In dieser Phase werden interne Bedarfe erfasst und die Entscheidungsfindung unterstützt, bevor eine Bestellung erstellt wird. Alle Dokumente, die vor dem formellen Kaufvorgang relevant sind, werden hier verwaltet.
In Factorial wird die Phase von der Wareneingangserfassung bis zur Beschaffung über Bestellanforderungen und die zugehörigen Workflows gesteuert. Mitarbeiter reichen Anfragen mithilfe vordefinierter Bestellarten ein, und jede Anfrage durchläuft einen strukturierten Genehmigungsprozess, bevor eine Bestellung erstellt werden kann.
Prozessübersicht
Die Phase von der Auftragsannahme bis zur Beschaffung umfasst typischerweise folgende Schritte:
- Ein Mitarbeiter reicht eine Kaufanfrage ein.
- Die Anfrage wird im Rahmen eines Arbeitsablaufs geprüft.
- Aufgaben und Genehmigungen sind abgeschlossen
- Der Antrag wird genehmigt oder abgelehnt
- Bei Genehmigung kann eine Bestellung erstellt werden.
In dieser Phase bearbeitete Dokumente
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Bestellanforderung / Bedarfsanforderung
Der Ausgangspunkt des Prozesses. Interne Anwender geben unter anderem an, was sie benötigen, in welcher Menge und welchem Kostenstellenbereich. -
Angebot des Lieferanten / Budget (optional)
Dient zum Vergleich von Optionen, zur Begründung des Kaufs und zur Abschätzung der voraussichtlichen Kosten. Mehrere Angebote können hochgeladen und verglichen werden. -
Proforma-Rechnung (optional)
Eine „Vorabrechnung“ dient dazu, die voraussichtlichen Kosten zu ermitteln. Sie löst häufig interne Genehmigungen oder administrative Schritte wie Vorschüsse oder Lizenzanträge aus. -
Vertrag oder Rahmenvereinbarung (optional)
Ein Dokument, das die Geschäftsbedingungen vor Erteilung einer Bestellung festlegt.
Beteiligte Rollen
In dieser Phase können verschiedene Rollen beteiligt sein:
- Mitarbeiter : Kaufanfragen einreichen
- Manager : Anfragen prüfen und genehmigen
- Finanz- oder Beschaffungsteams : Budget, Lieferanten und endgültige Genehmigung prüfen
Status von Bestellanforderungen
Während dieser Phase kann eine Bestellanforderung verschiedene Status durchlaufen, wie zum Beispiel:
- Entwurf
- Genehmigung ausstehend
- Im Gange
- Genehmigt
- Abgelehnt
Ergebnis der Phase von der Warenannahme bis zur Beschaffung
Sobald der Antrag geprüft und genehmigt wurde, generiert das System die Bestellung , womit die nächste Phase eingeleitet wird.
In diesem Stadium existiert die Bestellung noch nicht – das Ergebnis der Warenannahme ist genau die Genehmigung, die ihre Erstellung ermöglicht.