Os fluxos de aprovação definem quem precisa revisar e aprovar as despesas enviadas antes que elas sejam processadas. Esses fluxos podem ser simples, como a aprovação de um único gerente, ou mais complexos, com várias etapas e regras específicas para diferentes equipes ou funções. Você tem a flexibilidade de configurar quantos níveis de aprovação forem necessários e atribuí-los a usuários, funções ou equipes específicas, proporcionando controle granular sobre o seu processo de validação de despesas.

Onde encontrar fluxos de aprovação

1. Na barra lateral, vá para Configurações
2. Você pode usar a barra de pesquisa para localizar e selecionar o módulo de configuração de Despesas ou ir para a seção de finanças e clicar em Despesas
3. Encontre a seção Aprovações e regras inteligentes
4. É aqui que você gerenciará a lógica de aprovação global para despesas

Como criar um novo fluxo de aprovação

1. Na barra lateral, vá para Configurações
2. Você pode usar a barra de pesquisa para localizar e selecionar o módulo de configuração de Despesas ou ir para a seção de finanças e clicar em Despesas
3. Localize a seção Aprovações e regras inteligentes e clique em + Adicionar novo grupo de aprovação
4. Preencha:
   • Um nome claro para o fluxo (por exemplo, Equipe de Vendas - UE )
   • Uma breve descrição (opcional)
   • Ative a alternância para o grupo de aprovação automática se nenhuma aprovação for necessária
5. Clique em Salvar para continuar

Seu novo fluxo agora aparecerá com um nível de aprovação padrão:

1. Clique na seta para baixo na caixa Fluxo de aprovação padrão
2. Use o menu de três pontos para editar o nível de aprovação atual:
   • Clique no ícone de lápis e escolha os aprovadores filtrando usuários ou funções
   • Clique em Salvar para confirmar
3. Use o ícone “+” para adicionar mais aprovadores ao mesmo nível (apenas um deles precisa aprovar)
4. Use “+ Adicionar nível de aprovação” para criar níveis adicionais - cada um deve ser aprovado em sequência
5. Clique em Salvar alterações para finalizar o fluxo

Agora defina a quem esse fluxo se aplica :

1. Vá para a subguia Funcionários
2. Clique em “Adicionar funcionários”
   • Filtrar por funcionários, locais de trabalho ou equipes
   • Selecione as pessoas relevantes
   • Clique em Salvar

Como editar ou atualizar um fluxo de aprovação existente

1. Na barra lateral, vá para Configurações
2. Você pode usar a barra de pesquisa para localizar e selecionar o módulo de configuração de Despesas ou ir para a seção de finanças e clicar em Despesas
3. Na lista de fluxos de aprovação, clique na seta para a direita ao lado do grupo que deseja editar
4. Abra a estrutura de aprovação por meio da seta para baixo na caixa Fluxo de aprovação padrão
5. Usar:
   • Três pontos → Editar nível de aprovação para atualizar usuários ou funções atribuídos
   • O ícone “+” para adicionar mais aprovadores a um nível
   • “+ Adicionar nível de aprovação” para expandir o fluxo
6. Clique em Salvar alterações quando terminar
7. Mude para a subguia Funcionários para ajustar a quem o fluxo se aplica

Dicas e Melhores Práticas

• Use aprovação automática: configure fluxos de aprovação automática para despesas de baixo risco para economizar tempo e otimizar o processo.
• Limite os níveis de aprovação: mantenha os níveis de aprovação no mínimo para evitar atrasos no reembolso.
• Use funções e gerentes: atribua responsabilidades de aprovação a funções e gerentes em vez de indivíduos específicos para garantir escalabilidade e continuidade.
• Comunique-se com clareza: informe sua equipe sobre as estruturas de aprovação para que eles saibam o que esperar e quem é responsável pelas aprovações de despesas.
• Revisão trimestral: revise regularmente seus fluxos de aprovação para garantir que eles permaneçam alinhados com as mudanças organizacionais e os orçamentos atuais.

Perguntas frequentes

1. Um único relatório de despesas pode exigir várias aprovações?
   Sim, você pode adicionar vários níveis de aprovação a um fluxo. Cada nível deve aprovar a despesa em sequência antes de passar para a próxima etapa, garantindo um processo de revisão abrangente.