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Acerca do sistema de aprovação de contratos v1

Saiba como automatizar o processo de aprovação de contratos para poupar tempo e reduzir os erros

Se estiver a utilizar a Factorial em Inglês US, note que o termo "Agreements" é utilizado em vez de "Contracts". A funcionalidade permanece a mesma.

 

 

O sistema de aprovação de contratos permite-lhe criar um processo personalizado para a aprovação de novas promoções. Garante que todas as novas condições são revistas e aprovadas prontamente.

 

❗Para configurar eficazmente o sistema de aprovação de contratos, é essencial garantir que tem as permissões necessárias para editar as definições do contrato.

 

 

Onde encontrar o sistema de aprovação de contratos?

  1. Na sua barra lateral, aceda a Configurações
  2. Em Geral, clique em Contratos

 

Como criar aprovações de contrato

💡 A  Factorial fornece um grupo de aprovação predefinido para todas as permissões (promover e editar) para ajudar na configuração. No entanto, é possível optar por editar este grupo ou criar um novo.

 

 

Criar um novo grupo de aprovação:

💡 A Factorial cria automaticamente grupos para todos os utilizadores. Antes de decidir criar novos grupos de aprovação, pode rever os que já foram criados:

  • Predefinido: este grupo tem apenas um nível de aprovação.
  • Autoapprovers (Autoaprovadores): este grupo é para utilizadores que não precisam de qualquer aprovação para editar contratos.
 

 

  1. Nas definições dos contratos, clique em Adicionar novo grupo de aprovação
  2. Defina um nome e uma descrição (opcional)
  3. Se assinalar Grupo de aprovação automática, os colaboradores do grupo terão os recursos aprovados automaticamente e não verão o pedido.
  4. Clique em Guardar grupo de aprovação
detalhes do grupo de aprovação-1

 

Definir o fluxo de aprovação:

O fluxo de aprovação dos contratos é estruturado em níveis:

  • É atribuído um autorizador a cada nível;
  • Para passar para o nível seguinte, o aprovador do nível anterior deve aprovar o pedido.


Para criar um novo nível de aprovação:

  1. Clicar em Adicionar nível de aprovação
  2. Selecionar o Tipo de Aprovador e o Aprovador
  3. Clique em Guardar nível de aprovação
  4. Clique em Guardar alterações, no canto superior direito
Novo nível de aprovação

💡 Pode modificar ou eliminar o nível de aprovação clicando no ícone dos três pontos.

 

 

 

Adicionar colaboradores

Uma vez definido o fluxo de aprovação, está pronto(a) para atribuir os colaboradores:

  1. Vá para o separador Colaboradores
  2. Clique no ícone de + localizado no canto superior direito
  3. Selecione os colaboradores
  4. Clique em Adicionar colaboradores ao grupo de aprovação

❗Os utilizadores que têm de estar no grupo são aqueles que têm de executar a ação. Por exemplo, um gestor que tem de promover um colaborador, mas não o proprietário do contrato.

 

 

adicionar funcionários-1

 

Como funciona o sistema de aprovação?

Quando um colaborador é promovido, é enviada uma notificação ao aprovador. O autorizador poderá decidir se aprova ou rejeita o pedido.

Para enviar o pedido:

🚨 Apenas os indivíduos com as seguintes permissões ativas poderão enviar pedidos:

  • Editar contratos: atualizações e correcções
  • Promover
 

 

  1. Na barra lateral, vá para Colaboradores
  2. Selecione a pessoa
  3. Abra o separador Contratos
  4. Clique em Novas condições
  5. Escolha:
    • Promover: atualizar apenas a função e o salário.
  6. Clique em Próximo
  7. Preencha os campos
  8. Clique em Submeter pedido de promoção
enviar pedido

 

Para aceitar ou rejeitar o pedido:

O aprovador receberá uma notificação na Caixa de entrada:

  1. Na barra lateral, clique em Caixa de entrada
  2. Abra a notificação correspondente para ver mais pormenores
  3. Clique em Rejeitar ou Aprovar

💡 Ao clicar em Rejeitar, o pedido será rejeitado e o processo terminará.

 

 

Aprovar

🚨 Só pode haver um pedido de contrato de cada vez. Não é possível modificar ou acrescentar novas condições se existir um pedido pendente.

 
  • O requerente receberá uma notificação sempre que um aprovador aprovar ou rejeitar o novo contrato.
  • O(a) colaborador(a) só recebe uma notificação quando o pedido é aprovado e a partir da data de entrada em vigor.
 

 

 

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