Las políticas de gastos son una de las herramientas más eficaces para controlar el gasto de la empresa y garantizar su cumplimiento. Una política bien estructurada indica a los/as empleados/as qué pueden gastar, cuánto y bajo qué condiciones.
Factorial te permite crear políticas de gasto flexibles personalizando:
- Categorías y subcategorías (por ejemplo, Comidas, Viajes, Alojamiento).
- Formularios de gastos (campos a rellenar por los empleados).
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Reglas de política basadas en:
- Categoría
- Cantidad
- Divisa
- Marco temporal (por gasto, diario, semanal, mensual, anual)
- Requisitos de descripción
- Empleados afectados (por equipo, proyecto, centro de costos, ubicación o individuo)
Por qué es importante la estructura
- Equidad: todos/as los empleados/as saben que se aplican las mismas reglas.
- Claridad: Reduce las idas y venidas con las finanzas y menos gastos rechazados.
- Cumplimiento: garantiza la alineación con los requisitos fiscales, legales y de auditoría.
- Eficiencia: ahorra tiempo a los/as empleados/as, aprobadores/as y equipos financieros.
Paso 1: Definir categorías y subcategorías
Comienza con una lista clara de categorías que reflejen cómo suele usar el gasto tu empresa. Ejemplos comunes:
- Comidas
- Viajes (vuelos, trenes, taxis, kilometraje)
- Alojamiento
- Material de oficina
- Suscripciones / Software
- Eventos y regalos corporativos
Consejo: Utiliza subcategorías cuando los límites difieran dentro de una categoría más amplia. Ejemplo:
- Categoría: Viajes
- Subcategoría: Vuelo
- Subcategoría: Tren
- Subcategoría: Taxi
Paso 2: Personaliza los formularios de gastos
Factorial te permite agregar o eliminar campos que los empleados deben completar al enviar un gasto.
Ejemplos de campos útiles:
- Proyecto / Centro de costos
- Nombre del cliente
- Justificación empresarial
- Número de asistentes (para comidas o entretenimiento)
Paso 3: Definir reglas de gasto
Para cada categoría, decide:
- Importe máximo (por gasto o por día).
- Moneda (si los empleados trabajan en diferentes regiones).
- Marco temporal (diario, mensual, anual).
- Requisitos de descripción (por ejemplo, justificación obligatoria de las comidas del cliente).
- Público objetivo (qué empleados, equipos u oficinas).
Paso 4: Ejemplos de políticas que puedes utilizar
Aquí tienes tres políticas comunes que adoptan la mayoría de las empresas. Puedes copiarlas y ajustar los valores a tus necesidades:
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Comidas
- Categoría: Comidas
- Límite: 25 EUR por día
- Empleados: Todos los empleados
- Notas: Se requiere recibo, la descripción debe incluir el propósito comercial.
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Viajes - Taxi
- Categoría: Viajes → Taxi
- Límite: 50 EUR por viaje
- Empleados: Todos los empleados que viajan por negocios.
- Notas: Solo se permite si no hay transporte público disponible o si se viaja tarde en la noche.
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Viajes - Alojamiento
- Categoría: Viajes → Alojamiento
- Límite: 150 EUR por noche
- Empleados: Todos los empleados que viajan al extranjero
- Notas: Hoteles estándar, no estancias de lujo ni resorts.
Paso 5: Prueba y comunica las políticas
- Realiza una prueba piloto con un equipo antes de implementarla en toda la empresa.
- Comunica con claridad: comparte las políticas en el manual interno o en Slack/Teams.
- Forma a managers: Son la primera línea de aprobación.
- Revisa periódicamente: al menos una vez al año, actualizar las políticas en función de la inflación, nuevos mercados o cambios comerciales.
Consejos de los mejores equipos financieros
- Mantén las políticas simples y fáciles de recordar (ej.: “25 EUR de límite diario para comidas”).
- Usa políticas diferentes por equipo si es necesario (Ventas puede necesitar límites más altos para relaciones con clientes que IT).
- Incluye políticas de dietas o kilometraje si los empleados viajan con frecuencia.
- Vincula cada política a un flujo de aprobación claro (ver: Configurar flujos de aprobación).
- Haz un seguimiento del uso con informes/exportaciones para comprobar si los límites son realistas.
Cómo capacitar a su equipo sobre el uso adecuado del módulo