¿Por qué configurar el formulario de gastos?
Al ajustar la configuración del formulario de Gastos , los administradores y los equipos financieros garantizan que los empleados envíen los gastos con los datos correctos desde el principio. Esto reduce las idas y venidas, facilita el cumplimiento normativo y mantiene la contabilidad ordenada.
Con formularios regulares, de kilometraje y por día adaptados a las necesidades de su empresa, los empleados pueden enviar gastos más rápido mientras que finanzas obtiene datos precisos desde el principio.
Puedes decidir:
- ¿Qué campos ven los empleados al enviar gastos regulares, de kilometraje o por día?
- ¿Qué campos son opcionales o obligatorios ?
- Si se muestran campos importantes como subcategorías, proyectos o centros de costos.
Acceder a la configuración del formulario de gastos
- En la barra lateral, vaya a Configuración y luego busque la opción Configuración de Gastos .
- Una vez dentro, busca la sección Formulario de Gastos .
- Elige el tipo de gasto que deseas configurar: Regular , Kilometraje o Per Diem .
- Para cada campo, elija una de las siguientes opciones:
- Obligatorio : los empleados no pueden enviar el formulario sin completar este campo.
- Opcional : los empleados pueden dejar el campo vacío.
- Oculto : el campo no aparece en el formulario.
- Guarde sus cambios.
Solo los administradores o usuarios con los permisos adecuados pueden editar los formularios. Los empleados verán inmediatamente el formulario actualizado en la sección Gastos al crear nuevos gastos.
Configuración del formulario de Gastos regulares
En el formulario Gastos > Regular , puedes habilitar o requerir campos como:
| Campo | Obligatorio por defecto |
|---|---|
| Presupuesto | Opcional |
| Categoría | Opcional |
| Centro de costos | Opcional |
| Descripción | Opcional |
| Documento | Obligatorio |
| Moneda del documento | Obligatorio |
| Fecha del documento | Obligatorio |
| Número de documento | Obligatorio si el Documento = Factura; Opcional si el Documento = Recibo |
| Importe total del documento | Obligatorio |
| Tipo de documento | Opcional |
| Tipo de cambio | Opcional |
| Referencia interna | Opcional |
| Método de pago | Opcional |
| Tipo de pago (reembolsable o no) | Obligatorio |
| Proyecto | Opcional |
| Nombre del proveedor | Obligatorio si el Documento = Factura; Opcional si el Documento = Recibo |
| NIF del proveedor | Obligatorio si el Documento = Factura; Opcional si el Documento = Recibo |
| Monto reembolsable | Obligatorio |
| Moneda reembolsable | Opcional |
| Subcategoría | Opcional |
| Impuesto (monto base, tipo de impuesto, monto del impuesto) | Obligatorio si el Documento = Factura; Opcional si el Documento = Recibo |
Consejo : el OCR de Factorial extrae automáticamente muchos de estos valores cuando se carga un recibo.
Configuración del formulario de gastos de kilometraje
En el formulario Gastos > Kilometraje , puedes administrar:
| Campo | Obligatorio por defecto |
|---|---|
| Presupuesto | Opcional |
| Centro de costos | Opcional |
| Divisa | Obligatorio |
| Fecha | Obligatorio |
| Descripción | Opcional |
| Documento | Opcional |
| Referencia interna | Opcional |
| Unidad de medida | Obligatorio |
| Tarifa de kilometraje | Obligatorio |
| Origen | Opcional |
| Proyecto | Opcional |
| Monto reembolsable | Obligatorio |
| Subcategoría | Opcional |
| Distancia total | Obligatorio |
Configuración del formulario de gastos de viáticos
En el formulario Gastos > Viáticos , puedes definir los siguientes campos:
| Campo | Obligatorio por defecto |
|---|---|
| Presupuesto | Opcional |
| Descripción | Opcional |
| Destino | Opcional |
| Documento | Opcional |
| Fecha de finalización | Obligatorio |
| Referencia interna | Opcional |
| Origen | Opcional |
| Tarifa diaria | Obligatorio |
| Proyecto | Opcional |
| Fecha de inicio | Obligatorio |
| Subcategoría | Opcional |
Agregar subcategorías
Puede agregar subcategorías para que las categorías sean más detalladas:
- Abra el formulario de gastos correspondiente (Regular, Kilometraje o Per Diem).
- Desplácese hasta Subcategorías .
- Seleccione una categoría principal y luego haga clic en Agregar opción .
Mostrando centros de costos y proyectos
- Habilite el campo Centro de costo si desea que los empleados etiqueten sus gastos por centro de costo.
- Active el campo Proyecto para vincular gastos a proyectos específicos y realizar un seguimiento de la utilización del presupuesto.
Comportamiento de OCR y autocompletado
Cuando los empleados cargan un recibo (Regular/Kilometraje):
- El OCR extrae valores como fecha, comerciante, total e impuestos .
- Estos se rellenan previamente en el formulario.
- Los empleados pueden revisarlo y ajustarlo antes de enviarlo.
Para los viáticos, el OCR no es relevante ya que generalmente no se requieren recibos, pero aún así puede permitir que los empleados adjunten documentos si es necesario.
Mejores prácticas
- Comience por algo sencillo : habilite únicamente los campos que realmente necesita.
- Haga obligatorio solo lo esencial : por ejemplo, proveedor, monto y recibo para viáticos regulares; fechas y tarifa para viáticos.
- Refleje sus necesidades contables : si recupera el IVA, haga que los campos de impuestos sean obligatorios.
- Tenga en cuenta a los empleados : demasiados campos obligatorios ralentizan los envíos y dan lugar a errores.
- Revisar periódicamente : las necesidades de la empresa evolucionan: revise la configuración de su formulario cada trimestre para garantizar la alineación.
Preguntas frecuentes
-
¿Estas configuraciones se aplican también en dispositivos móviles?
Sí, los empleados ven los mismos campos de formulario tanto en la web como en el móvil.
-
¿Pueden diferentes equipos ver diferentes formas?
No, el formulario es global. Use políticas y flujos de aprobación para las reglas específicas del equipo.
-
¿Podemos ocultar el Per Diem si no lo utilizamos?
Sí, puedes simplemente evitar habilitar el formulario Per Diem en la configuración.