Centralize e automatize suas faturas utilizando nossa caixa de correio com tecnologia OCR. Permita que nosso sistema atualize automaticamente os custos de seus aplicativos por meio de nosso endereço de e-mail dedicado.
Receber faturas de software na Caixa de correio
-
Aceder à secção Fatura:
- Navegue até à barra lateral e clique em Despesas > Faturas
-
Recuperar o endereço de e-mail:
- Copie o endereço de e-mail apresentado no canto superior direito.
- Copie o endereço de e-mail apresentado no canto superior direito.
-
Integração com a faturação do software:
- Cole o endereço de e-mail na secção de faturação do seu software.
- Exemplo: Para receber as faturas do Figma, insira o e-mail fornecido nas definições de faturação do Figma.
- E pronto! A partir de agora, as faturas serão recebidas na caixa de correio da Factorial
Utilizar a caixa de correio
Tem à sua disposição uma caixa de correio onde pode receber e visualizar todas as faturas das aplicações por correio eletrónico. Funciona apenas como caixa de entrada, pelo que não poderá utilizar este endereço para responder ou enviar mensagens de e-mail.
-
Aceder à sua caixa de correio:
- Vá a Despesas > Faturas e clique em Ir para a caixa de correio no canto superior direito.
-
Visualizar faturas:
- Abra os e-mails recebidos na caixa de correio para aceder às faturas de software anexadas.
Automatização dos custos de software: processo de avaliação e aprovação
-
Navegar na gestão de faturas:
- Aceda a Despesas > Facturas
-
Revisão de faturas:
- Vá para o separador A avaliar para ver as faturas recebidas
- Abra uma fatura para avaliar os campos pré-preenchidos processados pelo OCR
-
Processo de aprovação:
- Verifique e complete todas as informações em falta.
- É necessário Associar o recurso (software).
- Clique em Aprovar para mover a fatura para o separador Aprovado.
O montante do custo da fatura será automaticamente apresentado na secção de custos do software. Verifique!
Apenas a primeira vez que se recebe uma nova fatura de um novo fornecedor requer uma operação manual para verificar e associar o recurso, o que é essencialmente ligá-lo ao software. Assim que o fornecedor estiver ligado ao software, as faturas futuras desse fornecedor serão automaticamente apresentadas na secção de custos do software.
Compreenda os estados das faturas
- A processar: as faturas estão atualmente a ser processadas com o sistema de OCR e não podem ser tomadas quaisquer medidas neste momento.
- A avaliar: neste estado, o(a) gestor(a) de TI tem de abrir a fatura, verificar os campos pré-preenchidos, preencher os campos restantes e aprovar a fatura.
- Aprovado: aqui, pode encontrar todas as faturas que foram aprovadas. Os custos destas serão automaticamente refletidos na página do software.
Carregamento manual do custo do software a partir da página do software
Embora a forma mais automatizada de atualizar a gestão de custos do software seja através do nosso sistema de acompanhamento de faturas, pode ainda carregar manualmente a sua através da página do software.
-
Adicionar através da página do software:
- Aceda à página dedicada do software
- Clique em Novo custo
- Carregar e aprovar:
- Carregue a fatura de software e clique em Guardar
- Reveja e preencha todos os campos necessários
- Clique em Aprovar para finalizar
- O valor do custo da fatura será automaticamente apresentado.
Os carregamentos manuais são uma alternativa, quando necessário, embora recomendemos a automatização com o nosso sistema de acompanhamento de faturas para um acompanhamento perfeito dos custos.