Este artículo es para: aprobadores.
Respuestas rápidas a las preguntas que más hacen los aprobadores, con un enlace al artículo completo de cada una. Léelo si acabas de ser nombrado aprobador o si algo de un gasto no se ve como esperabas.
Consejos y buenas prácticas
- Filtra la lista por Aprobaciones pendientes > Mías para ver solo lo que te espera.
- Prefiere Solicitar cambios a Rechazar cuando el empleado pueda corregir el problema.
- Añade un motivo a cada rechazo o solicitud de cambios.
Artículos relacionados: ¿Cómo encuentro los gastos que tengo que aprobar? · ¿Cómo apruebo, rechazo o devuelvo un gasto? · ¿Cómo reviso un gasto de tarjeta? · ¿Por qué un gasto se queda en Pendiente o con el aprobador equivocado? · ¿Cómo corrijo un gasto devuelto o rechazado? · ¿Cómo apruebo gastos con One? · Estados y alertas de los gastos
Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
No encuentro un gasto asignado a mí.
Comprueba el filtro Aprobaciones pendientes > Mías y el filtro Fecha del documento (la lista empieza con los últimos 30 días). Puede que el gasto también lo haya decidido otro aprobador del mismo paso, se haya restablecido o se haya devuelto al empleado. Consulta ¿Cómo encuentro los gastos que tengo que aprobar?.
Un gasto lleva tiempo esperándome, pero no puedo aprobarlo.
Si tu empresa usa Controles de gastos, la aprobación empieza cuando terminan los controles, como máximo 1 hora después de enviar el gasto. Consulta ¿Por qué un gasto se queda en Pendiente o con el aprobador equivocado?.
Preguntas frecuentes
1. ¿En qué gastos tengo que actuar y qué significa cada estado?
Un gasto tiene un estado a la vez. Como aprobador, solo actúas sobre los gastos Pendientes que te esperan; todo lo posterior a Aprobado lo gestiona tu equipo de finanzas. Consulta Estados y alertas de los gastos.
| Estado | Qué significa | ¿Tienes que actuar? |
|---|---|---|
| Pendiente | Esperando una decisión. Ábrelo para ver a quién espera. | Sí, si te espera a ti |
| Cambios solicitados | Devuelto al empleado para que lo corrija | No, lo hace el empleado |
| Rechazado | La aprobación terminó con un rechazo | No |
| Aprobado | Todos los pasos de aprobación están completados | No, finanzas lo reembolsa |
| En nómina | Añadido a la nómina del empleado | No |
| Enviado a pago | Incluido en un archivo de transferencia SEPA | No |
| Pagado | Reembolsado, o marcado como pagado | No |
2. Me voy de vacaciones. ¿Puede alguien aprobar por mí?
Alguien con el permiso Aprobador global de gastos puede aprobar cualquier gasto pendiente con Aprobación global. Tu administrador también puede cambiar el flujo de aprobación con One para que tus gastos vayan a otra persona mientras estás fuera. Consulta ¿Cómo apruebo, rechazo o devuelvo un gasto?.
3. Rechacé un gasto por error. ¿Qué hago?
Pide a alguien con permiso para restablecer el flujo de aprobación (normalmente un administrador o finanzas). El gasto vuelve a Pendiente en el primer paso, así que puede que tengas que aprobarlo otra vez. Consulta ¿Cómo corrijo un gasto devuelto o rechazado?.
4. ¿Cómo sé si ya revisé un gasto?
Sale de tu lista de Aprobaciones pendientes > Mías. Si después de tu paso hay otro, muestra "Ya aprobaste este gasto. Pendiente de aprobación por [nombre]." Consulta ¿Cómo encuentro los gastos que tengo que aprobar?.
5. Un gasto manual no tiene recibo. ¿Puedo aprobarlo?
Puedes: las alertas y los controles nunca te impiden decidir. Pero recomendamos Solicitar cambios y pedir primero el recibo. Consulta ¿Cómo apruebo, rechazo o devuelvo un gasto?.
6. ¿Tengo que revisar los gastos con tarjeta si la tarjeta ya tiene límites?
Sí, pero es una revisión más ligera: comprueba el recibo y que fuera por trabajo. Consulta ¿Cómo reviso un gasto de tarjeta?.
7. ¿Por qué veo "En nómina", "Enviado a pago" o "Pagado"?
Estos estados vienen después de la aprobación, cuando tu equipo de finanzas reembolsa el gasto. No tienes que hacer nada. Consulta Estados y alertas de los gastos.
8. ¿Puedo aprobar varios gastos a la vez?
Sí. En Gastos > Gastos de empleados, selecciónalos y haz clic en Aprobar. También puedes pedírselo a One, por ejemplo "Aprueba los gastos que me esperan que estén dentro de la política". Consulta ¿Cómo apruebo gastos con One?.
9. ¿Las alertas de "Fuera de la política" o "Duplicado" me impiden aprobar?
No. Están para ayudarte a decidir. Añade un comentario cuando apruebes un gasto con una alerta. Solo ves las alertas de Duplicado si puedes ver todos los gastos de la empresa. Consulta ¿Cómo apruebo, rechazo o devuelvo un gasto?.
10. ¿Dónde puedo ver el historial completo de un gasto?
Abre el gasto: su Historial de aprobaciones muestra cada paso de aprobación y a quién espera, y su actividad muestra los comentarios y los cambios de estado. Consulta ¿Por qué un gasto se queda en Pendiente o con el aprobador equivocado?.
11. ¿Puedo aprobar gastos desde Slack o Microsoft Teams?
No. Gastos no envía solicitudes de aprobación a Slack ni a Microsoft Teams. Recibes un correo y una solicitud en tu Bandeja de entrada en Factorial, en la web o en la app móvil, y también puedes pedirle a One que apruebe por ti. Consulta ¿Cómo encuentro los gastos que tengo que aprobar? y ¿Cómo apruebo gastos con One?.