Este artículo es para: administradores y equipos de finanzas.
El formulario de gastos decide qué datos rellenan las personas al crear un gasto y cuáles no pueden omitir. Pide desde el principio lo que necesita tu equipo de finanzas y dejarás de perseguir a la gente por un centro de coste o un número de IVA que faltan cuando ya enviaron el gasto.
Configura el formulario de gastos
Resumen
- Hay un formulario por cada tipo de gasto: Gasto regular, Kilometraje y Gasto de dietas. Cada formulario es el mismo para toda la empresa, en la web y en la app móvil.
- Para cada campo decides si se muestra y si es Obligatorio u Opcional. Algunos campos no se pueden cambiar porque Factorial los necesita (consulta Solución de problemas).
- Los cambios solo se aplican a los gastos nuevos.
Necesitas el permiso Puede acceder a la configuración de gastos. La personalización completa del formulario depende de tu plan (consulta Solución de problemas).
Cómo usarlo
- Ve a Configuración > Gastos.
- En el menú de la izquierda, en Configuración, haz clic en Formulario de gastos.
- Elige el formulario: Gasto regular, Kilometraje o Gasto de dietas.
- Usa el interruptor de un campo para mostrarlo (activado) u ocultarlo (desactivado).
- Para hacer un campo obligatorio, haz clic en su botón de configuración (el engranaje).
- Activa Obligatorio y haz clic en Aceptar. El campo mostrará entonces Obligatorio bajo su nombre en lugar de Opcional.
Los cambios se guardan de inmediato ("Campo actualizado correctamente") y se aplican a los gastos nuevos.
Campos que dependen del documento
Las facturas tienen requisitos legales que los recibos no tienen. Por eso Nombre del proveedor, NIF del proveedor, Número de documento y Tipo de impuesto tienen cada uno dos filas en Formulario de gastos > Gasto regular: Facturas (siempre obligatorio, no se puede cambiar) y Recibo y otros documentos (configúralo según lo necesites).
Haz obligatoria la subcategoría
Si usas subcategorías para enviar los gastos a la cuenta contable correcta, asegúrate de que nadie las deje vacías:
- En Formulario de gastos, activa el campo Subcategoría.
- Abre su configuración y activa Obligatorio.
- Para gestionar las subcategorías en sí, haz clic en Ir a la configuración de categorías. Consulta ¿Cómo configuro las categorías y subcategorías de gastos?
Un gasto de una categoría que tiene subcategorías ya no se podrá enviar ni aprobar sin una. Las categorías sin subcategorías no se ven afectadas.
Consejos y buenas prácticas
- Empieza con pocos campos obligatorios. Cada uno añade tiempo a todos los gastos; exige solo lo que tu contabilidad o tu política realmente necesiten.
- Si recuperas el IVA, haz obligatorio también el Tipo de impuesto en Recibo y otros documentos.
- Cuando los colaboradores añaden un recibo, Factorial lo lee y sugiere valores para el formulario. Ellos los revisan antes de enviar.
- Para mostrar el campo Proyectos o Centros de coste, tu empresa debe usar proyectos o centros de coste en Factorial.
- Relacionado: ¿Cómo configuro las categorías y subcategorías de gastos? · ¿Cómo elijo qué tipos de gastos pueden crear los colaboradores? · ¿Cómo configuro las tarifas de kilometraje y dietas?
Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
No puedo ocultar ni cambiar un campo.
Algunos campos siempre se muestran y son obligatorios porque Factorial los necesita para calcular y registrar el gasto: por ejemplo, Categoría, Fecha del documento, Moneda del documento e Importe total del documento en los gastos regulares, o Kilometraje total en kilometraje. La personalización del formulario depende de tu plan. Si todos los interruptores están en gris, tu empresa conserva el formulario por defecto; tu Account Manager puede confirmarte qué incluye tu plan.
Un colaborador ve "Este campo no puede estar vacío" o "Selecciona una opción".
El campo Subcategoría es obligatorio y el gasto no tiene ninguna. El mensaje es "Este campo no puede estar vacío" en la web y "Selecciona una opción" en la app móvil. Pídele que elija una subcategoría.
Los colaboradores no ven el cambio.
Los cambios en el formulario solo se aplican a los gastos nuevos; los gastos ya creados conservan sus datos. Pídeles que actualicen la página o que vuelvan a abrir la app móvil.
Un gasto no se puede enviar por la subcategoría, pero la categoría no tiene ninguna.
Una subcategoría obligatoria solo se aplica cuando la categoría tiene subcategorías activas. Si la categoría no tiene ninguna y el gasto sigue bloqueado, contacta con nuestro equipo de soporte y envía el enlace al gasto.
Cambié el formulario de Kilometraje pero no cambia nada.
Si Kilometraje está desactivado en Tipos de gasto, la configuración de su formulario no se aplica hasta que lo vuelvas a activar.
Preguntas frecuentes
1. ¿Esta configuración se aplica también a la app móvil?
Sí. El formulario es el mismo en la web y en la app móvil.
2. ¿Distintos equipos pueden tener formularios distintos?
No. El formulario es el mismo para toda la empresa. Para aplicar reglas distintas a personas distintas, usa los controles de gastos. Consulta ¿Cómo reviso los gastos con respecto a mi política de gastos?
3. ¿Puedo ocultar las dietas por completo?
Sí. Desactiva Dietas en Tipos de gasto. Consulta ¿Cómo elijo qué tipos de gastos pueden crear los colaboradores?
4. ¿Todavía puedo editar el formulario de gastos manualmente o todo se hace con One?
Sí, el formulario de gastos se edita manualmente en Configuración > Gastos > Formulario de gastos. Solo el flujo de aprobación y los controles de gastos se configuran conversando con One.