Respuestas rápidas a las preguntas que más hacen los colaboradores sobre cómo reportar gastos en Factorial, desde crear uno hasta recibir el reembolso. Cada respuesta enlaza al artículo completo cuando necesitas los pasos.

Consejos y buenas prácticas

Solución de problemas y preguntas frecuentes

Solución de problemas

No encuentro el botón Nuevo gasto.
Si tu empresa paga por usuario, debes estar agregado como usuario de Gastos; si no, necesitas el permiso para crear gastos. Consulta con tu administrador de RR. HH. o de finanzas. Consulta ¿Por qué no veo Gastos ni el botón Nuevo gasto?.

Factorial leyó mal el recibo.
Corrige los campos en el borrador antes de enviar. Todo lo que completa se puede editar. Consulta ¿Por qué no se sube mi recibo o por qué se leyó mal?.

No puedo enviar: "No se puede enviar para aprobación".
Falta un campo obligatorio, a menudo el recibo. El mensaje enumera lo que falta.

Pagué con mi tarjeta de Factorial pero no hay gasto.
Los gastos con tarjeta aparecen como borradores una vez que el pago se procesa. Si no hay ningún pago, probablemente se rechazó el pago con tarjeta: recibes una notificación "Pago en [comercio] rechazado" cuando eso ocurre. Pide a tu administrador que revise tu tarjeta. Consulta Falta un pago con tarjeta en Factorial. ¿Dónde está?.

Preguntas frecuentes

1. ¿Cuál es la forma más rápida de reportar un gasto o de agregar uno que ya pagué?

Empieza por el recibo: en la app móvil, ve a Gastos > Agregar > Gasto regular; en la versión web, Mis gastos > Mis gastos > Nuevo gasto > Gasto regular. Sube o fotografía el recibo, revisa los datos que Factorial completó y haz clic en Enviar para aprobación. Consulta ¿Cómo creo un gasto?.

2. Tengo varios recibos. ¿Los creo uno por uno?

No. Elige Subir recibos y One, nuestro asistente de IA, crea un gasto por recibo. Consulta ¿Cómo envío gastos mandando recibos a One?.

3. ¿Qué tipos de gastos puedo reportar?

Gasto regular (un recibo o factura), kilometraje (conducir tu propio vehículo por trabajo, con la tarifa de tu empresa) y dietas (una asignación diaria de viaje). Tu empresa decide cuáles están activados. Consulta ¿Cómo registro el kilometraje? y ¿Cómo registro dietas?.

4. ¿Necesito un recibo?

Para los gastos regulares, sí por defecto: no puedes enviar el gasto sin recibo (un administrador puede hacerlo opcional si tu plan permite personalizar el formulario). El kilometraje y las dietas no necesitan escanear un recibo. Consulta Gastos sin recibo.

5. Perdí el recibo. ¿Qué hago?

Pide una copia al comercio o descarga la factura desde tu reserva o tu cuenta. Si no puedes, pregunta a tu equipo de finanzas qué comprobante aceptan. Consulta Gastos sin recibo.

6. ¿Qué archivos puedo subir?

PDF, PNG, JPG o JPEG. Las fotos del iPhone (HEIC) se convierten automáticamente. Consulta ¿Por qué no se sube mi recibo o por qué se leyó mal?.

7. ¿Puedo editar un gasto que ya envié?

Mientras esté Pendiente, sí: ábrelo, haz clic en Restablecer a borrador y confirma con Restablecer, edítalo y haz clic en Enviar para aprobación. Si quien lo revisa pidió cambios, edítalo y envíalo de nuevo; una vez aprobado, rechazado o pagado, no se puede. Consulta ¿Cómo edito o retiro un gasto?.

8. Mi gasto fue rechazado. ¿Cómo lo vuelvo a enviar?

No puedes volver a enviar tú mismo un gasto rechazado. Lee el motivo en el gasto y luego crea un gasto nuevo con las correcciones. Si el rechazo fue un error, pide a alguien con el permiso (tu administrador o el equipo de finanzas) que restablezca su flujo de aprobación: vuelve a Pendiente. Consulta ¿Cómo corrijo un gasto que me devolvieron o rechazaron?.

9. Creé el mismo gasto dos veces.

Elimina la copia mientras sea un borrador. Si se enviaron ambos, retira uno con Restablecer a borrador y elimínalo. Consulta ¿Cómo gestiono los gastos duplicados?.

10. No puedo seleccionar mi tarifa de kilometraje o dietas.

Las tarifas las asigna tu empresa, por entidad legal o a personas concretas. Pide a tu administrador que te agregue a la tarifa correcta. Consulta ¿Cómo configuro las tarifas de kilometraje y dietas?.

11. El recibo está en otra moneda. ¿Qué ingreso?

Ingresa el importe y la moneda que aparecen en el recibo. Factorial lo convierte a la moneda en la que se te reembolsa, con el tipo de cambio de la fecha del recibo. Consulta ¿Cómo dejo correctos los importes de un gasto?.

12. ¿Cuándo me reembolsan?

Tras la aprobación, tu equipo de finanzas te lo reembolsa con tu nómina (En nómina), por transferencia bancaria (Enviado a pago) o lo marca como Pagado. Pregúntales su calendario. Consulta Estados y alertas de los gastos.

13. ¿Qué notificaciones recibo?

Por ejemplo cuando un gasto se aprueba, se rechaza o se devuelve para cambios ("Gasto revisado"), cuando hay borradores esperándote ("Gastos en borrador") y cuando alguien registra un gasto para ti. Puedes activar o desactivar cada una en tus ajustes de notificaciones. Consulta ¿Cómo configuro notificaciones y alertas de gastos?.

14. ¿Quién puede ver mis gastos?

Tú, las personas que los revisan y las personas a las que tu empresa da permiso para ver gastos (por ejemplo, tu equipo de finanzas).

15. ¿Por qué rechazaron mi gasto?

Abre el gasto: el motivo de tu aprobador está arriba. Indicar un motivo es opcional, así que si no hay ninguno, pregúntale a tu aprobador, por ejemplo en un comentario. Consulta ¿Cómo corrijo un gasto que me devolvieron o rechazaron?.

16. ¿Quién aprueba mi gasto a continuación?

Abre el gasto pendiente: su Historial de aprobación muestra los pasos ya realizados y a quién espera ahora. También puedes preguntarle a One, nuestro asistente de IA, por ejemplo "¿Quién tiene que aprobar mi gasto de taxi a continuación?". Consulta ¿Por qué un gasto está atascado en Pendiente o con el aprobador equivocado?.

17. ¿Puedo recibir un anticipo en efectivo antes de un viaje?

No. Gastos no tiene anticipos en efectivo: tú pagas, registras el gasto y te lo reembolsan una vez aprobado. Consulta Resumen de Gastos: qué hace por tu empresa.

18. ¿Cómo hago un informe de gastos de un viaje?

Crea un grupo de gasto para el viaje, agrega los costos (recibos, kilometraje, dietas) y envíalo para aprobación de una sola vez. Consulta ¿Cómo agrupo los gastos de un mismo viaje?.

19. ¿Qué ingreso cuando pasé la noche en un viaje de trabajo?

Registra el hotel como Gasto regular con la factura. Para una asignación diaria de viaje, usa Dietas si tu empresa lo tiene activado. Consulta ¿Cómo registro dietas?.

20. ¿Cómo subo gastos médicos?

Regístralos como cualquier otro gasto: Gasto regular, con el recibo adjunto. Que tu empresa reembolse o no los gastos médicos es decisión de tu empresa, así que consulta con tu equipo de finanzas.