Factorial le permite exportar datos de gastos para informes, análisis y propósitos contables. Puede exportar ya sea su vista actual o usar la exportación avanzada para acceder a más filtros y campos.
Hay dos maneras principales de exportar gastos:
- Exportar vista actual → Exporte rápidamente la lista tal como se muestra en pantalla, incluyendo filtros aplicados y columnas seleccionadas
- Exportación avanzada → Personalice filtros, selecciona campos adicionales, renombre etiquetas de columnas y reordene columnas para un análisis más profundo
Si un/a administrador/a hace Become para descargar una exportación como Gastos (PDF), Exportaciones Universales (Excel/CSV) o Facturas, el sistema detecta que la acción se realizó bajo Become.
En lugar de enviar el correo electrónico de exportación al/la usuario/a suplantado/a, Factorial identifica al/la administrador/a que inició la sesión de Become y envía la notificación de exportación y el archivo directamente a él/ella.
Esto asegura que los datos exportados siempre lleguen a la persona que realiza la acción durante la suplantación.
Exportar vista actual
Esta es la opción más rápida cuando desea una exportación simple de la tabla que está viendo actualmente.
- En su barra lateral, ve a Gastos → Gastos de empleados → Gastos
- Haga clic en los tres puntos
- Seleccione Exportar a CSV
- Se le notificará tanto por correo electrónico como en su bandeja de entrada
Columnas opcionales que puedes habilitar:
- Fecha de creación
- Tipo de documento
- Referencia interna
- Método de pago
- Monto reembolsable
Exportación avanzada
La exportación avanzada proporciona más flexibilidad, permitiéndole renombrar columnas, reordenarlas y extraer valores de múltiples niveles (por ejemplo, campos de impuestos y fechas de aprobación para hasta 5 niveles de aprobación).
- En su barra lateral, vaya a Gastos → Gastos de empleados → Gastos
- Seleccione Exportación avanzada en la parte superior de la lista
- Elija entre XSLX o CSV
- Establezca los filtros y complete los detalles
- Haga clic en Exportar
Filtros disponibles:
- Fecha de aprobación
- Presupuesto
- Categoría
- Fecha de creación
- Moneda del documento
- Fecha del documento
- Tipo de documento
- Tipo de gasto
- Propietario
- Entidad legal del propietario
- Pago
- Aprobaciones pendientes
- Fase
- Proyecto
- Moneda reembolsable
- Reportado por
- Enviado el
- Estado
- Equipo
- Transacción pagada tarde
Campos extraíbles incluyen:
- Alertas
- Fecha de aprobación
- Fecha de nivel de aprobación (hasta 5 niveles)
- Monto base (hasta 5 niveles)
- ID de presupuesto / Nombre de presupuesto
- Últimos 4 dígitos de la tarjeta
- Categoría / Subcategoría
- Centro de costos
- Fecha de creación
- Descripción
- Monto del documento, moneda, fecha, número, tipo
- Nombre / número de cuenta bancaria del empleado
- Fecha de finalización / Fecha de inicio
- Tasa de cambio
- ID de grupo de gastos / ID de gasto
- Tipo de gasto
- ID de grupo / Nombre de grupo
- Referencia interna
- Enlace a Factorial
- Tasa de kilometraje, unidad, kilometraje total, viaje redondo
- Ciclo de nómina
- Proyecto / Código de proyecto / Subproyecto
- Monto / moneda reembolsable
- Fecha de rechazo / motivo de rechazo
- Reportado por
- Estado
- NIT del proveedor (ID fiscal)
- Monto de impuesto y tipo de impuesto (hasta 5 niveles)
- Nombre del proveedor
Use la exportación avanzada cuando necesite conjuntos de datos detallados y personalizables para informes financieros o auditorías.
Si necesita un informe más personalizado, puede crear uno desde Analytics utilizando el generador de widgets, siempre que esté incluido en su plan.
Consejos y mejores prácticas
- Use la exportación de vista actual para listas rápidas
- Cambie a exportación avanzada para informes financieros, conciliaciones o cuando necesite datos de impuestos, aprobaciones de múltiples niveles o datos de presupuesto
- Renombre y reordene columnas en la exportación avanzada para que coincidan con las plantillas de informes de su empresa
- Guarde sus archivos de exportación (CSV o Excel) en un lugar seguro para cumplir con normativas y auditorías
FAQ
-
¿Puedo programar exportaciones automáticas?
No actualmente. Las exportaciones deben ser activadas manualmente.
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¿Qué formatos son compatibles?
Las exportaciones están disponibles en CSV y Excel. Los grupos de gastos también pueden ser exportados como PDF.
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¿Puedo cambiar el orden de las columnas?
Sí, en la interfaz de usuario para la vista actual y en la exportación avanzada para archivos descargados.