Los empleados pueden enviar fácilmente sus gastos en Factorial desde la plataforma web o la aplicación móvil. Nuestro sistema OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) leerá la foto del recibo o factura que subas y extraerá automáticamente la información principal, ahorrándote tiempo y reduciendo errores.
Tipos de gastos que puedes crear
Al registrar un nuevo gasto, deberá elegir uno de los siguientes tipos:
- Gastos regulares : Cualquier recibo o factura estándar por una compra que haya realizado (por ejemplo, comidas, material de oficina, transporte).
- Viáticos - Asignación diaria para comidas y gastos imprevistos durante viajes de negocios, basada en tarifas definidas por la empresa.
- Kilometraje : Compensación por el uso de su vehículo personal para fines comerciales, calculada según la distancia recorrida y la tarifa establecida por su empresa.
Presentación de un gasto mediante OCR.
- Iniciar un nuevo gasto
- En la web : Ve a Mis gastos → Gastos y haz clic en + Nuevo gasto .
- En la aplicación móvil : Abra Gastos desde el menú principal y pulse + Nuevo gasto .
- Sube tu documento. Haz una foto del recibo o factura, o sube un archivo existente (JPG, PNG, PDF).
- Captura automática de datos. El sistema OCR escaneará el documento y rellenará previamente campos como:
- Categoría
- Fecha
- Importe total (impuestos incluidos)
- Divisa
- Número de documento
- Nombre del proveedor
- Número de identificación fiscal del proveedor
- Complete los campos adicionales obligatorios.
- Si es necesario, ajuste o agregue la información faltante (por ejemplo, categoría, proyecto, descripción).
- Para gastos de viáticos o kilometraje , seleccione la tarifa correcta y proporcione los detalles del viaje.
- Revisar y enviar. Verificar que todos los datos sean correctos.
- Haz clic en Enviar para aprobación para enviar el gasto para su aprobación.
Solo el propietario del gasto puede editarlo o eliminarlo dentro de un grupo.
Esto solo se puede hacer mientras el gasto esté en estado de borrador .
Mejores prácticas para la precisión del OCR
- Asegúrese de que el recibo completo sea visible en la foto.
- Evita las imágenes borrosas u oscuras.
- Sube los recibos lo antes posible después de la transacción para evitar perder detalles.
Una vez enviado, su gasto aparecerá en la lista Mis gastos > Gastos y seguirá el proceso de aprobación de su empresa.
Preguntas frecuentes
- ¿Puedo subir recibos en formato PDF?
Sí, se admiten los formatos PDF, JPG y PNG.
- ¿Qué ocurre si el OCR no captura todos los detalles?
Puedes editar o completar manualmente cualquier información que falte antes de enviarla.
- ¿También se admiten los viáticos y los gastos de kilometraje en el móvil?
Sí, ambos se pueden enviar a través de la aplicación móvil siguiendo el mismo procedimiento.