Los roles y permisos en el módulo Gastos determinan lo que puede hacer cada empleado, desde enviar sus propios gastos hasta aprobar los gastos del equipo o administrar configuraciones de toda la empresa.

Los permisos se organizan en grupos de permisos . Cada empleado pertenece a un grupo, y cada grupo tiene sus propios permisos. Puedes editar los grupos predeterminados o crear grupos personalizados para roles específicos, como gerentes financieros, líderes de equipo o auditores externos.

Cómo utilizar

1. En tu barra lateral, ve a Configuración
2. Haga clic en Permisos (o escriba “Permisos” en la barra de búsqueda)
3. Seleccione un grupo existente haciendo clic en “ Ver grupo ” o haga clic en + Nuevo grupo para crear uno nuevo
4. Dentro de cada grupo, puedes configurar:
   • Permisos : lo que el grupo puede hacer
   • Permisos de delegado : si pueden administrar permisos para otros
   • Empleados – quienes pertenecen al grupo
   • Usuarios externos : colaboradores externos con derechos específicos

Creación de un grupo de permisos personalizado

Los grupos personalizados le permiten adaptar los permisos para roles o departamentos específicos, lo que garantiza mayor flexibilidad y seguridad.

1. En tu barra lateral, ve a Configuración
2. Seleccione Permisos y haga clic en + Nuevo grupo
3. Dale un nombre al grupo (por ejemplo, “Gerentes de Finanzas - UE”)
4. Asignar los permisos de Gastos necesarios
5. Si es necesario, actualice las pestañas Empleados o Usuarios externos
6. Si es necesario, edite la visibilidad para seleccionar quiénes verán los miembros de esta política de permisos (por ejemplo, solo los miembros de su equipo)
7. Haga clic en Guardar cambios

Asignar permisos de gastos a un grupo

Los permisos de gastos definen quién puede crear, editar, aprobar o gestionar gastos. Asignarlos correctamente garantiza flujos de trabajo fluidos y un control adecuado.

1. En la pestaña Permisos de un grupo elegido, busque Gastos o desplácese hasta encontrar el ícono de Gastos
2. Haga clic en Gastos para ver todos los permisos disponibles
3. Habilitar o deshabilitar los permisos necesarios, como por ejemplo:
   • Agregar nuevos gastos en nombre de otra persona : crear gastos para otros empleados.
   • Puede acceder a la configuración de gastos : administre la sección de configuración de gastos, los flujos de aprobación y las funciones.
   • Puede administrar tarjetas : administre todas las tarjetas de la empresa.
   • Puede reembolsar gastos : procese reembolsos a través de un archivo SEPA o nómina.
   • Pueden solicitar tarjetas – Solicitar tarjetas de un solo uso para ellos mismos.
   • Puede ver transacciones : ver todas las transacciones.
   • Puede establecer gastos como pagados : marcar los gastos como pagados.
   • Aprobador global de gastos : gestione completamente los gastos, anulando los flujos de aprobación.
   • Restablecer el flujo de aprobación de gastos : reinicie las aprobaciones para cualquier gasto.
   • Ver entidad legal del empleado – Ver la entidad legal de los empleados.
   • Puede eliminar gastos manuales rechazados : controle los derechos de eliminación para usted mismo, los informes directos, los equipos, la entidad legal o toda la empresa.
   • Puede editar gastos con estado pendiente : controle los derechos de edición para usted mismo, informes directos, equipos, entidad legal o toda la empresa.
   • Puede ver y descargar “Gastos” : controle los derechos de visualización/descarga para usted mismo, sus informes directos, sus equipos, su entidad legal o toda la empresa.
4. Haga clic en Guardar cambios cuando haya terminado.

Revocar acceso de usuario

Eliminar usuarios de la lista de permisos de gastos

1. En la barra lateral, ve a Configuración > Permisos > Gastos
2. Localiza y elimina a los usuarios que ya no deberían tener acceso para enviar o gestionar gastos. Esto revocará su capacidad de crear o enviar gastos en el módulo.

Preguntas frecuentes

1. ¿Puede un empleado pertenecer a más de un grupo de permisos?
   No, cada empleado solo puede pertenecer a un grupo de permisos a la vez.
    
2. ¿Los cambios se aplican inmediatamente?
   Sí, las actualizaciones afectan a todos los usuarios del grupo tan pronto como se guardan.