I ruoli e le autorizzazioni nel modulo Spese determinano cosa può fare ogni dipendente, dall'invio delle proprie spese all'approvazione delle spese del team o alla gestione delle impostazioni aziendali.
Le autorizzazioni sono organizzate in gruppi di autorizzazioni . Ogni dipendente appartiene a un gruppo e ogni gruppo ha il proprio set di autorizzazioni. È possibile modificare i gruppi predefiniti o crearne di personalizzati per ruoli specifici, come Responsabili Finanziari, Responsabili di Team o Revisori Esterni.
Come usare
- Nella barra laterale, vai su Impostazioni
- Fai clic su Autorizzazioni (o digita "Autorizzazioni" nella barra di ricerca)
- Seleziona un gruppo esistente cliccando su " Visualizza gruppo " oppure clicca su + Nuovo gruppo per crearne uno nuovo
- All'interno di ciascun gruppo è possibile configurare:
- Permessi : cosa può fare il gruppo
- Delegare le autorizzazioni : se possono gestire le autorizzazioni per altri
- Dipendenti – chi appartiene al gruppo
- Utenti esterni – collaboratori esterni con diritti specifici

Puoi aggiornare le autorizzazioni in qualsiasi momento per riflettere cambiamenti organizzativi o nuove responsabilità. Gli aggiornamenti si applicano immediatamente a tutti i membri del gruppo.
Ricorda che il gruppo di autorizzazioni Admin ha tutte le autorizzazioni abilitate per impostazione predefinita. I membri di questo gruppo hanno piena visibilità e controllo sull'intera piattaforma. Queste autorizzazioni non possono essere modificate .
Creazione di un gruppo di autorizzazioni personalizzato
I gruppi personalizzati consentono di adattare le autorizzazioni a ruoli o reparti specifici, garantendo maggiore flessibilità e sicurezza.
Esempio: potresti creare un gruppo per i dipendenti responsabili della gestione delle spese aziendali. Questo gruppo può disporre di autorizzazioni speciali per approvare o rivedere le spese, ma puoi anche limitarne la visibilità in modo che vedano solo i record di determinati dipendenti nella scheda Visibilità.
- Nella barra laterale, vai su Impostazioni
- Seleziona Autorizzazioni e fai clic su + Nuovo gruppo
- Assegna un nome al gruppo (ad esempio, "Responsabili finanziari - UE")
- Assegnare le autorizzazioni necessarie per le spese
- Se necessario, aggiorna le schede Dipendenti o Utenti esterni
- Se necessario, modifica la visibilità per selezionare chi vedranno i membri di questa policy di autorizzazione (ad esempio, solo i membri del tuo team)
- Fare clic su Salva modifiche

Assegnazione di autorizzazioni di spesa a un gruppo
Le autorizzazioni per le spese definiscono chi può creare, modificare, approvare o gestire le spese. Assegnarle correttamente garantisce flussi di lavoro fluidi e un controllo adeguato.
- Nella scheda Autorizzazioni di un gruppo scelto, cerca Spese o scorri fino a trovare l'icona Spese
- Fare clic su Spese per visualizzare tutte le autorizzazioni disponibili
- Abilita o disabilita le autorizzazioni necessarie, ad esempio:
- Aggiungi nuove spese per conto di qualcun altro : crea spese per altri dipendenti.
- È possibile accedere alle impostazioni delle spese : gestire la sezione Impostazioni spese, i flussi di approvazione e le funzionalità.
- Può gestire le carte : gestisce tutte le carte aziendali.
- Può rimborsare le spese : elaborare i rimborsi tramite file SEPA o busta paga.
- È possibile richiedere carte – Richiedere carte monouso per sé stessi.
- Puoi vedere le transazioni : visualizza tutte le transazioni.
- È possibile impostare le spese come pagate : contrassegnare le spese come pagate.
- Approvatore globale per le spese : gestione completa delle spese, ignorando i flussi di approvazione.
- Reimposta il flusso di approvazione delle spese : riavvia le approvazioni per qualsiasi spesa.
- Visualizza la persona giuridica del dipendente : visualizza la persona giuridica dei dipendenti.
- È possibile eliminare le spese manuali rifiutate : controllare i diritti di eliminazione per se stessi, i subordinati diretti, i team, l'entità legale o l'intera azienda.
- È possibile modificare le spese con stato in sospeso : controllare i diritti di modifica per se stessi, i propri dipendenti diretti, i team, l'entità legale o l'intera azienda.
- È possibile visualizzare e scaricare le "Spese" : controllare i diritti di visualizzazione/scaricamento per se stessi, per i dipendenti diretti, per i team, per l'entità legale o per l'intera azienda.
- Al termine, fare clic su Salva modifiche

Domande frequenti
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Un dipendente può appartenere a più di un gruppo di autorizzazioni?
No, ogni dipendente può appartenere a un solo gruppo di autorizzazioni alla volta.
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Le modifiche vengono applicate immediatamente?
Sì, gli aggiornamenti hanno effetto su tutti gli utenti del gruppo non appena vengono salvati.
Creare e modificare le politiche di spesa
Impostare i flussi di approvazione
Assegna budget e centri di costo
Cosa vedono i dipendenti quando inviano una spesa