Eine Urlaubsregelung ist ein Werkzeug in Factorial, das hilft, die verfügbaren und genutzten Urlaubstage der Mitarbeitenden zu verfolgen und zu verwalten. Es stellt sicher, dass Abwesenheiten ordnungsgemäß erfasst und mit den Unternehmensrichtlinien in Einklang gebracht werden. Jeder Zähler dient als Kategorie, die definiert, wie verschiedene Arten von Urlaub, wie z. B. Urlaubstage, behandelt werden.

Wie Urlaubsregelungen funktionieren

Urlaubs-Zähler sind Teil der Urlaubsrichtlinien, die den Mitarbeitenden zugewiesen werden. Jeder Zähler wird innerhalb einer Richtlinie konfiguriert, um sicherzustellen, dass die Urlaubsansprüche der Mitarbeitenden gemäß den Unternehmensregeln verfolgt werden.

Bevor eine Abwesenheitsart mit einem Zähler verknüpft wird, ist es notwendig, zuerst die Abwesenheitsarten zu konfigurieren. Sobald diese erstellt sind, können sie dem entsprechenden Zähler innerhalb der Urlaubsrichtlinie zugewiesen werden. Es ist jedoch nicht notwendig, für jede Abwesenheitsart einen separaten Zähler zu erstellen. Abwesenheiten, die keine Zeit abziehen, wie unbezahlter Urlaub oder Sondergenehmigungen, können innerhalb des Urlaubszählers gruppiert werden, um die Verfolgung und Verwaltung zu vereinfachen.

Wo man Urlaubsregelungen findet

1. Gehe in deiner Seitenleiste zu Urlaub
2. Dort findest du die Urlaubsregelungen

• Klicke auf das Pfeilsymbol für weitere Details zum Zähler:

• Verwende die Pfeile rechts und links, um den Zyklus zu ändern:

Glossar der Zähler

• Nach Unternehmensrichtlinie: Es gibt eine Anzahl von Tagen oder Stunden, die allen Mitarbeitenden gewährt werden. So definieren wir das Konzept von Tagen/Stunden pro Richtlinie als die Gesamtanzahl von Tagen/Stunden, auf die man in einem bestimmten Zeitraum Anspruch hat.
• Anspruch: Ansprüche sind Urlaubstage/Stunden, die Mitarbeitenden für bestimmte Zeiträume gewährt werden, die auf Urlaubsrichtlinien basieren. Diese Tage werden immer in den Urlaubs-Zählern der Mitarbeitenden angezeigt, und ihre Berechnung hängt davon ab, wie das Unternehmen seine Urlaubsrichtlinien konfiguriert hat.
• Verfügbar: Verfügbar bedeutet die Anzahl der Tage/Stunden, die einem Mitarbeitenden zur Verfügung stehen. Da es zwei unterschiedliche Möglichkeiten gibt, diese verfügbaren Tage zu konfigurieren, wird man in den Zählern feststellen, dass diese Tage entweder zu Beginn des Jahres gewährt oder täglich oder monatlich generiert werden können.
• Genommene Tage: Genommene Tage/Stunden sind Urlaub, den man in Anspruch genommen hat. Dieser Urlaub wird als genommen angezeigt, sobald der Administrator die beantragte Abwesenheit genehmigt hat.
• Ansammeln oder übertragen: Tage/Stunden, die Mitarbeitende bis zum nächsten Zeitraum übertragen können.
• Änderungen der Ansprüche: Dies sind positive oder negative Anpassungen, die ein Administrator in den Urlaubsansprüchen eines Mitarbeitenden vornehmen kann, um Tage/Stunden für einen bestimmten Zeitraum zu gewähren oder abzuziehen.

Wie man eine neue Urlaubsregelung hinzufügt

1. Gehe in deiner Seitenleiste zu Konfiguration
2. Gehe zu Urlaub
3. Greife auf Urlaubsrichtlinie anzeigen zu
4. Klicke auf Neue Urlaubsregelung hinzufügen

Denke daran, dass du mindestens eine Urlaubsregelung für eine Urlaubsrichtlinie haben musst. Wenn du mindestens eine hast, kannst du die zweite löschen.

Du kannst Urlaubsregelungen jederzeit bearbeiten, aber einmal erstellt, kannst du den Typ der Regelung nicht mehr ändern.

Wie man eine Abwesenheit zu einer Urlaubsregelung hinzufügt oder ändert

Zuweisen von Abwesenheiten zu einer Urlaubsregelung

Um eine neu erstellte Abwesenheit oder eine vorhandene Abwesenheit einem anderen Zähler zuzuweisen, befolge diese Schritte:

1. Zuerst eine neue Abwesenheitsart erstellen
2. Gehe in deiner Seitenleiste zu Konfiguration
3. Gehe zu Urlaub
4. Greife auf Urlaubsrichtlinie anzeigen zu
5. Klicke auf Ansprüche bearbeiten
6. Finde die Abwesenheitsarten
   • Sobald du im Abschnitt der Ansprüche bist, klicke auf die Abwesenheit, die du erstellt hast
7. Verstehe die Liste der Abwesenheitsarten
   • Abwesenheitsarten, die in Grau angezeigt werden, sind bereits dem aktuellen Zähler zugewiesen.
   • Abwesenheitsarten, die in Weiß angezeigt werden, können diesem Zähler hinzugefügt werden.

Verschieben oder Abtrennen einer Abwesenheit von einer Urlaubsregelung

Wenn eine Abwesenheitsart derzeit einem Zähler zugewiesen ist und du sie in einen anderen verschieben möchtest:

1. Gehe in deiner Seitenleiste zu Einstellungen
2. Gehe zu Urlaub
3. Greife auf Urlaubsrichtlinie anzeigen zu
4. Klicke auf Ansprüche bearbeiten
5. Finde die Abwesenheitsarten
6. Deaktiviere die Abwesenheit von ihrem aktuellen Zähler
   • Finde die Abwesenheit in der Liste
   • Deaktiviere die Abwesenheitsart, um sie von ihrem aktuellen Zähler zu trennen
7. Änderungen speichern
8. Die Abwesenheit einem anderen Zähler zuweisen
   • Nachdem die Abwesenheit abgetrennt wurde, navigiere zu den Einstellungen des gewünschten Zählers.
   • Füge die Abwesenheit hinzu, indem du sie aus der verfügbaren (weißen) Liste auswählst und die Änderungen speicherst.