Descubre la funcionalidad de gestión de Gastos 💸

Miércoles al medio día, pides la cuenta de tu menú, y recibes la factura. No te esperes a entregarla a tu responsable, ¡Compártela en tu cuenta de Factorial! Será tan sencillo como hacerle una foto al recibo y subirla a tu carpeta de Gastos en tus documentos.

A partir de ahora, como administrador podrás controlar los gastos de tus empleados a través de Factorial. Instalando la funcionalidad de Gastos, podrás organizar, visualizar, rechazar, aprobar y monitorizar los gastos de tus empleados de manera rápida y sencilla. 

Ganarás tiempo aprobando o rechazando los gastos pendientes y así evitarás tener que entrar importes y conceptos en un excel. ¡No te compliques la vida! 

A continuación, te mostramos todo lo que debes saber para poder conocer los flujos y procesos de esta funcionalidad. 

 

¿Cómo instalo y configuro la funcionalidad? 

Para instalar la funcionalidad de Expenses, debes dirigirte al menú lateral de tu izquierda, en Apps > Expenses. 

Una vez hayamos accedido a la app Expenses, nos llevará a la vista General de la funcionalidad, donde podremos acceder a la información general sobre la misma y a instalar dicha funcionalidad en nuestra cuenta de empresa. 

Una vez el administrador le de al botón "instalar la app" , aparecerá el modal para escoger la persona que decidirá aprobar los gastos en tu cuenta de Factorial. 

Nota ✍🏽 : Si cancela dicha acción o cierra el modal, se le re-dirigirá a Apps > Expenses de nuevo. 


Una vez esté instalada, le llevará directamente a la vista de Ajustes. La vista de ajustes te mostrará las carpetas disponibles en ambos directorios (empresa y empleado) y también te permitirá escoger el responsable de aprobar o rechazar los gastos de la plantilla, en el caso que quieras cambiarlo. 

 

¿Cómo apruebo/rechazo una factura de un empleado? 

Para ello debes ser el responsable de aprobar/rechazar gastos en tu cuenta de empresa. 

En caso de ser el elegido, te mostramos el flujo para poder realizar esta acción desde tu cuenta. Verás, que cuando un empleado comparta una factura en su carpeta de documentos "Gastos", a ti como responsable de aprobar/rechazar gastos te aparecerá una notificación en Tareas Pendientes en tu pantalla de Inicio

Clicando en la tarea pendiente, te llevará directamente a la vista de la factura pendiente de aprobar. 

Puedes acceder a la factura también, accediendo a Empleados > seleccionando al empleado en cuestión, y dirigiéndote a su directorio de documentos > Carpeta de Gastos. Tendrás una vista del documento y su estado. 

Cuando accedas al archivo/factura para poder aprobar/rechazar el gasto que haya realizado el empleado, tendrás una vista amplia de la factura, y una notificación que te permitirá aprobar o rechazar dicha factura. 

Verás también, que tendrás los datos sobre el gasto a tu derecha. Estos campos serán previamente rellenados por la persona que haya compartido el archivo de gasto previamente. 



Nota ✍🏽  : Estos campos rellenables, se crearán automáticamente cuando instales la aplicación de Gestión de Gastos. Serán 4 campos por defecto, que te ofrece Factorial.

Puedes consultar estos campos personalizados en Empresa > Archivos > Gastos y verás los campos disponibles. En caso de querer añadir algún campo más, se deberá hacer upgrade al plan Enterprise. También, puedes eliminar alguno de los 4 campos en el caso que no quieras mostrarlos a tus empleados. 

Una vez hayas aprobado el documento, su estado cambiará de pendiente a aprobado en la vista  del documento en la carpeta de Gastos. Así, en el caso que haya muchas facturas en la carpeta de Gastos del empleado, podrás detectar rápidamente cuales están aprobadas, pendientes o rechazadas. 

 

¿Cómo puedo extraer análisis de Gastos? 

Sacar informes de Gastos en tu cuenta de empresa, será coser y cantar! 

Puedes aprovechar la funcionalidad de Gastos para poder analizar que tipo de gastos consume tu plantilla, el promedio de gasto por empleado cada mes, las facturas aprobadas por mes y las rechazadas, el coste de transporte de cada empleado por mes o el coste de comida que le supone a tu empresa cada mes. ¡Podrás sacar miles de datos gracias a la funcionalidad de Gastos! y tan solo con un par de clicks. 

Para poder realizar este tipo de gráficos, simplemente debes dirigirte a Informes > Crear informe personalizado, y podrás sacar informes relacionados con los gastos de tu plantilla. 

En el caso que no hayas utilizado nunca la funcionalidad de Informes, puedes consultar este artículo donde te explicamos como crear un gráfico personalizado en Factorial.