Enseñar a tus empleados a usar correctamente el módulo de Gastos de Factorial es clave para que los procesos sean fluidos y los reembolsos rápidos. Estos son los puntos más útiles para comunicar a tus equipos, según su puesto en la empresa.
Para empleados (presentación de gastos)
Lo que deben saber:
- Adjunte siempre un recibo (foto o PDF) justo cuando cree el gasto, no más tarde.
- Seleccione la categoría correcta (por ejemplo, comidas, transporte, alojamiento): esto garantiza que las finanzas se puedan conciliar rápidamente.
- Agregue una descripción clara con el propósito comercial (quién, qué, por qué); evite escribir simplemente "Almuerzo".
- Envíe los gastos inmediatamente después del pago, idealmente dentro de la misma semana.
- Respetar los límites de la política (por ejemplo: 25 EUR/día para comidas, 50 EUR/noche para hotel).
- Consulta el estado en Factorial en lugar de buscar financiación: puedes ver si está pendiente, aprobado o necesita cambios.
Consejos clave para dar a los empleados:
Piense en su declaración de gastos como si contara una historia corta: ¿a qué se debió el gasto, a cuánto ascendió y podemos ver claramente el comprobante (recibo)? Si el departamento de finanzas puede responder estas tres preguntas al instante, su reembolso será más rápido.
Para gerentes/aprobadores
Lo que deben saber:
- Revise las aprobaciones rápidamente : las demoras bloquean los reembolsos y generan frustración.
- Verificar que los recibos sean legibles y que la categoría coincida con el tipo de gasto.
- Verifique la claridad del propósito comercial : si no está claro, solicite cambios.
- Respetar el SLA de la empresa (por ejemplo, aprobar o solicitar cambios dentro de las 48 horas).
- Evite aprobar en exceso : si no está seguro, pídale una aclaración al empleado en lugar de pasarle el asunto por alto.
Consejos clave para los gerentes:
Su función no es solo aprobar, sino también asegurarse de que los gastos cumplan con las normas y sean justos. Aprobar con cuidado ahora evita que el departamento de finanzas tenga que solucionar problemas más adelante.
Para finanzas/administradores
Lo que deben saber:
- Mantenga las categorías simples para que los empleados no se confundan (evite demasiadas subcategorías).
- Establezca campos obligatorios para categorías sensibles (como cenas de clientes o viajes) para garantizar el cumplimiento.
- Utilice vistas y exportaciones guardadas para acelerar la conciliación.
- Comunique las actualizaciones de políticas claramente dentro Factorial y en Slack/Teams: no confíe en el boca a boca.
- Realice auditorías periódicas : revise categorías frecuentes o de alto valor para detectar errores de forma temprana.
Consejos clave para contarle a finanzas:
Tu configuración determina la facilidad con la que los empleados hacen lo correcto. Unas políticas más sencillas y categorías claras implican menos errores y un cierre de mes más rápido.
Para administradores / RR.HH. / TI
Lo que deben saber:
- Asigne los flujos de aprobación adecuados para que cada empleado sepa quién revisa sus gastos.
- Asegúrese de que el acceso sea correcto (los gerentes pueden aprobar, los empleados pueden enviar, las finanzas pueden exportar).
- Mantenga claras las descripciones de los flujos de aprobación , para que los usuarios comprendan la lógica (por ejemplo, "Flujo del equipo de ventas: gerente + finanzas").
- Habilite SSO y las integraciones para reducir problemas de inicio de sesión o sincronización.
Consejos clave para los administradores/RR.HH./TI:
Tu función es asegurar que todos tengan el acceso correcto y sepan adónde van sus gastos una vez enviados. La claridad evita confusiones y solicitudes de soporte innecesarias.
Reglas de oro comunes (para todos)
- Los recibos son obligatorios : sin recibo no hay reembolso.
- Envíelo rápidamente : cuanto antes, más fácil será recordarlo y justificarlo.
- Sea claro : describa para qué fue el gasto.
- Respete el orden de aprobación : no pase por alto a su aprobador, Factorial lo enrutará automáticamente.
- Verifique el estado en la aplicación : evite el seguimiento manual, todas las actualizaciones son visibles dentro de Factorial .
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