La aprobación de las hojas de horas en Factorial ayuda a bloquear los registros de entrada y salida, lo que indica que las entradas han sido revisadas y validadas. Una vez aprobada una hoja de horas, ni el colaborador ni el gerente pueden editarla, lo que garantiza la exactitud e integridad de los datos de tiempo, algo especialmente útil para la gestión de nóminas y el cumplimiento normativo.

Sin embargo, esta acción es reversible. Si se detecta un error o se requiere una corrección, los gerentes o administradores siempre pueden rechazar una hoja de horas. Esto desbloquea las entradas y permite realizar los ajustes necesarios.

Permisos

Debes activar el permiso para permitir que los gerentes, jefes de equipo o usuarios específicos revisen y aprueben las hojas de horas trabajadas.

1. En la barra lateral, ve a Configuración.
2. En general, haga clic en Permisos.
3. Seleccione el grupo de permisos
4. Asistencia libre
5. Habilitar la revisión y aprobación de hojas de horas.
6. Haz clic en Guardar cambios

Revisar y aprobar las hojas de horas trabajadas.

Página de seguimiento del tiempo

1. En la barra lateral, ve a Seguimiento del tiempo
2. Seleccione el período que desea aprobar utilizando el navegador de fechas (mes, semana, día).
3. Filtrar empleados por estado pendiente
4. Abra el panel lateral Detalles del empleado cuya hoja de horas desea aprobar.
5. Valida los datos y haz clic en Aprobar.

Aprobar en masa

1. Filtrar empleados por estado pendiente
2. Seleccione en bloque los empleados que desea aprobar.
3. Haz clic en el botón Aprobar

Importante

Aprobar un período de hojas de horas incluso si algunos empleados aún tienen turnos disponibles dentro del rango seleccionado reduce la fiabilidad del proceso de aprobación . Las aprobaciones individuales y masivas verifican si el período seleccionado contiene turnos disponibles. Si existen turnos disponibles, la aprobación se bloquea y el sistema devuelve un error detallado con el número de empleados y turnos afectados.

Página de registro de horas del empleado

La validación y aprobación de la hoja de horas también está disponible desde la hoja de horas del empleado.

1. Acceda a la hoja de horas del empleado haciendo clic en el registro del empleado en la página de Seguimiento de tiempo o haciendo clic en el botón Abrir hoja de horas en el panel lateral Detalles .
2. Revisa la hoja de horas mensual o semanal.
3. Valide la hoja de horas del empleado y haga clic en Aprobar.

Un administrador o un gerente no pueden editar las hojas de horas:

Una vez aprobado el registro de entrada para una fecha específica , no es posible modificarlo . Primero, se debe rechazar el registro de asistencia y, posteriormente, los empleados podrán modificarlo manualmente.

Pasos: Hoja de horas > filtrar por empleado > filtrar el día o la semana que tiene un conflicto > verificar la hoja de aprobación

Rechazar una hoja de horas aprobada

Desde la página de seguimiento del tiempo

1. Dirígete a la pestaña Aprobados
2. Seleccione el período que desea rechazar utilizando el navegador de fechas (mes, semana, día).
3. Filtrar empleados por estado de aprobación
4. Abra el panel lateral Detalles del empleado cuya hoja de horas desea rechazar.

Desaprobar en masa

1. Filtrar empleados por estado de aprobación
2. Seleccione los empleados que desea desaprobar.
3. Seleccione la opción Desaprobar en la barra de acciones inferior.

Notificaciones

notificaciones por correo electrónico

Los administradores y gerentes recibirán:

• Recibirás un correo electrónico a principios de mes si hay hojas de horas pendientes de aprobación de meses anteriores.

Los empleados recibirán:

• Recibirás un correo electrónico a finales de mes si hay hojas de horas que completar para ese mes.
• Recibirán un correo electrónico cuando se hayan aprobado sus hojas de horas trabajadas.

Tareas pendientes del panel de control

Los empleados recibirán:

• Recibirás una alerta cada vez que haya turnos pendientes de completar.