Este artículo es para: administradores, equipos de finanzas y aprobadores.
Los Controles de gastos quitan la revisión manual de encima de tu equipo. One, nuestro asistente de IA, revisa cada gasto con tu política de gastos en cuanto tiene los datos que necesita, y dice a empleados y revisores qué corregir, de modo que tu equipo solo revisa los gastos que requieren una decisión.
Controles de gastos
Resumen
Cada empresa empieza con 28 controles predefinidos (tabla de abajo) y tú agregas los tuyos con tus propias palabras. Los controles nunca impiden enviar ni aprobar. Los revisores deciden, salvo que configures tu flujo de aprobación para aprobar o rechazar automáticamente. ¿Buscas Políticas de gastos? Ahora son los Controles de gastos.
Qué necesitas: el permiso Puede acceder a la configuración de gastos y tener One activado en tu empresa. Configurar tus controles con One es gratis; cada gasto revisado usa 2 créditos de One (consulta la pregunta frecuente 14).
Cómo se usa
- Ve a Configuración > Gastos > Automatizaciones > Controles de gastos. La etiqueta junto al título muestra Activado o Desactivado.
- Haz clic en Editar controles. Se abre One con algunas sugerencias.
- Elige una, o describe tu regla y si es una advertencia o está fuera de la política, por ejemplo "Las personas pueden gastar como máximo £100 a la semana en comidas".
- One agrega cada regla que puede verificar en Marcas leves — advertencia o Marcas graves — fuera de la política, y te avisa si una regla no se puede comprobar.
- Sigue conversando para ajustar y luego haz clic en Guardar. Si sales de la página antes de guardar, pierdes el borrador.
Desactivar el interruptor junto a Controles de gastos envía todos los gastos a revisión manual a través de tu flujo de aprobación; tus controles se conservan.
Controles predefinidos
Las marcas graves significan fuera de la política; las leves son advertencias (consulta la pregunta frecuente 8).
| Grupo | Marcas graves (12) | Marcas leves (16) |
|---|---|---|
| Plazos | Fecha posterior al envío · fuera del contrato del empleado | Enviado más de 30 días después de la fecha del documento · fecha del documento con más de un día de diferencia con el recibo |
| Recibos | Faltante, ilegible, comprobante de terminal de tarjeta, sin detallar, facturado a otra empresa | |
| Qué se compró | Tabaco y juego, multas, tarjetas de regalo y efectivo, artículos del hogar, extras de hotel y viaje, cuidado personal, gastos familiares y de mascotas, suscripciones personales, donaciones | |
| Importes | Reclamar más de un 1 % por encima del total del recibo | La moneda difiere de la del recibo |
| Contexto | Sin motivo de negocio, invitados sin nombrar, la categoría no encaja | |
| Conviene revisar | Alcohol, clase business, fin de semana o festivo, ausencias (requiere el módulo de Ausencias), kilometraje en un día de alquiler de coche |
Lo que ven empleados y revisores
Cada gasto recibe un resultado (Dentro de la política, Advertencia, Fuera de la política o No se pudo revisar) con la explicación de One para cada marca. Los empleados lo ven en el borrador y pueden corregirlo antes. Los revisores ven una recomendación en la solicitud de aprobación, como "Se recomienda aprobar". La columna Alertas de la lista de gastos muestra las marcas.
Para aprobar automáticamente los gastos dentro de la política, usa el resultado en tu flujo de aprobación (consulta la pregunta frecuente 2).
Consejos y buenas prácticas
- Parte de los controles predefinidos y quita los que no encajen con tu empresa, en lugar de escribirlo todo desde cero.
- Usa advertencias para "conviene revisar" y fuera de la política para límites estrictos. Demasiadas marcas graves acostumbran a los revisores a ignorarlas.
- Decide qué pasa con los gastos que no se pudieron revisar en tu flujo de aprobación, para que nada se apruebe sin revisión por error.
- ¿Quieres que los empleados también lean tu política? Publícala como documento en el Manual. Los Controles de gastos la aplican; el Manual la comparte.
- Relacionado: ¿Cómo configuro el flujo de aprobación? · ¿Cómo manejo los gastos duplicados? · ¿Cómo detecta Factorial automáticamente duplicados y otros errores? · ¿Cómo redacto una política de gastos que One pueda revisar?
Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
- Un gasto dice que no se pudo revisar. Puede que tu empresa se haya quedado sin créditos de One, que el control no haya terminado en 1 hora o que haya habido un error temporal. Revísalo manualmente. Editar el gasto vuelve a ejecutar los controles.
- Un gasto sigue mostrando "Revisando la política de tu empresa..." Mientras se ejecutan los controles, el gasto muestra este mensaje. El empleado puede enviarlo de todos modos y la aprobación empieza como máximo tras 1 hora. Si se queda así más tiempo, contacta con nuestro equipo de soporte con el enlace al gasto.
- Los gastos no muestran ningún resultado. Comprueba que los Controles de gastos estén Activados, que hayas guardado al menos un control y que One esté activado. Los borradores solo se revisan cuando tienen todos los datos obligatorios.
- "No se pudieron guardar estos controles." El borrador de One no superó la validación. Pídele a One que refine los controles e inténtalo de nuevo.
- No veo el botón Editar controles. Comprueba que One esté activado en tu empresa y que tengas el permiso Puede acceder a la configuración de gastos.
Preguntas frecuentes
1. ¿Qué ven empleados y revisores con cada resultado de los Controles de gastos?
Cada resultado muestra un mensaje distinto al empleado y al revisor, además de una breve explicación de One para cada marca, como cuál era el límite y cuánto se superó:
| Resultado | El empleado ve | El revisor ve |
|---|---|---|
| Dentro de la política | "Listo para enviar" | "Se recomienda aprobar" |
| Advertencia | "Conviene revisar antes de enviar" (borrador) o "Tu aprobador podría preguntar por esto" (enviado) | "Se recomienda revisar" |
| Fuera de la política | "Es probable que te lo devuelvan" | "Se recomienda rechazar" |
| No se pudo revisar | Un mensaje que indica que el gasto no se revisó | Un mensaje que indica que el gasto no se revisó: revísalo manualmente |
2. ¿Puedo aprobar automáticamente los gastos dentro de la política?
Sí. En Configuración > Gastos > Flujo de aprobación, haz clic en Editar y pídele a One, por ejemplo: "Aprueba automáticamente los gastos que pasen los controles de gastos, envía las advertencias al gerente del empleado y envía a finanzas todo lo que esté fuera de la política." Luego revisa el flujo y haz clic en Guardar. Consulta ¿Cómo configuro el flujo de aprobación?.
3. ¿Qué hacen los Controles de gastos que no haga una revisión manual?
One revisa cada gasto y recomienda aprobar, echar un vistazo o rechazar, para que tu equipo solo dedique tiempo a los gastos que requieren una decisión. Comprueba tus reglas para gastos ordinarios, de kilometraje y dietas, y suma el gasto por día, semana o mes. Lee el recibo (factura detallada, IVA, alcohol o tabaco, tipo de negocio, totales que no cuadran), de modo que los totales que no cuadran o los importes editados se marcan antes de pagarse.
4. ¿Cómo ayudan los Controles de gastos a que los empleados dejen bien los gastos?
Los Controles de gastos muestran el resultado mientras el gasto aún es un borrador, con una explicación clara, para que los gastos lleguen bien a la primera y a las personas se les reembolse antes. One convierte tu política, escrita con tus palabras, en controles, y te avisa si una regla no se puede comprobar, de modo que tu política real se aplica a cada gasto en lugar de un PDF que nadie lee o un formulario que solo cubre algunos casos.
5. ¿Qué controles predefinidos recibe cada empresa?
Cada empresa empieza con 28 Controles de gastos predefinidos en seis grupos (plazos, recibos, qué se compró, importes, contexto, conviene revisar): 12 marcas graves y 16 leves, listados en la tabla de Controles predefinidos. Están activados por defecto. Pídele a One que edite o quite cualquiera: es gratis. Cada gasto revisado usa 2 créditos de One, una vez por gasto. El control de ausencias requiere el módulo de Ausencias. Si tenías políticas de gastos, tus reglas convertidas también se agregan.
6. ¿Qué puedo pedirle a One que revise?
Límites por gasto ("Los hoteles pueden costar como máximo £150 la noche"), límites en el tiempo (totales diarios, semanales o mensuales), plazos ("Marca cualquier gasto enviado más de 30 días después de la fecha del documento"), categorías, kilometraje y dietas (por ejemplo, una distancia máxima de kilometraje), reglas solo para algunas personas (por equipo, contrato u otros datos del empleado), lo que aparece en el recibo ("Las comidas de más de £50 necesitan una factura detallada con IVA", IVA, artículos prohibidos, tipo de negocio, o una moneda o categoría distinta a la del gasto) y comercios que nunca reembolsas, como casinos. Puedes ajustar los controles conversando, por ejemplo "pon el límite de comidas en £120 para el equipo de ventas" o "quita el control de fin de semana".
7. ¿Necesito un control para gastos duplicados o dietas que se solapan?
No. Factorial marca los gastos que parecen uno ya enviado, y las dietas que se solapan, sin necesidad de un control. Las alertas de duplicados solo las ven las personas que pueden ver todos los gastos de la empresa. Consulta ¿Cómo manejo los gastos duplicados? y ¿Cómo detecta Factorial automáticamente duplicados y otros errores?.
8. ¿Cuál es la diferencia entre una marca grave y una leve?
Una marca grave (fuera de la política) significa que One le dice al empleado que es probable que le devuelvan el gasto y aconseja al revisor no aprobarlo tal cual. Una marca leve (advertencia) significa que One avisa al empleado y pide al revisor que lo mire; el gasto sigue su curso. Dile a One cuál quieres para cada regla, por ejemplo "haz que un recibo faltante esté fuera de la política y que el control de fin de semana sea solo una advertencia".
9. ¿Cuándo se ejecutan los Controles de gastos?
Los controles empiezan cuando el gasto tiene todos sus datos obligatorios; mientras tanto los empleados pueden enviarlo. Los controles se ejecutan de nuevo cuando se edita el gasto (como borrador, en revisión o devuelto para cambios). Los gastos aprobados, rechazados y pagados no se revisan.
10. ¿Se notifica a alguien cuando terminan los Controles de gastos?
No. Nadie recibe un correo ni una notificación cuando terminan los controles. El resultado está en el gasto.
11. ¿El flujo de aprobación espera a los Controles de gastos?
Sí. El flujo de aprobación espera a que terminen los controles. Si no han terminado tras 1 hora, la aprobación empieza de todos modos y el gasto muestra que no se pudo revisar.
12. ¿Puedo filtrar la lista de gastos por resultado de la política?
La columna Alertas de la lista de gastos muestra Dentro de la política o el título de cada marca, y puedes usar el filtro Alertas para encontrar gastos con una marca. Para ver los gastos listos para aprobar, usa la pestaña Listos para aprobar en Gastos > Gastos de empleados. Consulta ¿Cómo encuentro los gastos que tengo que aprobar?.
13. ¿Qué pasó con mis políticas de gastos?
Se convirtieron en Controles de gastos, así que los gastos se siguen revisando con las mismas reglas, junto con los controles predefinidos. Las reglas convertidas son marcas leves (advertencias). Si una regla convertida se aplica a un grupo de personas, pídele a One que la actualice cuando se incorporen personas al grupo.
14. ¿Cuántos créditos de One usan los Controles de gastos?
Cada gasto revisado usa 2 créditos de One, una vez por gasto: volver a revisarlo tras una edición es gratis. Los verás como Reglas de política de gastos en el uso de tus créditos de One. Redactar o cambiar tus controles con One es gratis. Si tu empresa se queda sin créditos, los gastos nuevos no se revisan con tu política y se revisan manualmente. La detección de duplicados y los demás controles integrados siguen funcionando: no usan créditos.
15. Soy empleado. ¿Puedo desactivar el mensaje de política en mi gasto?
No, los administradores de tu empresa deciden si los controles están activados. El mensaje está para ayudarte: te dice qué corregir antes de enviar. Nunca te impide enviarlo.
16. ¿Puedo configurar los Controles de gastos sin One?
No. One es la única forma de crear y editar controles. Eso es lo que te permite escribir cualquier regla que necesite tu política. Tú sigues revisando cada cambio antes de guardar.
17. ¿Un revisor puede ignorar una marca?
Sí. Las marcas son recomendaciones: los revisores pueden aprobar un gasto con marcas, o rechazar uno que esté dentro de la política. La excepción es un flujo de aprobación que configuraste para aprobar o rechazar automáticamente.
18. ¿Puedo volver a ejecutar los controles en un gasto?
No hay un botón para eso. Los controles se ejecutan de nuevo automáticamente cuando se edita el gasto.
19. One dice que no puede revisar una de mis reglas. ¿Por qué?
One solo puede revisar lo que está en Factorial o en el recibo. Por ejemplo, no puede saber si una cena con un cliente se acordó por correo.
20. ¿One cambia mis controles por su cuenta?
No. Los cambios solo surten efecto cuando haces clic en Guardar.