Este artículo es para: administradores.
Los permisos deciden quién puede ver los gastos, editarlos, establecerlos como pagados, reembolsarlos o cambiar la configuración de Gastos. Configúralos una sola vez para que finanzas pueda trabajar sin pedirle ayuda a un administrador cada vez y para que nadie vea más de lo debido.
Configura los permisos de Gastos
Resumen
- Los permisos se otorgan mediante grupos de permisos. Cada colaborador pertenece a un grupo y recibe todos los permisos de ese grupo.
- Factorial incluye tres grupos: Administradores (todos los permisos, no se puede editar), Grupo por defecto (todas las personas que no se han movido a otro grupo; su página se titula Colaboradores por defecto) y Espacio de bienvenida. Edita el Grupo por defecto o crea tus propios grupos, por ejemplo "Equipo de finanzas" o "Líderes de equipo".
- Los permisos no deciden quién aprueba un gasto (eso lo define tu flujo de aprobación) ni, si tu empresa paga por usuario, quién puede crear gastos (eso depende de ser usuario de Gastos). Consulta las preguntas frecuentes 4 y 5.
Cómo usarlo
- Ve a Configuración > Permisos.
- Haz clic en Ver grupo en un grupo (por ejemplo, Grupo por defecto, que incluye a todas las personas que no se han movido a otro grupo) o crea uno con Nuevo grupo personalizado.
- Desplázate hasta la sección Gastos.
- Marca los permisos que necesites. En los tres permisos que tienen alcance, marca también a quién se aplican (consulta la pregunta frecuente 8).
- Desplázate hasta el final y haz clic en Guardar. Si sales de la página sin guardar, se descartan los cambios.
Ojo: un permiso sin alcance (por ejemplo, Puede establecer gastos como pagados) también otorga Puede ver y descargar "Gastos" para toda la empresa. Consulta la pregunta frecuente 6.
Los permisos de Gastos
Permisos que se aplican a toda la empresa:
| Permiso | Qué permite hacer |
|---|---|
| Añadir nuevos gastos en nombre de otra persona | Crear gastos para otros colaboradores. Depende de tu plan. |
| Puede acceder a la configuración de gastos | Ver y cambiar Configuración > Gastos: tipos, formulario, tarifas, flujo de aprobación, controles de gastos y más. |
| Puede crear un gasto | Registrar sus propios gastos. Solo se muestra si tu empresa no paga por usuario. |
| Puede gestionar tarjetas | Gestionar todas las tarjetas de la empresa. |
| Puede reembolsar gastos | Reembolsar gastos con un archivo SEPA o mediante la nómina. Depende de tu plan. |
| Puede solicitar tarjetas | Solicitar tarjetas de un solo uso para sí mismos. |
| Puede ver transacciones | Ver todas las transacciones con tarjeta. |
| Puede establecer gastos como pagados | Usar Establecer como pagado en los gastos y Deshacer estado de pagado. |
| Aprobador global de Gastos | Aprobar, rechazar o actuar sobre cualquier gasto, sin importar lo que indique su flujo de aprobación. |
| Restablecer el flujo de aprobación de gastos | Reiniciar la aprobación de gastos pendientes, aprobados o rechazados. |
| Ver la entidad legal del colaborador | Ver a qué entidad legal pertenece cada colaborador. |
Permisos que puedes limitar a algunas personas (pregunta frecuente 8): Puede ver y descargar "Gastos" (ver la lista de gastos y exportarla), Puede editar gastos con estado pendiente, Puede eliminar gastos manuales rechazados.
Consejos y buenas prácticas
- Crea los grupos por rol (finanzas, líderes de equipo, asistentes), no por persona. Cuando alguien cambie de rol, muévelo a otro grupo.
- Otorga Aprobador global de Gastos a muy pocas personas: les permite decidir sobre cualquier gasto, saltándose tu flujo de aprobación.
- Otorga Puede acceder a la configuración de gastos solo a quienes sean responsables de tu política de gastos. También les permite cambiar tu flujo de aprobación y tus controles de gastos.
- Relacionado: ¿Cómo agrego personas a Gastos? · ¿Cómo configuro el flujo de aprobación? · ¿Cómo reviso los gastos con respecto a mi política de gastos? · ¿Quién puede gestionar y solicitar tarjetas de Factorial?
Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
Alguien con permisos sigue sin poder crear gastos.
Si tu empresa paga por usuario, la persona debe ser usuaria de Gastos. Consulta ¿Cómo agrego personas a Gastos?
Un líder de equipo ve los gastos de todos, no solo los de su equipo.
Revisa los permisos de un solo interruptor del grupo. Activar uno de ellos (por ejemplo, Puede establecer gastos como pagados) otorga Puede ver y descargar "Gastos" para toda la empresa.
No veo Añadir nuevos gastos en nombre de otra persona ni Puede reembolsar gastos.
Dependen de tu plan. Tu Account Manager puede confirmártelo.
Alguien no puede abrir ni hacer clic en nada en Configuración > Gastos (políticas, flujo de aprobación, controles de gastos).
Necesita Puede acceder a la configuración de gastos.
Un permiso que no marqué se activó solo.
Algunos permisos necesitan otros para funcionar, así que Factorial los activa por ti. Consulta la pregunta frecuente 6.
Mis cambios en los permisos desaparecieron.
Los cambios no se guardan hasta que haces clic en Guardar al final de la página; si sales sin guardar, se descartan.
Preguntas frecuentes
1. La configuración ahora se abre con One. ¿Los administradores todavía pueden cambiarla manualmente?
En su mayoría, sí: los tipos de gasto, el formulario de gastos, las tarifas, los grupos de gasto y la contabilidad se siguen cambiando manualmente. El flujo de aprobación y los controles de gastos solo se crean y cambian conversando con One: revisas el resultado y no cambia nada hasta que haces clic en Guardar. Necesitas Puede acceder a la configuración de gastos para ambos.
2. ¿Un colaborador puede pertenecer a más de un grupo de permisos?
No. Cada colaborador pertenece a un solo grupo. Para cambiar los permisos de alguien, muévelo a otro grupo o edita su grupo.
3. ¿Dónde quedó la lista de usuarios de Gastos? Antes estaba en Permisos.
Ahora está en Configuración > Suscripción > Usuarios de Gastos.
4. ¿Los permisos deciden quién aprueba un gasto?
No. Tu flujo de aprobación decide quién aprueba un gasto, y los revisores siempre pueden ver los gastos que se les pide revisar. Consulta ¿Cómo configuro el flujo de aprobación?
5. ¿Los permisos deciden quién puede crear gastos?
Si tu empresa paga por usuario, no: lo decide ser usuario de Gastos. Si no, lo decide el permiso Puede crear un gasto. Consulta ¿Cómo agrego personas a Gastos?
6. ¿Qué permisos de Gastos activan otros permisos automáticamente?
- Editar pendientes, eliminar rechazados, restablecer el flujo de aprobación, establecer como pagado, Aprobador global y ver la entidad legal activan Puede ver y descargar "Gastos". Los permisos sin alcance lo otorgan para toda la empresa, así que si alguien debe ver solo los gastos de su equipo, no le des un permiso sin alcance.
- Añadir nuevos gastos en nombre de otra persona también activa Puede crear un gasto y Puede ver y descargar "Gastos".
- Puede reembolsar gastos también activa Puede establecer gastos como pagados y el permiso de nómina para crear suplementos a partir de gastos.
- Puede acceder a la configuración de gastos también activa Editar la configuración de aprobaciones.
- Puede gestionar tarjetas activa los permisos de tarjetas y cuentas bancarias que necesita.
7. ¿Cómo configuro un grupo de permisos para mi equipo de finanzas?
Un equipo de finanzas típico revisa los gastos de todos, los reembolsa y mantiene la configuración al día. Ve a Configuración > Permisos y crea un grupo llamado, por ejemplo, "Equipo de finanzas". En Gastos, activa Puede ver y descargar "Gastos" Para toda la empresa, y luego Puede establecer gastos como pagados, Puede reembolsar gastos (si tu plan lo incluye) y Puede acceder a la configuración de gastos. Añade al grupo a las personas de tu equipo de finanzas y guarda.
8. ¿Qué permisos de Gastos puedo limitar a algunas personas (alcance) y a quiénes puedo limitarlos?
Se pueden limitar tres permisos. Eliges entre Para ellos mismos, Para sus subordinados directos e indirectos, Para las personas de los equipos que lideran, Para las personas de su entidad legal o Para toda la empresa:
| Permiso | Qué permite hacer |
|---|---|
| Puede ver y descargar "Gastos" | Ver la lista de gastos y exportarla. |
| Puede editar gastos con estado pendiente | Cambiar un gasto mientras espera aprobación. El gasto sigue pendiente y su aprobación no se reinicia. |
| Puede eliminar gastos manuales rechazados | Eliminar gastos rechazados que no se pagaron con tarjeta. |
Cualquier otro permiso de Gastos se aplica a toda la empresa.
9. ¿Cómo evito que los colaboradores vean los gastos de los demás?
Ve a Configuración > Permisos y abre el grupo al que pertenecen (para todos, el Grupo por defecto). En Gastos, establece Puede ver y descargar "Gastos" en Para ellos mismos o desmárcalo. Revisa también que el grupo no tenga activado ningún permiso sin alcance (por ejemplo, Puede establecer gastos como pagados), porque esos lo otorgan para toda la empresa. Haz clic en Guardar.
10. Alguien tiene el permiso, pero no ve los gastos de otra entidad legal. ¿Por qué?
Revisa el alcance de Puede ver y descargar "Gastos". Para las personas de su entidad legal limita el permiso a su propia entidad legal; elige Para toda la empresa para incluir las demás. Ver la entidad legal del colaborador solo muestra a qué entidad legal pertenece cada colaborador: no da acceso a sus gastos.
11. ¿Por qué alguien no puede ver Gastos > Gastos, o solo ve los gastos de algunos colaboradores?
Esa página muestra los gastos de otras personas. Se necesita Puede ver y descargar "Gastos" para sus subordinados directos e indirectos, los equipos que lideran o toda la empresa, o haber recibido una solicitud de revisión de un gasto. Cada persona ve sus propios gastos en Mis gastos > Mis gastos. Si la página no aparece para alguien que debería verla, consulta ¿Por qué no veo Gastos ni el botón Nuevo gasto?