Este artículo es para: empleados y equipos de finanzas.
Este artículo trata de los reembolsos en las tarjetas de Factorial usadas en Gastos. Cuando un comercio devuelve dinero a la tarjeta, el gasto original no cambia. El reembolso aparece como una línea aparte en la tarjeta (Reembolsado) y en la cuenta de tarjetas (Reembolso de tarjeta), y el importe vuelve al presupuesto de la tarjeta. No necesitas registrarlo: Factorial lo hace. Aquí tienes dónde encontrar un reembolso y cómo mantener correctos tus gastos y tu contabilidad.
Encontrar un reembolso
Descripción general
Factorial registra un reembolso como una línea aparte con el estado Reembolsado. El gasto original conserva su importe completo y no se crea un gasto nuevo por el reembolso. El importe reembolsado vuelve a estar disponible para gastar dentro del periodo de límite actual de la tarjeta.
Cómo se usa
- En la tarjeta: abre la tarjeta (Mis gastos > Mis tarjetas, o Tesorería > Tarjetas > Ver detalles), ve a Pagos con tarjeta y filtra Estado por Reembolsado.
- En la cuenta de tarjetas: ve a Tesorería > Cuentas, abre la cuenta de tarjetas y revisa sus transacciones. Los reembolsos aparecen como Reembolso de tarjeta.
- El gasto original: búscalo en Gastos > Gastos de empleados. Sigue mostrando el importe cobrado al principio.
Mantener correctos el gasto y la contabilidad
Descripción general
Como el gasto original conserva su importe completo, acuerda con tu equipo cómo anotar los reembolsos para que nada se informe dos veces. Los gastos con tarjeta nunca se reembolsan al empleado, así que un reembolso solo afecta a tus informes y a tu contabilidad.
Cómo se usa
- Encuentra el gasto original y la línea del reembolso (mismo comercio, fechas cercanas).
- Agrega una nota a la descripción del gasto, por ejemplo "Reembolsados £30 el 12 nov", para que los revisores lo sepan.
- Finanzas puede usar la transacción Reembolso de tarjeta de la cuenta de tarjetas para el asiento correspondiente en tu contabilidad. Para descargarla, haz clic en Exportar transacciones en la cuenta.
Consejos y buenas prácticas
- No trates la línea del reembolso como un duplicado ni elimines nada: es el dinero que vuelve.
- Para un reembolso total de una compra que aún no se ha aprobado, avisa a tu aprobador en la descripción del gasto.
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Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
- El reembolso aún no está en la tarjeta. El reembolso aparece cuando el comercio lo envía, lo que puede tardar algunos días. Vuelve a comprobarlo más tarde.
- El pago aparece como Revertido en lugar de Reembolsado. El comercio canceló el pago. El estado del gasto cambia a Pago revertido y no hay nada más que hacer.
- No puedo reducir el importe del gasto. El importe de un gasto con tarjeta viene del pago con tarjeta y no se puede editar.
Preguntas frecuentes
1. ¿Por qué el reembolso no reduce el gasto original?
Factorial registra un reembolso como una línea aparte y no la vincula al gasto original, por lo que el original conserva su importe completo.
2. ¿El reembolso falta o se importó mal?
No. Un reembolso aparece como una línea aparte con el estado Reembolsado, y no se crea ningún gasto por él.
3. ¿Un reembolso devuelve dinero al límite de la tarjeta?
Sí. El gasto de la tarjeta en el periodo de límite actual son sus pagos menos sus reembolsos, así que un reembolso libera presupuesto.
4. ¿En qué se diferencia una disputa (contracargo) de un reembolso?
Un reembolso es dinero que el comercio devuelve. Una disputa es una reclamación contra un pago con tarjeta y se vincula al pago original. Si no reconoces un pago, desactiva la tarjeta y contacta a nuestro equipo de soporte: no hay una pantalla en Factorial para abrir una disputa tú mismo.