Este artículo es para: equipos de finanzas, equipos de RR. HH. y administradores.
Si gestionas la nómina en Factorial, añade los gastos aprobados a la nómina del empleado en unos clics. El dinero se paga a través de la nómina, en el periodo que elijas, sin preparar transferencias bancarias aparte, y los empleados pueden seguir cada gasto desde Aprobado hasta En nómina.
Añade los gastos aprobados a la nómina
Resumen
Cada gasto aparece en la nómina como una compensación, bajo su categoría de gasto.
Antes de empezar
- Tu empresa usa Factorial Nómina o Compensaciones, y tu plan incluye el reembolso de gastos a través de la nómina.
- Tienes los permisos Puede reembolsar gastos y Crear suplementos a partir de gastos.
- Los gastos están Aprobados y los pagó el empleado (de su bolsillo, incluidos kilometraje y dietas). Los gastos con tarjeta no se reembolsan.
- El importe a reembolsar está en la misma moneda que el salario del empleado.
- Cada categoría de gasto tiene un título de compensación, así que sabe cómo aparecer en la nómina.
Cómo usarlo
- Ve a Gastos > Gastos de empleados y haz clic en la pestaña Aprobados (en una pantalla estrecha está en +2 Más).
- Selecciona los gastos que quieres reembolsar. Para reembolsar un solo gasto, también puedes abrirlo y hacer clic en Reembolsar en la parte superior.
- En la barra inferior, haz clic en Reembolsar. La flecha junto al botón muestra otras formas de reembolso, si tu empresa las tiene.
- En Reembolso en nómina, elige Periodo actual ("El reembolso se incluirá en el periodo en curso.") o Periodo siguiente ("El reembolso se incluirá en el próximo periodo.").
- Haz clic en Reembolsar. Los gastos pasan a En nómina y se mueven a la pestaña Pagados, y cada uno se añade a la nómina del empleado como una compensación.
Quita un gasto de la nómina
Cómo usarlo
¿Añadiste un gasto al periodo equivocado o por error? Quítalo mientras ese periodo de nómina siga abierto.
- En Gastos > Gastos de empleados, haz clic en la pestaña Pagados y busca el gasto En nómina.
- Selecciónalo y haz clic en Eliminar de la nómina en la barra inferior. Se quita al instante, sin confirmación.
- El gasto vuelve a Aprobado, listo para reembolsarse de nuevo.
Con One
Pídeselo a One, nuestro asistente de IA, por ejemplo "Añade los gastos aprobados de Ana a la próxima nómina". One añade los gastos, o un grupo de gastos entero, a la nómina. Si no indicas Periodo actual o Periodo siguiente, One siempre pregunta. Para deshacerlo, pide "Quita el gasto del hotel de la nómina de Ana". One necesita los mismos permisos y el mismo plan que los pasos anteriores: si no puedes reembolsar en nómina en Factorial, One tampoco.
Consejos y buenas prácticas
- Elige el periodo a propósito. Elige Periodo actual mientras esté abierto, o Periodo siguiente si está cerrado o quieres que se pague más tarde.
- Asigna tus categorías una sola vez. En la ventana de la nómina, Gestionar categorías te lleva a donde cada categoría de gasto recibe su título de compensación. Consulta ¿Cómo configuro cómo aparecen los gastos en la nómina?.
- Otras formas de reembolsar: si el empleado no cobra por la nómina de Factorial, o el gasto está en otra moneda, usa ¿Cómo reembolso gastos con un archivo SEPA? (solo euros) o ¿Cómo marco un gasto como pagado o lo deshago?.
Artículos relacionados: ¿Cómo reembolso gastos con un archivo SEPA? · ¿Cómo marco un gasto como pagado o lo deshago? · ¿Cómo apruebo, rechazo o devuelvo un gasto? · Gastos en otra moneda
Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
"Reembolso en nómina no disponible" ("Asigna un título de compensación a todas las categorías de gasto para activar el reembolso.")
Al menos uno de los gastos tiene una categoría sin título de compensación. Asígnale uno y vuelve a intentarlo.
"Solo puedes reembolsar gastos en la misma moneda que el salario del empleado."
El importe a reembolsar está en una moneda distinta a la del salario del empleado. Reembólsalo con un archivo SEPA (solo euros) o márcalo como pagado cuando lo hayas pagado de otra forma.
"No puedes añadir nuevas compensaciones al periodo actual."
El periodo actual está cerrado. Elige Periodo siguiente.
"El periodo de la política está cerrado" al quitar un gasto de la nómina.
Ese periodo de nómina está cerrado, así que la línea de la nómina no se puede cambiar. El gasto sigue En nómina. Consulta con tu equipo de nómina.
"El importe no puede ser "0" para el gasto con id…".
Un gasto con importe a reembolsar cero no se puede añadir a la nómina. Revisa el importe reembolsable (o el importe, si no hay un importe reembolsable). Si no se le debe nada al empleado, no hay nada que pagar por nómina.
No veo "Reembolsar" ni "Reembolsar en nómina" en su menú.
Comprueba que el gasto esté Aprobado y sea de su bolsillo, que tu empresa use Factorial Nómina o Compensaciones, y que tengas Puede reembolsar gastos y Crear suplementos a partir de gastos.
Preguntas frecuentes
1. ¿Puedo quitar gastos de una nómina que sigue abierta?
Sí. Eliminar de la nómina borra la compensación y el gasto vuelve a Aprobado. Cuando el periodo de nómina está cerrado, puede rechazarse con "El periodo de la política está cerrado" y el gasto sigue En nómina. Necesitas los mismos permisos que para añadir gastos a la nómina.
2. ¿En qué moneda se reembolsan los gastos?
En la moneda reembolsable del gasto. Por defecto es la moneda de la entidad legal del empleado (o del grupo de gastos). Para reembolsar por nómina, debe coincidir con la moneda del salario del empleado. Consulta Gastos en otra moneda.
3. ¿"En nómina" cambia a "Pagado" cuando se paga la nómina?
No. En nómina es el estado final de los gastos reembolsados a través de la nómina.
4. ¿Necesito Factorial Nómina?
Sí, Factorial Nómina o Compensaciones. Si gestionas la nómina en otro sitio, usa un archivo SEPA o marca el gasto como pagado.
5. ¿Qué ve el empleado cuando un gasto se reembolsa por nómina?
El empleado ve el estado En nómina en su gasto, y el importe en su nómina como una compensación bajo su categoría de gasto.