A veces, un gasto se rechaza por error; por ejemplo, el aprobador hizo clic en "Rechazar" en lugar de "Solicitar cambios". Esto genera retrasos y retrabajo innecesario. Aquí te explicamos cómo solucionarlo rápidamente y evitar problemas recurrentes.
Resolución rápida
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Verificar el motivo del rechazo
- Mira el comentario de rechazo para confirmar si fue un error.
- En caso de necesidad preguntar a la persona que realizó el rechazo.
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Restablecer el flujo de aprobación (recomendado)
- Un administrador puede restablecer el flujo de aprobación del gasto rechazado.
- Esto envía el gasto nuevamente al inicio de su proceso de aprobación, para que pueda revisarse y aprobarse nuevamente sin que el empleado tenga que volver a enviar todo.
- Siempre agregue un comentario (para fines de auditoría) explicando que el restablecimiento se debió a un rechazo accidental.
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Como alternativa: el empleado vuelve a enviar
- Si no es posible restablecer o el administrador prefiere un registro limpio, el empleado puede crear un nuevo gasto.
- Deberían referenciar el gasto rechazado en la descripción.
Cómo evitar errores repetidos
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Fomentar el uso de “Solicitar cambios”
- Los aprobadores deben usar “Solicitar cambios” cuando faltan detalles o son incorrectos, y mantener “Rechazar” solo para violaciones claras (fuera de política, fraudulento, duplicado).
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Siempre deja un comentario al rechazar
- Exigir a los aprobadores que indiquen claramente el motivo del rechazo. Esto ayuda a los empleados y administradores a decidir si es apropiado restablecer o volver a enviar un proyecto.
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Revisar las necesidades de formación
- Si un aprobador rechaza incorrectamente con frecuencia, verifique si comprende las opciones de aprobación y bríndele orientación.
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Configuración del flujo de aprobación
- Mantenga los flujos de aprobación basados en roles (por ejemplo, Gerente, Administrador) siempre que sea posible, para reducir los cuellos de botella y los errores de una sola persona.
Cuándo contactar con el soporte Factorial
Comuníquese con el servicio de soporte si:
- Restablecer el flujo no funciona o produce un comportamiento inesperado.
- Sospecha que hay un problema con la interfaz de usuario (por ejemplo, la acción del botón incorrecta).
- Las asignaciones de aprobación no coinciden con los roles previstos.
Práctica recomendada: Si un gasto se rechazó por error, restablezca el flujo de aprobación. Es más rápido y mantiene todos los registros en un solo lugar, lo que garantiza un cierre de mes sin problemas.