Cuando alguien de tu equipo envía un gasto, te toca revisarlo. Factorial te avisa cada vez que un gasto te necesita y reúne todas tus solicitudes en una sola lista, en la web y en el móvil, para que no se te escapen solicitudes y nadie tenga que perseguirte.

Tus solicitudes de aprobación

Resumen

Eres aprobador cuando el flujo de aprobación de tu empresa te pide revisar los gastos de alguien, por ejemplo porque eres su responsable o trabajas en finanzas. No tienes que configurar nada: tu empresa decide quién aprueba qué.

Cómo se usa

Desde tus notificaciones

1. Cuando un gasto necesita tu revisión, recibes un correo con un enlace y una solicitud en tu Bandeja de entrada de Factorial (tu Bandeja de entrada de aprobaciones, no la de tu correo).
2. En tu Bandeja de entrada, cada solicitud muestra quién la envió, el importe y la categoría, por ejemplo "Revisa la solicitud de gasto de David Thompson". Ábrela para ver el gasto y decidir.

Desde la lista de gastos (web)

1. En el menú de la izquierda, ve a Gastos > Gastos de empleados.
2. Haz clic en Filtros y elige Aprobaciones pendientes > Mías. Ahora solo ves los gastos que esperan tu decisión.
3. Haz clic en un gasto para abrirlo.

Si tu empresa usa Controles de gastos, las pestañas de la parte superior ordenan los gastos pendientes según la recomendación de One: Necesitan revisión (una advertencia, fuera de la política o no se pudo revisar) y Listos para aprobar (dentro de la política). Entonces no hay pestaña Pendientes; sin Controles de gastos, usa Pendientes. Una pestaña sustituye los filtros que tenías, así que haz clic primero en la pestaña y después añade Aprobaciones pendientes > Mías.

La lista empieza con los gastos de los últimos 30 días (según la Fecha del documento). Para ver gastos más antiguos, cambia el filtro Fecha del documento.

Desde el móvil

1. Abre la app de Factorial y ve a tu Bandeja de entrada.
2. Toca la solicitud para abrirla y luego aprueba, rechaza o solicita cambios.

Consejos y buenas prácticas

Solución de problemas y preguntas frecuentes

Solución de problemas

No veo Gastos en el menú.
Ves Gastos > Gastos de empleados cuando te han pedido revisar al menos un gasto, o si tienes permiso para ver los gastos de otras personas. Hasta entonces, tus solicitudes están en tu Bandeja de entrada.

La lista dice que no hay nada pendiente, pero recibí un correo.

• Comprueba el filtro Fecha del documento: la lista empieza con los últimos 30 días. Amplíalo.
• Quita los demás filtros que hayas añadido y elige de nuevo Aprobaciones pendientes > Mías.
• Puede que otro aprobador del mismo paso ya haya decidido: basta con una aprobación por paso.

Un gasto que aprobé sigue apareciendo en la lista.
Si el flujo de aprobación tiene otro paso, el gasto sigue Pendiente hasta que decida el siguiente aprobador. Ábrelo: dice "Ya aprobaste este gasto. Pendiente de aprobación por [nombre]."

No encuentro un gasto que me asignaron.
Puede que se haya aprobado, rechazado o restablecido desde entonces. Comprueba su estado y pregunta al empleado o a tu administrador si cambió el flujo de aprobación.

Preguntas frecuentes

1. ¿Veo todos los gastos pendientes de la empresa?

No. Ves los gastos que te han pedido revisar. Si además tienes permiso para ver los gastos de otras personas (por ejemplo los de tu equipo o los de toda la empresa), también ves esos. Usa Aprobaciones pendientes > Mías para quedarte solo con los tuyos.

2. ¿Tengo que configurar algo para ser aprobador?

No. Tu empresa decide quién aprueba qué en su flujo de aprobación. Cuando el flujo te pide revisar un gasto, la solicitud te llega automáticamente.

3. ¿Puedo aprobar directamente desde el correo?

No. El correo enlaza al gasto en Factorial, donde lo apruebas, rechazas o solicitas cambios.

4. ¿Puedo revisar gastos desde la app móvil?

Sí. Abre tu Bandeja de entrada en la app y decide desde ahí.

5. ¿Puedo preguntarle a One qué gastos me están esperando?

Sí. Pregunta "¿Qué gastos están esperando mi aprobación?" y One los lista. Consulta ¿Cómo apruebo gastos con One?.