En Factorial los aprobadores pueden aprobar gastos, solicitar cambios, rechazarlos o marcarlos como pagados. Las alertas y las acciones en bloque agilizan el proceso y garantizan el cumplimiento de las políticas de la empresa. Una vez que hayas accedido a los gastos pendientes de revisión, puedes decidir el siguiente paso para cada uno. Factorial te ofrece cuatro opciones principales:

1. Aprobar un gasto

1. En tu barra lateral, ve a Gastos → Gastos
2. Abrir el gasto desde la lista
3. Revise el recibo, los detalles (monto, fecha, proyecto, categoría) y cualquier alerta ( Fuera de política o Fuera de presupuesto ).
4. Si todo está correcto, haga clic en Aprobar.
5. El gasto pasa al siguiente paso:
   • Otro nivel de aprobación, si corresponde
   • Aprobación final, si usted es el último aprobador

2. Solicitar cambios

1. En tu barra lateral, ve a Gastos → Gastos
2. Abrir el gasto desde la lista
3. Haga clic en Solicitar cambios si faltan detalles o son incorrectos (por ejemplo, categoría incorrecta, recibo incompleto)
4. Añade un comentario explicando qué necesita actualizarse
5. El gasto regresa al empleado con el estado Cambios solicitados
6. El empleado recibe una notificación

3. Rechazar un gasto

1. En tu barra lateral, ve a Gastos → Gastos
2. Abrir el gasto desde la lista
3. Utilice Rechazar si el gasto no debe reembolsarse (por ejemplo, no cumple con la política de la empresa)
4. Proporcione una razón en el cuadro de comentarios, para que el empleado comprenda la decisión.
5. El gasto permanecerá visible en el sistema con estado Rechazado

5. Marcar como pagado

Si usted es el aprobador final, puede cerrar el gasto marcándolo como Pagado .

1. En tu barra lateral, ve a Gastos → Gastos
2. Abrir el gasto desde la lista

Los gastos pagados son aquellos que ya han sido reembolsados al trabajador a través de alguno de los métodos admitidos:

• Reembolso de nómina : el importe se añade directamente a la próxima nómina del empleado
• Pago SEPA - Finanzas exporta el gasto a un archivo SEPA para transferencia bancaria directa

Gestionar alertas y excepciones

Al revisar un gasto, Factorial resalta automáticamente los problemas que pueden requerir una inspección más detallada:

• Fuera de política : el gasto viola una de las reglas de gastos de su empresa (por ejemplo, excede el viático, categoría incorrecta).
• Fuera de presupuesto : el gasto empujaría al proyecto/equipo/centro de costos más allá de su presupuesto asignado.

Aprobaciones masivas

Los aprobadores pueden actuar sobre múltiples gastos a la vez:

1. En tu barra lateral, ve a Gastos → Gastos
2. Filtro para aprobaciones pendientes
3. Seleccione varios gastos y aplique una acción (por ejemplo, Aprobar todo)
4. Factorial te avisará si algún gasto seleccionado incluye alertas ( fuera de política o fuera de presupuesto ). Revísalas cuidadosamente antes de aplicar acciones en bloque.