Com esta funcionalidade, pode agora atribuir uma despesa ao projeto e subprojeto correspondentes, de modo a poder responder mais tarde a perguntas como: quanto a empresa gasta em despesas com este projeto específico?
Os gestores de despesas podem exigir que os colaboradores associem as suas despesas ao projeto ou subprojeto adequado, ativando um campo específico no Formulário de despesas.
Como adicionar o campo "Projetos" ao Formulário de despesas
- Na sua barra lateral, aceda a Configurações
- Desloque-se para baixo até Finanças
- Clique em Despesas
- Abra o Formulário de despesas onde pretende adicionar o campo de projeto
- Ative a opção Projetos
💡 O campo de Projetos pode ser configurado como facultativo ou obrigatório.
- Quando configurado como obrigatório, o(a) colaborador(a) e/ou o(a) gestor(a) de despesas terá de selecionar um Projeto e um Subprojeto para qualquer despesa.
- O subprojeto só deve ser obrigatório se um projeto tiver subprojetos.
- Sem esta informação, a despesa não pode ser enviada para aprovação e não pode ser aprovada.
- O(a) colaborador(a) deve estar atribuído(a) a um projeto ou subprojeto para poder selecioná-los.
Como reportar uma despesa de projeto/subprojeto
- Na sua barra lateral, aceda a Minhas despesas
- Clique em Adicionar despesa
- Selecione se é uma despesa regular ou uma despesa de quilometragem
- Se tiver um documento para carregar, faça-o; caso contrário, clique em Saltar este passo
- Preencha as informações
- Selecione o projeto
- Se aplicável, selecione o subprojeto
- Preencha as restantes informações
- Clique em Enviar para aprovação
💡 Só são visíveis os projetos abertos atribuídos ao/à colaborador(a) que reporta a despesa.
Como filtrar as despesas por projetos
Os gestores de despesas podem filtrar por projetos na visualização da lista de despesas, de modo a concentrarem-se melhor na revisão das despesas de um projeto específico.
- Na sua barra lateral, clique em Despesas
- Clique em Adicionar filtro
- Selecione Projeto
- Escolha o projeto pelo qual pretende filtrar
Como exportar informações de projetos e subprojetos de despesas
Os gestores de despesas podem descarregar e exportar as informações das despesas e ver uma coluna com o projeto e o subprojeto a que cada despesa está associada.
- Na sua barra lateral, vá para Despesas
- Clique no ícone dos três pontos, no canto superior direito
- Escolha Descarregar exportação
- Selecione:
- Formato de exportação (CSV ou XLSX)
- Data de início e data de fim
- Escolha se quer incluir algum documento
- Clique em Exportar despesas
💡 Receberá um e-mail com a exportação.
Como verificar o custo de cada projeto
Os gestores de despesas podem utilizar relatórios personalizados para criar gráficos e analisar o número de despesas associadas a cada projeto/subprojeto.