Sube un recibo, factura o ticket (foto o archivo) desde tu teléfono o la versión web. Factorial completa el proveedor, el importe, la fecha y los impuestos; tú revisas y envías.

Crear un gasto a partir de un recibo

Resumen

Úsalo para cualquier cosa que hayas pagado por trabajo: una comida, un taxi, un hotel, material de oficina. ¿Kilometraje o dietas? Usa Kilometraje o Dietas en su lugar (pregunta frecuente 4). ¿Pagaste con una tarjeta de Factorial? El gasto ya te está esperando como borrador: consulta Gastos con tarjeta y gastos manuales.

Cómo usarlo

En la app móvil

1. Abre Gastos.
2. Toca Agregar y elige Gasto regular.
3. Toma una foto del recibo o elige un archivo.
4. Revisa los datos completados y llena los campos que falten.
5. Toca Enviar para aprobación.

En la versión web

1. Ve a Mis gastos > Mis gastos.
2. Haz clic en Nuevo gasto y elige Gasto regular.
3. En la ventana Subir un documento, arrastra tu recibo al recuadro o haz clic en Arrastra y suelta aquí o haz clic para buscar. Factorial empieza a leerlo de inmediato.
4. En unos segundos se abre el borrador. Revisa el proveedor, el importe, la fecha y los impuestos con el recibo. Haz clic en Editar para agregar lo que pide tu empresa (subcategoría, proyecto, descripción) y luego en Guardar.
5. Si ves "Conviene revisar antes de enviar", corrige lo que indica (por ejemplo, el motivo del gasto) hasta que veas "Listo para enviar".
6. Haz clic en Enviar para aprobación. Verás "Enviado para aprobación."

¿Aún no tienes el archivo? Haz clic en Omitir este paso para completar el gasto a mano y agregar el recibo más tarde.

Crear varios gastos a la vez con One

Cómo usarlo

1. En Mis gastos > Mis gastos, haz clic en Nuevo gasto y elige Subir recibos (aparece cuando One está activado para ti).
2. Elige hasta 10 archivos de recibos. One, nuestro asistente de IA, crea un gasto por cada uno.
3. Revisa el resumen de One y luego indícale que los envíe o que los deje como borradores. Consulta ¿Cómo envío gastos mandando recibos a One?

Consejos y buenas prácticas

Solución de problemas y preguntas frecuentes

Solución de problemas

No encuentro el botón Nuevo gasto (o mi colaborador no puede crear gastos).
Casi siempre se debe a que la persona no se agregó a Gastos. Si tu empresa paga por usuario, solo los usuarios de Gastos pueden crear gastos, y en la app móvil falta el botón Agregar por el mismo motivo. Consulta ¿Por qué no veo Gastos ni el botón Nuevo gasto? para ver todas las causas.

• Colaborador: pide a tu administrador de RR. HH. o de finanzas que te agregue a Gastos.
• Administrador: agrega a la persona como usuario de Gastos (¿Cómo agrego personas a Gastos?). Si tu empresa no paga por usuario, revisa el permiso Puede crear un gasto en Configuración > Permisos.

"No se puede enviar para aprobación" con una lista de campos faltantes.
Tu empresa exige esos campos. Haz clic en el gasto, complétalos y envíalo de nuevo.

"El importe reembolsable no puede superar el importe del recibo".
No puedes reclamar más de lo que indica el recibo. Revisa el importe en el recibo. Si pagaste en otra moneda, consulta ¿Cómo dejo correctos los importes de un gasto?.

La carga falla o un campo se leyó mal (por ejemplo "La fecha del documento no puede ser más de 1 día posterior a hoy").
Corrige el campo en el borrador. Para ver cada mensaje de carga y su solución, consulta ¿Por qué no se sube mi recibo o por qué se leyó mal?.

Preguntas frecuentes

1. ¿Qué archivos puedo subir?

PDF, PNG, JPG o JPEG. Las fotos del iPhone (HEIC) se convierten automáticamente.

2. ¿Qué pasa si Factorial lee algo mal?

Cámbialo en el borrador antes de enviar. Lo que lee Factorial es una sugerencia: todos los campos se pueden editar y tú eres quien lo envía.

3. ¿Puedo poner varios recibos en una sola foto o subir muchos a la vez?

Con Subir recibos (One), sí: elige hasta 10 archivos y crea un gasto por cada recibo. La ventana Subir un documento admite un recibo a la vez.

4. ¿Puedo crear gastos de kilometraje y de dietas de la misma forma?

Usa Kilometraje o Dietas en el mismo menú Nuevo gasto (en el móvil, Agregar > Kilometraje o Dietas). No necesitan escanear un recibo. Consulta ¿Cómo registro el kilometraje? y ¿Cómo registro dietas?.

5. ¿Qué pasa después de enviar un gasto para aprobación?

El gasto llega a tus aprobadores y su estado cambia de Borrador a Pendiente. Síguelo en Mis gastos > Mis gastos. Consulta Estados y alertas de los gastos.

6. Me equivoqué después de enviar. ¿Puedo retirar el gasto?

Sí, mientras el gasto esté Pendiente: haz clic en Restablecer a borrador para retirarlo, corrígelo y envíalo de nuevo. Consulta ¿Cómo edito o retiro un gasto?.

7. ¿Las verificaciones de gastos me impiden enviar un gasto?

No. Si tu empresa usa verificaciones de gastos, Factorial revisa el borrador con la política de gastos mientras lo miras y muestra un mensaje breve, como "Conviene revisar antes de enviar" o "Listo para enviar". El mensaje nunca te impide enviar.

8. ¿Cuándo puedo usar Subir recibos con One?

Nuevo gasto > Subir recibos aparece cuando One está activado para ti y puedes crear gastos. Puedes subir hasta 10 recibos a la vez, o una foto con varios recibos, y One crea un gasto por cada uno.

9. ¿Qué pestañas tiene la página de un gasto?

En la versión web, un gasto se abre en una página completa con pestañas, entre ellas Detalles, Distribución de costos, Comentarios y Documentos vinculados. Distribución de costos muestra el presupuesto, el proyecto, el subproyecto y los centros de costos a los que se carga el gasto, con el porcentaje de cada centro de costos. En Comentarios hablan colaboradores, aprobadores y finanzas sobre el gasto, y Documentos vinculados enumera los archivos adjuntos. Consulta ¿Cómo veo a qué proyectos o centros de costos se carga un gasto? y ¿Cómo dejo un comentario en un gasto?.

10. ¿Quién ve mi recibo?

Queda adjunto al gasto para tu aprobador y el equipo de finanzas.