Factorial manté els empleats, els aprovadors i els equips financers alineats enviant notificacions en els passos clau del flux de despeses. Les notificacions es lliuren per correu electrònic i a la safata d'entrada de l'aplicació ( 🔔 barra superior). Si està activat, els empleats també reben notificacions push al mòbil .

Notificacions estàndard

Per a empleats

Els empleats reben una notificació automàtica quan:

• Es crea una despesa amb targeta: enviament push/correu electrònic demanant-los que pengin el rebut.
• Es sol·liciten canvis : la despesa es mou a Canvis sol·licitats , amb el comentari de l'aprovador.
• Una despesa es rebutja: reben el motiu del rebuig i la despesa apareix com a Rebutjada .
• Una despesa s'aprova : un cop supera tots els nivells d'aprovació.
• Una despesa es marca com a Pagada : confirmació que el reemborsament s'ha completat (via nòmina o SEPA).

Per a aprovadors

Els aprovadors reben una notificació quan:

• Una nova despesa requereix aprovació → notificació per safata d'entrada/correu electrònic.
• Un empleat torna a presentar una despesa després que s'hagin sol·licitat canvis.
• Una despesa té alertes (per exemple, fora de política o fora de pressupost).

Per a finances/administracions

Els equips financers i els administradors poden rebre notificacions quan:

• Les exportacions o informes de despeses s'han completat → confirmació que el fitxer està a punt.
• Es generen fitxers de pagament SEPA → notificació de creació.
• Es produeixen errors (per exemple, exportació fallida, dades bancàries que falten).

Notificacions personalitzades

A més de les notificacions estàndard del sistema, els administradors poden crear notificacions personalitzades al tauler Configuració. Aquestes es poden configurar per adaptar-se als fluxos de treball de la vostra empresa:

• Activador : quan s'ha d'enviar la notificació:
  • Una acció manual (per exemple, quan es crea una despesa).
  • Basat en una data (per exemple, recordatoris de final de mes).
  • Repetició periòdica (per exemple, informe setmanal).
• Condicions – qui l'ha de rebre:
  • Per equip, projecte, centre de cost, rol, etc.
  • Exemple: només s'avisa l'equip de Finances quan una nova despesa supera els 500 €.
• Conseqüència : què passa un cop activat:
  • Envia un correu electrònic personalitzat (pots configurar la plantilla i el missatge).
  • Notificació push o de safata d'entrada.
  • Recordatoris interns per a aprovadors o empleats específics.

Preguntes freqüents

1. Els empleats poden desactivar les notificacions obligatòries?
   Els usuaris poden ajustar les preferències personals, però algunes notificacions de despeses poden ser obligatòries per la política de l'empresa.
    
2. Les notificacions personalitzades substitueixen les estàndard?
   No: les notificacions personalitzades s'afegeixen a les notificacions estàndard del sistema (no les substitueixen).
    
3. Podem orientar les notificacions per projecte o centre de cost?
   Sí, els administradors poden establir condicions per equip, projecte, centre de cost, rol i altres atributs.
    
4. S'avisarà els empleats quan es pagui una despesa?
   Sí, els empleats reben una notificació quan la despesa es marca com a pagada (nòmina o SEPA).