Tu flujo de aprobación decide quién revisa un gasto y cuándo. En Factorial lo construyes con One, nuestro asistente de IA: describe tu política de aprobación con tus propias palabras, One redacta el flujo, y tú lo revisas y lo guardas.

Por qué configurar tu flujo de aprobación con One

• Cualquier regla que necesite tu política. No estás limitado a opciones preestablecidas. Aprueba por cantidad, categoría, equipo, proyecto, entidad legal, comerciante, centro de costos, o cualquier combinación de ellos, con tantos pasos como tenga tu proceso.
• Aprueba automáticamente lo que ya está en la política. Si usas verificaciones de gastos, One verifica cada gasto contra tu política de gastos antes de que sea revisado. Tu flujo de aprobación puede actuar sobre el resultado: aprueba automáticamente los gastos que están en la política, envía advertencias a un revisor, y rechaza o escalona lo que está fuera de la política. Tu equipo solo dedica tiempo a los gastos que lo necesitan.
• Sigue funcionando cuando tu empresa cambia. Las reglas apuntan a roles, como "el/la gerente del empleado", no a nombres fijos. Cuando alguien cambia de equipo o un gerente se va, el flujo sigue enviando los gastos a la persona correcta, y nadie tiene que editarlo.
• No hay nada que aprender. No hay formularios que llenar ni configuraciones que resolver. Escribe tu política como si se la explicaras a un colega, y One la configura.
• Te mantienes en control. One solo redacta. Tú ves el flujo completo en la página, y nada cambia hasta que haces clic en Guardar.
• Es gratis. Configurar y editar tu flujo de aprobación no usa créditos de One, en ningún plan.

Dónde encontrar flujos de aprobación

1. Ve a Configuración y busca la configuración de Gastos, o ve a Finanzas > Gastos > Configuración.
2. Abre la sección de Flujo de aprobación: "Reglas que deciden quién revisa un gasto, y cuándo."

Crea tu flujo de aprobación

1. Haz clic en Editar flujo de aprobación. Se abre el chat de One, ya configurado para ayudarte con tu flujo de aprobación.
2. Describe cómo tu empresa aprueba los gastos, en palabras simples. Por ejemplo:
   • "Requiere que un/a gerente apruebe gastos superiores a €500"
   • "Aprueba automáticamente gastos inferiores a €20"
   • "Envía gastos de viaje a finanzas para revisión"
3. One redacta el flujo y lo muestra en la página, para que puedas revisarlo antes de que algo cambie.
4. Si algo no está bien, sigue chateando con One para ajustarlo, por ejemplo "también pregunta al líder de equipo por gastos superiores a €1,000".
5. Cuando el flujo se vea bien, haz clic en Guardar. El nuevo flujo se aplica a los gastos presentados a partir de ese momento.

Qué puedes pedirle a One

Puedes combinar reglas en el mismo flujo. Por ejemplo:

• Pedirle a alguien que revise un gasto: un/a gerente, una persona específica, o un equipo como finanzas.
• Aprobar automáticamente gastos que cumplan con una condición, como un monto bajo.
• Rechazar automáticamente gastos que rompan una regla. Tú eliges el mensaje que ve el empleado.
• Usar el resultado de las verificaciones de gastos para decidir qué pasa después (ver abajo).
• Basar reglas en los detalles del gasto, como monto, equipo, entidad legal, centro de costos, comerciante, grupo de gastos, moneda, presupuesto, o fechas.

Automatiza aprobaciones con verificaciones de gastos

Las verificaciones de gastos revisan cada gasto presentado contra tu política de gastos, por ejemplo "Las personas pueden gastar como máximo €100 a la semana en comidas" o "Las comidas superiores a €50 necesitan una factura detallada que muestre el IVA". Tú las configuras con One en la sección de Verificaciones de gastos de la configuración de gastos.

Cada gasto verificado obtiene uno de estos resultados, y tu flujo de aprobación puede usarlo:

Por ejemplo, pídele a One: "Aprueba automáticamente los gastos que pasen las verificaciones de gastos, envía advertencias a la/el gerente del empleado, y envía cualquier cosa fuera de política a finanzas."

El flujo de aprobación espera a que las verificaciones terminen antes de comenzar, así que siempre actúa sobre el último resultado.

Cómo se aplican las reglas

• El flujo comienza cuando un/a empleado/a presenta un gasto para revisión. No afecta a los borradores.
• Las reglas se evalúan de arriba a abajo. La primera que coincida es la que se aplica.
• Los gastos que no coinciden con ninguna regla siguen la regla de "Todos los demás gastos".
• Los revisores reciben la solicitud en su bandeja de entrada de Factorial y por correo electrónico. Los gastos en el mismo informe se agrupan en una sola solicitud.

Edita tu flujo de aprobación

1. Ve a Flujo de aprobación y haz clic en Editar flujo de aprobación.
2. Dile a One qué quieres cambiar, por ejemplo "eliminar el paso de finanzas para gastos inferiores a €100".
3. Revisa el flujo actualizado y haz clic en Guardar.

Leer tu flujo en la página

• Flujo de trabajo simple: mostrado como una lista de reglas que puedes leer de un vistazo.
• Flujo de trabajo complejo: si el flujo no puede mostrarse como una lista simple, la página muestra la definición completa que One escribió. Para entenderlo o cambiarlo, pregunta a One en el chat, por ejemplo "explica mi flujo de aprobación".

Solución de problemas & FAQ

Solución de problemas

• "Este flujo de trabajo no pudo ser guardado." El borrador de One no pasó la validación. Pídele a One que lo refine y vuelve a intentarlo.
• No veo el botón Editar flujo de aprobación. Verifica que One esté habilitado para tu empresa y que tengas permiso para personalizar la configuración de gastos.

FAQs

1. ¿Puedo seguir configurando el flujo de aprobación manualmente, sin One? 
   No. One es la única forma de configurar el flujo de aprobación. Esto te permite escribir cualquier regla que necesite tu política, en lugar de elegir de una lista fija de opciones. Aún revisas cada cambio y decides si guardarlo.
    
2. ¿Configurar el flujo de aprobación usa mis créditos de One? 
   No. Crear y editar el flujo de aprobación es gratis en cada plan, incluyendo el plan gratuito de One.
    
3. ¿Necesito actualizar el flujo cuando alguien se une, cambia de equipo o se va? 
   No, siempre que tus reglas apunten a roles, como "el/la gerente del empleado", y no a personas específicas. El flujo elige al revisor correcto cada vez que se presenta un gasto.
    
4. ¿Necesito verificaciones de gastos para usar el flujo de aprobación? 
   No. El flujo de aprobación funciona por sí solo. Las verificaciones de gastos añaden un resultado de política que tu flujo puede usar para aprobar o rechazar gastos automáticamente.
    
5. One no entendió bien mi política. ¿Qué debo hacer? 
   Sigue chateando con One y dile qué cambiar. Si aún tienes problemas, contacta a nuestro equipo de soporte y te ayudaremos a configurarlo.
    
6. ¿One cambia mi flujo por su cuenta? 
   No. One solo redacta. El cambio entra en efecto solo cuando haces clic en Guardar.
    
7. ¿Qué pasa con mis antiguos grupos de aprobación? 
   Se han convertido en tu nuevo flujo de aprobación, por lo que los gastos siguen las mismas reglas. Para verlos o cambiarlos, abre Flujo de aprobación o pregunta a One.