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Monitorização dos custos de software com o Sistema de Acompanhamento de Faturas

Saiba como controlar fácil e automaticamente os seus custos de software utilizando a Caixa de correio

Centralize e automatize suas faturas utilizando nossa caixa de correio com tecnologia OCR. Permita que nosso sistema atualize automaticamente os custos de seus aplicativos por meio de nosso endereço de e-mail dedicado.

 

Receber faturas de software na Caixa de correio

  1. Aceder à secção Fatura:
    • Navegue até à barra lateral e clique em Despesas > Faturas
  2. Recuperar o endereço de e-mail:
    • Copie o endereço de e-mail apresentado no canto superior direito.
  3. Integração com a faturação do software:
    • Cole o endereço de e-mail na secção de faturação do seu software.
    • Exemplo: Para receber as faturas do Figma, insira o e-mail fornecido nas definições de faturação do Figma.
  4. E pronto! A partir de agora, as faturas serão recebidas na caixa de correio da Factorial

 

Utilizar a caixa de correio

Tem à sua disposição uma caixa de correio onde pode receber e visualizar todas as faturas das aplicações por correio eletrónico. Funciona apenas como caixa de entrada, pelo que não poderá utilizar este endereço para responder ou enviar mensagens de e-mail.

  1. Aceder à sua caixa de correio:
    • Vá a Despesas > Faturas e clique em Ir para a caixa de correio no canto superior direito.
  2. Visualizar faturas:
    • Abra os e-mails recebidos na caixa de correio para aceder às faturas de software anexadas.

 

Automatização dos custos de software: processo de avaliação e aprovação

  1. Navegar na gestão de faturas:
    • Aceda a Despesas > Facturas
  2. Revisão de faturas:
    • Vá para o separador A avaliar para ver as faturas recebidas
    • Abra uma fatura para avaliar os campos pré-preenchidos processados pelo OCR
  3. Processo de aprovação:
    • Verifique e complete todas as informações em falta.
    • É necessário Associar o recurso (software).
    • Clique em Aprovar para mover a fatura para o separador Aprovado.

O montante do custo da fatura será automaticamente apresentado na secção de custos do software. Verifique!

 

Sempre que se recebe uma fatura, é necessário verificar o fornecedor atribuído e adicionar o recurso associado correspondente. Para simplificar o processo e evitar ter de atribuir manualmente o recurso associado a cada fatura, é possível definir um software predefinido para cada fornecedor na secção Fornecedores. Uma vez feito isso, o recurso associado será automaticamente atribuído às facturas com base no fornecedor especificado.

 

 

Compreenda os estados das faturas

  • A processar: as faturas estão atualmente a ser processadas com o sistema de OCR e não podem ser tomadas quaisquer medidas neste momento.
  • A avaliar: neste estado, o(a) gestor(a) de TI tem de abrir a fatura, verificar os campos pré-preenchidos, preencher os campos restantes e aprovar a fatura.
  • Aprovado: aqui, pode encontrar todas as faturas que foram aprovadas. Os custos destas serão automaticamente refletidos na página do software.

 

Carregamento manual do custo do software a partir da página do software

Embora a forma mais automatizada de atualizar a gestão de custos do software seja através do nosso sistema de acompanhamento de faturas, pode ainda carregar manualmente a sua através da página do software.

  1. Adicionar através da página do software:
    • Aceda à página dedicada do software
    • Clique em Novo custo
  2.  Carregar e aprovar:
    • Carregue a fatura de software e clique em Guardar
    • Reveja e preencha todos os campos necessários
    • Clique em Aprovar para finalizar
  3. O valor do custo da fatura será automaticamente apresentado.

Os carregamentos manuais são uma alternativa, quando necessário, embora recomendemos a automatização com o nosso sistema de acompanhamento de faturas para um acompanhamento perfeito dos custos.

 

 

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