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Acerca das despesas agrupadas

Saiba como criar, gerir e aprovar despesas agrupadas

Desde a criação de um novo grupo até ao seu envio para aprovação, este artigo fornece um passo a passo e informações valiosas para simplificar o seu processo de gestão de despesas.

 

Como criar um novo grupo

  1. Na barra lateral, vá a Minhas despesas e clique em Adicionar
  2. Selecione Grupo
  3. Introduza um nome para o grupo. Isto é obrigatório e ajudará a identificar o grupo
  4. Clique em Criar
  5. E pronto! O grupo foi criado e o seu estado é Rascunho. Só precisa de adicionar despesas regulares ou de quilometragem, avaliar o montante total do grupo a reembolsar e, quando estiver pronto, enviar o grupo para aprovação.

 

Como adicionar despesas ao grupo

Existem duas formas de adicionar despesas:

  • A partir do grupo de despesas:
    1. Clique em + Adicionar despesa
    2. Selecione Despesa regular ou Quilometragem
    3. Preencha as informações necessárias
  • A partir da lista de despesas:
    1. Aceda ao separador Minhas despesas
    2. Clique nos três pontos da linha ou selecione os rascunhos de despesas que quiser
    3. Selecione a opção Adicionar ao grupo. Aparecerá um modal para selecionar um rascunho de grupo ou criar um novo

❗ Se tiver adicionado uma despesa por engano, é possível:

  • Eliminar qualquer despesa manual. As despesas de cartões Factorial não podem ser eliminadas, mas podem ser removidas do grupo.
  • Remover do grupo qualquer despesa manual ou com cartões Factorial. Depois de remover as despesas, estas serão encontradas no separador Despesas.
 

 

Como adicionar detalhes a um grupo

  1. Abra um grupo de despesas
  2. Clique no cartão do lado direito
  3. A partir daí, pode:
    • Editar o nome do grupo
    • Adicionar ou editar uma descrição
    • Adicionar documentos que validem o grupo. Por exemplo, bilhetes de avião, certificados de assistência, etc.

 

Como enviar o grupo para aprovação

Quando o seu grupo de despesas estiver pronto e todos os campos obrigatórios para cada despesa estiverem preenchidos, pode enviá-lo para aprovação clicando apenas num botão:

  1. Abra o grupo Despesas
  2. Clique em Enviar para aprovação, no canto superior direito

 


 

Como aprovar ou rejeitar um grupo de despesas

O(a) gestor(a) de despesas receberá apenas uma notificação assim que o gastador enviar o grupo de despesas para aprovação.

 
  1. Na sua barra lateral, aceda a Despesas e selecione o separador Grupo
  2. Abra um grupo
  3. Verá todas as despesas que um grupo inclui, o montante total e os montantes reembolsáveis e não reembolsáveis.
  4. É possível:
    • Clicar nos botões Aprovar ou Rejeitar na parte superior. Isto afetará todas as despesas incluídas nesse grupo.
    • Selecione ou abra a despesa para a aprovar ou rejeitar individualmente. Isto significa que pode rejeitar uma despesa, mas aprovar todas as outras.

❗ Depois de rejeitar uma despesa, também a pode apagar se for manual. Os cartões Factorial não podem ser apagados.

 

 

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