Aprovar uma despesa nem sempre significa a mesma coisa, dependendo se ela foi criada a partir de uma transação do Cartão Factorial ou enviada manualmente por um funcionário .
Principais diferenças em resumo
| Despesas com cartão | Despesas Manuais | |
|---|---|---|
| Quem pagou adiantado? | Empresa (via Cartão Factorial ) | Funcionário |
| Reembolso necessário? | Não | Sim (via Folha de Pagamento ou SEPA) |
| Como a despesa é criada? | Elaborado automaticamente a partir da transação | Enviado manualmente pelo funcionário (web/celular) |
| Fonte de dados | Dados da transação (valor, data, comerciante) preenchidos automaticamente + comprovante necessário | Entrada do funcionário + pré-preenchimento de OCR de recibo |
| Controle de políticas | Preventivo: limites de cartão, restrições de comerciante/categoria | Detetive: verificações de políticas após o envio |
| Foco de aprovação | Verifique a finalidade comercial e o recebimento | Verifique a correção, elegibilidade e reembolso |
Revisando as despesas do cartão
- Revisão mais rápida : como as despesas do cartão são criadas automaticamente e já validadas em relação aos limites do cartão, sua principal tarefa é garantir que o recibo esteja anexado e que a despesa tenha uma finalidade comercial válida .
- Nenhuma etapa de reembolso : uma vez aprovada, a despesa é simplesmente arquivada e vinculada à contabilidade - não há necessidade de processar folha de pagamento ou SEPA.
- Rejeições : Se você rejeitar uma despesa do cartão, o funcionário e a empresa devem decidir como o pagamento não aprovado será reembolsado à empresa (por exemplo, desconto na folha de pagamento ou transferência direta).
Revisando Despesas Manuais
- Despesas manuais precisam ser analisadas com mais atenção, pois dependem da contribuição dos funcionários. Confira:
- Precisão e validade do recibo.
- Conformidade com políticas (por exemplo, taxas de diárias, regras de quilometragem).
- Alocação correta para categoria, projeto ou centro de custo.
- Se aprovada, a despesa seguirá para reembolso (contracheque ou SEPA).
Melhores práticas para aprovadores
- Priorize a revisão rápida das despesas do cartão - o funcionário já gastou os fundos da empresa.
- Preste atenção especial às despesas manuais , pois são elas que acionam os reembolsos reais.
- Use os alertas de despesas da Factorial (fora do orçamento, fora da política) para acelerar a tomada de decisões.
Dessa forma, os aprovadores entendem claramente por que as despesas com cartão são mais simples, mas mais arriscadas se rejeitadas , enquanto as despesas manuais acarretam responsabilidade de reembolso .