
No. Los tipos de gasto son los mismos para toda la empresa. Para asegurarte de que las solicitudes cumplan tus reglas para cada grupo de personas, usa los controles de gastos. Consulta ¿Cómo reviso los gastos con respecto a mi política de gastos?
5. ¿Puedo volver a activar un tipo más adelante?
Sí, en cualquier momento. Su formulario y la configuración de tarifas vuelven como estaban.