Factorial incluye un detector de duplicados con IA que ayuda a los revisores a detectar posibles envíos duplicados. No bloquea a los remitentes, pero genera alertas para que los aprobadores y el departamento de finanzas puedan tomar decisiones rápidamente. A continuación, se muestra qué detecta, dónde ver las alertas, pasos prácticos para resolverlas, consejos de prevención y qué hacer con los falsos positivos o los casos faltantes.

Lo que busca el detector

El sistema marca posibles duplicados en tres escenarios:

• Dos gastos regulares que parecen la misma transacción.
• Dos presentaciones de viáticos que coinciden en las mismas fechas.
• Un gasto ordinario y uno viáticos que se superponen en las mismas fechas.

La detección utiliza una combinación de factores como proximidad de fecha, monto, nombre del comerciante, similitud de recibos obtenidos mediante OCR, identificaciones de transacciones con tarjeta y coincidencia de empleado o contexto de viaje.

Dónde aparecen las alertas

• El remitente aún puede enviar el gasto. No se le muestra ninguna advertencia.
• Revisores y finanzas vean la alerta:
  • En la barra lateral, vaya a Gastos → La tabla Gastos de empleados incluye una columna Alertas con un Etiqueta de gasto duplicado . Use el filtro de Alertas y seleccione Gasto duplicado para mostrar solo los artículos marcados.
  • En el detalle de gastos, abra la subpestaña Alertas . Allí podrá comparar el gasto con los demás envíos que activaron la alerta, uno junto al otro.

Flujo de trabajo del revisor: paso a paso

1. En su barra lateral, vaya a Gastos → Gastos de empleados y filtre Alertas = Gastos duplicados
2. Abra un gasto y haga clic en la subpestaña Alertas para ver los duplicados de candidatos uno al lado del otro. Compare:
   • Fecha y hora de la transacción
   • Importe del documento y monto reembolsable
   • Nombre del comerciante e identificación del comerciante (si está disponible)
   • Imágenes de recibos y notas de empleados
   • Estado de los gastos (quizás alguno fue rechazado)
3. Decida una de las siguientes acciones desde la vista Alertas:
   • Aprobar cualquiera de los elementos (aprobar uno o ambos si ambos son legítimos)
   • Rechazar cualquiera de los artículos (rechazar el duplicado o ambos si es fraudulento)
   • Descartar alerta si no son duplicados
4. Deje un breve comentario que justifique la decisión (quién la tomó, fecha, motivo). Este comentario aparece en el gasto y forma parte del registro de auditoría.
5. Si rechaza o solicita cambios, siga su flujo de trabajo de excepción habitual para que el empleado pueda corregirlo o explicarlo.

Manejo de casos extremos comunes

• Viáticos vs. ingresos reales
  • Si la política sólo permite un método, rechace o solicite cambios para el elemento que entra en conflicto y anote la referencia de la política.
  • Si se permiten ambos (por ejemplo, viáticos más excepciones reembolsadas), apruebe ambos y documente por qué.
• Recibos divididos
  • Si un recibo se dividió intencionalmente entre empleados (taxi compartido, comida grupal), verifique la asignación y anote los recibos para mostrar las líneas divididas. No los rechace si la asignación es correcta.
• Reembolsos y cargos revertidos
  • Si un registro es un reembolso o nulo, haga coincidir el reembolso con el original y apruebe/concilie en consecuencia, en lugar de rechazar ambos.
• Duplicados de tarjetas y efectivo
  • A veces, el titular de la tarjeta envía tanto el gasto generado automáticamente por la transacción como el mismo gasto generado manualmente. En ese caso, revise los datos del gasto y resuelva con una nota para evitar el doble pago.

Consejos de prevención para quienes envían material

• Consulte Mis gastos → Mis gastos antes de enviar para evitar envíos duplicados.
• Adjunte recibos claros y anote las divisiones al compartir con colegas.
• No envíe el pago diario y el pago real para el mismo día a menos que la política lo permita explícitamente.
• No envíe gastos pagados con tarjeta y manualmente por el mismo concepto.
• Al volver a enviar después de un rechazo, haga referencia al gasto original en la descripción.

Asesoramiento para finanzas y administración

• Monitorear las tasas de duplicados
  • Rastrear los duplicados marcados a lo largo del tiempo. Un aumento en la tasa podría indicar confusión del usuario o la necesidad de ajustar el modelo.
• Acciones masivas
  • Si están disponibles, utilice herramientas de resolución masiva para descartar o marcar alertas después del muestreo, pero siempre guarde notas para auditoría.
• Alineación de políticas
  • Asegúrese de que las políticas de gastos y viáticos establezcan claramente cómo manejar los envíos superpuestos, de modo que los revisores tengan una regla consistente para aplicar.

Falsos positivos y banderas faltantes

• Se producirán falsos positivos. Revise siempre la comparación y descarte la alerta si los elementos son diferentes.
• Si encuentra falsos positivos frecuentes o casos que deberían haberse marcado pero no lo fueron, recopile ejemplos (ID de gastos, fechas, capturas de pantalla) y comuníquese con el Soporte Factorial para que se puedan revisar nuestro modelo de detección y nuestros umbrales.

Cuándo contactar con el soporte técnico

Comuníquese con el soporte Factorial si:

• La columna de Alertas no muestra los duplicados marcados aunque sepa que existen duplicados.
• La interfaz de usuario de alertas se comporta incorrectamente o la herramienta de comparación no muestra los gastos de los candidatos.
• Sospecha de un aumento sistemático de falsos positivos o duplicados no detectados.

Cuando se comunique con el soporte técnico, incluya un ID de gasto de ejemplo, una descripción de por qué son duplicados y capturas de pantalla de la vista de Alertas.