Agilice su facturación con el Sistema de Seguimiento de Facturas de Factorial. Suba fácilmente sus facturas y utilice nuestra tecnología OCR para la extracción automática de datos, ahorrando tiempo y reduciendo errores. Simplifique los asientos contables y consiga un mejor control financiero.

Dónde encontrar facturas

1. En la barra lateral, vaya a Gastos → Facturas

Estado de pago de facturas

Realice un seguimiento del estado de pago de sus facturas aquí. Acceda a información detallada para administrar sus finanzas de manera eficaz y garantizar los pagos puntuales a los proveedores. Las métricas clave proporcionadas incluyen:

• Total: importe total de pagos registrados.
• Pagado: importe total que se ha pagado exitosamente.
• Pendientes: facturas que aún no han sido pagadas pero están dentro del plazo de pago.
• Vencido: facturas que permanecen sin pagar después de su fecha de vencimiento.
• Número de facturas pendientes y vencidas: un recuento de facturas pendientes y vencidas.
• Importe base e impuestos: desglose de los importes de las facturas, distinguiendo entre el importe base y los impuestos asociados.

Cómo gestionar el estado de las facturas

Sus facturas pueden pasar por cuatro estados distintos:

• Para revisar: las facturas cargadas ingresan a esta etapa para verificar su exactitud. Luego de la verificación, haga clic en Aprobar o Rechazar .
• Aprobado: las facturas están listas para ser pagadas.
• Rechazado: las facturas se marcan como Rechazadas debido a discrepancias o errores.
• Pagadas: facturas que han completado todos los procesos y han sido pagadas. Puedes marcarlas como pagadas allí o mediante conciliación bancaria.

Para cambiar el estado:

1. Abra la factura que desea actualizar
2. Seleccione la acción

Cómo cargar facturas en masa

1. En la sección Facturas, haga clic en Cargar facturas en la esquina superior derecha
2. Seleccione un archivo o arrástrelo al área designada
3. Haga clic en Finalizar y cerrar
4. Nuestro sistema OCR leerá automáticamente los datos y completará automáticamente la información
5. Revise los datos precargados para comprobar su precisión
6. Si es necesario, puede crear un nuevo proveedor directamente desde esta página
7. Haga clic en Aprobar

Cómo recibir facturas en el buzón de correo

Dispone de un buzón de correo para recibir y consultar facturas por correo electrónico. Funciona únicamente como buzón de entrada, por lo que no puede enviar ni responder correos electrónicos desde esta dirección.

1. Ir a la sección Facturas
2. Copie la dirección de correo electrónico en la esquina superior derecha
3. Todas sus facturas serán recibidas en el buzón y leídas automáticamente por nuestro OCR

Cómo exportar facturas

1. Ir a la sección Facturas
2. Haga clic en el icono de tres puntos en la esquina superior derecha
3. Seleccione Exportar facturas
4. Elija el formato deseado, aplique los filtros necesarios y configure los nombres de las columnas para que se ajusten a sus requisitos
5. Haga clic en Guardar

Cómo administrar cuentas bancarias

Aprenda a gestionar sus cuentas bancarias dentro de Factorial, simplificando las operaciones financieras con una perfecta integración y automatización.

1. Agregar una cuenta bancaria manualmente

1. Haga clic en el botón “Agregar cuenta”
2. Seleccione la entidad legal para la cual desea agregar la cuenta bancaria
3. Seleccione “Agregar manualmente” y haga clic en “Siguiente”

Información básica : Ingrese los detalles necesarios para iniciar la agregación de datos:

• Alias de cuenta : Asigne un nombre único para una fácil identificación.
• Opciones de formato de cuenta : elija una de las siguientes:
  • IBAN
  • Número de cuenta + Código de clasificación
  • Número de cuenta + Número de ruta
  • Nombre del banco + Número de cuenta
  • CLABE
  • Otro
• Moneda : especifique la moneda de la cuenta.

Su cuenta se creará automáticamente una vez que complete estos datos.

2. Cómo agregar una cuenta bancaria a través de Open Banking

1. Haga clic en el botón “Agregar cuenta”
2. Seleccione la entidad jurídica a la que desea agregar la cuenta bancaria
3. Seleccione su banco de la lista proporcionada y haga clic en “Siguiente”
4. Haga clic en "Finalizar y sincronizar". Será redirigido a la página de inicio de sesión de su banco para iniciar sesión de forma segura

Ingresa sus credenciales bancarias para comenzar a importar sus cuentas bancarias y transacciones. Su cuenta bancaria estará conectada con Factorial por 90 días, lo que nos permitirá mantener sus transacciones actualizadas para una fácil conciliación con las facturas y facilitar los procesos de conciliación bancaria.

Vuelva a conectar su cuenta bancaria

Información adicional

• ¿Qué significa 'Finalizar configuración de cuenta'?
  • Debe revisar ciertos datos bancarios como el alias de la cuenta, el IBAN o la moneda, y le pediremos que seleccione una cuenta contable para el banco. Este paso es necesario para crear los asientos correspondientes en su sistema de contabilidad.
• ¿Qué significa 'Creación de cuenta completa'?
  • Este estado indica que inició el proceso de conexión con un banco pero no lo completó.

¿Cómo eliminar una cuenta?

Dentro de la cuenta, presione en ver detalles y allí encontrará la opción para eliminar la cuenta.

Funcionalidades clave en la sección de Cuentas bancarias

Ver detalles

Acceda a un panel lateral que muestra los detalles de la cuenta, incluida la entidad legal, el nombre del beneficiario, el IBAN y la moneda.

1. Haga clic en Ver detalles

En su interior encontrarás:

• Información de la cuenta : muestra detalles como la entidad legal, el nombre del beneficiario, el IBAN y la moneda.
• Selección de cuenta contable : le permite seleccionar la cuenta contable correspondiente para el banco.
• Última sincronización : muestra la fecha de sincronización más reciente con el banco.
• Eliminar cuenta : si necesita eliminar la cuenta bancaria del sistema, puede hacerlo aquí.

Transacciones bancarias de importación

Suba un archivo para importar sus transacciones bancarias a Factorial. Simplemente arrastre y suelte en el sistema la plantilla completa que le proporcionamos para que la complete con los datos exportados desde su banco.

Para importar transacciones bancarias:

1. Haga clic en Importar transacciones bancarias
2. Descargue nuestra plantilla
3. Recupere los datos de la transacción de su banco y complete la plantilla según corresponda
4. Arrastre y suelte la plantilla completa en Factorial . Si ocurre algún error, lo guiaremos para corregirlo hasta que la carga se realice correctamente.
5. Haga clic en Importar datos

Transacciones de exportación

Personalice y exporte sus datos de transacciones en varios formatos, adaptando la información exportada a sus necesidades.

Para exportar transacciones:

1. Navegue hasta la sección de cuenta bancaria deseada
2. Haga clic en el icono de tres puntos y seleccione Exportar transacciones
3. Elija su formato, aplique los filtros necesarios y configure los nombres de las columnas para que se ajusten a sus requisitos.
4. Haga clic en Guardar

Conciliación bancaria

La conciliación bancaria implica hacer coincidir las transacciones bancarias con los registros comerciales, incluidas las facturas de los clientes, las facturas de los proveedores y los pagos. Este proceso esencial es necesario para la mayoría de las empresas y ofrece múltiples beneficios. Ayuda a minimizar los errores en los informes financieros, mejora la detección de fraudes y optimiza la gestión del flujo de efectivo.

Descripción general de la vista de conciliación bancaria

La interfaz de conciliación bancaria se divide en tres secciones clave: transacciones, entradas de contraparte y entrada resultante .

• Panel izquierdo: muestra las transacciones bancarias que están pendientes de conciliación. Puede utilizar el filtro para alternar entre transacciones pendientes y conciliadas
• Panel derecho: aquí puede hacer coincidir las transacciones con las facturas aprobadas y ver las entradas correspondientes. Solo las facturas aprobadas son aptas para la conciliación

Proceso de reconciliación

Siga estos pasos para conciliar una transacción bancaria:

1. Seleccione una transacción bancaria : haga clic en la transacción que desea conciliar
2. Sugerencia de IA : nuestra herramienta de IA sugerirá automáticamente la factura correspondiente.
3. Conciliar : Si los datos son correctos, haga clic en el botón "Conciliar"
4. Confirmación : la transacción se marcará como conciliada y el estado de la factura se actualizará a “Pagado”
5. Opción de rechazo : si es necesario, puede rechazar la sugerencia de la IA y elegir otra factura manualmente

Escenarios cubiertos

1. Una factura - Una transacción bancaria
2. Pago parcial: una factura → 1.ª transacción bancaria + 2.ª transacción bancaria
3. Varias facturas - Una transacción bancaria
4. Una factura - Varias transacciones bancarias
5. Conciliar sin documento

Conciliación dentro de la sección Factura

También puede iniciar la conciliación directamente desde la sección de factura:

1. Acceder a la factura: navegue hasta una factura aprobada y haga clic en ella
2. Transacciones asociadas: en el detalle de la factura, encontrará una sección “Transacciones asociadas” con un botón “Conciliar”
3. Conciliar: al hacer clic, una nueva vista mostrará todas las transacciones bancarias relacionadas
4. Conciliación completa: seleccione la transacción adecuada y confirme la conciliación

Este método admite los mismos escenarios de conciliación mencionados anteriormente.

Cómo exportar los datos de sus transacciones

1. Seleccione el formato de exportación y el rango de fechas:
   • Elija entre un archivo CSV o Excel y las fechas de inicio y fin de las transacciones que desea descargar. Esto le permite personalizar el período para el que necesita los datos.
2. Reciba sus datos:
   • Después de seleccionar las fechas, el sistema procesará su solicitud. Recibirá una notificación por correo electrónico con un enlace para descargar sus datos.
3. Descargue y revise el archivo Excel:
   • El archivo que recibirá estará en formato Excel e incluirá todas las transacciones, facturas, vínculos a las facturas y detalles de conciliación.
   • Descargue el archivo desde el enlace proporcionado en el correo electrónico y guárdelo en su dispositivo.

Contabilidad

Plan de cuentas

El plan de cuentas es una lista completa de todas las cuentas que se utilizan para registrar transacciones financieras en el libro mayor de una organización. Puede acceder al plan de cuentas en la sección Contabilidad.

Configuración

Para importar cuentas, navegue a la sección Contabilidad y haga clic en Importar cuentas.

Aparecerá un cuadro de diálogo que le permitirá:

• Descargar una plantilla : Descargue una plantilla de Excel que incluye todas las cuentas contables utilizadas actualmente por su empresa.
• Cargar plantilla completada : después de ingresar sus cuentas contables en la plantilla de Excel, cárguela nuevamente en Factorial para actualizar su sistema con la nueva información.

Beneficios de tener un plan de cuentas

Tener un Plan de Cuentas bien organizado le ayudará a:

• Asocie cuentas contables con cuentas bancarias y proveedores específicos, mejorando la claridad y la gestión financiera.

Conciliación automatizada

Factorial creará automáticamente registros de entrada diarios para este segmento de contabilidad, simplificando el proceso de conciliación y reduciendo la entrada manual de datos.

Cuentas contables

Cómo agregar nuevas cuentas contables

1. 1. Cree una nueva cuenta: agregue fácilmente nuevas cuentas contables directamente dentro de Factorial, lo que garantiza que su plan de cuentas se mantenga completo y actualizado.

1. 2. Descargue y modifique la plantilla de cuenta: descargue la plantilla de cuenta previamente completa con datos existentes, agregue nuevas cuentas contables en Excel y vuelva a importarla a Factorial .

Editar una cuenta contable

• Para editar una cuenta contable existente, simplemente haga clic en el botón "Editar" 
• Realice los cambios necesarios y guarde las actualizaciones

Fusionar una cuenta contable

• Para fusionar dos cuentas contables, seleccione la cuenta que desea fusionar
• Siga las instrucciones para combinar las transacciones y los saldos de las dos cuentas en un solo libro mayor. La combinación es útil para consolidar cuentas similares o redundantes

Eliminar una cuenta contable

• La eliminación de una cuenta contable solo es posible cuando no se han registrado transacciones o movimientos en esa cuenta
• Si una cuenta no tiene historial de movimientos, puede eliminarla de forma segura seleccionando la opción "Eliminar" 

Libro mayor general

La página del Libro Mayor es donde encontrará todas las entradas del diario que registran las transacciones financieras de su empresa.

Entradas diarias generadas automáticamente

• Los diarios de entradas se crean automáticamente en los siguientes escenarios:
  • Cuando recibe una factura de un proveedor.
  • Cuando se recibe una transacción bancaria en su cuenta bancaria conectada.
  • Al conciliar transacciones bancarias con facturas.
• Factorial se encarga de la creación de estas entradas de diario, garantizando la precisión, siempre y cuando haya asignado cuentas contables a las entidades apropiadas (por ejemplo, impuestos, proveedores, cuentas bancarias).

Edición manual de diarios de facturas

• A diferencia de las transacciones bancarias y las conciliaciones, los asientos de diario de facturas pueden necesitar revisión o ajustes manuales.
• Puede editar las líneas de asiento de diario de las facturas antes de registrarlas en el Libro Mayor.
• Asegúrese de que todas las líneas de entrada sean correctas (por ejemplo, que coincidan los montos de débito y crédito) antes de finalizar.

Finalización y registro de entradas

• Una vez que haya revisado las entradas y todo esté correcto, puede proceder a registrar las entradas del diario en el Libro Mayor.

Entradas en borrador

La sección entradas en borrador almacena los asientos de diario no finalizados, normalmente creados al contabilizar una factura.

Revisión de borradores de entradas

• En esta sección, encontrará borradores que necesitan mayor revisión o finalización antes de publicarlos en el Libro mayor.
• Factorial te avisará de cualquier problema con el borrador, como:
  • Importes de débito y crédito desequilibrados .
  • Información faltante o campos obligatorios.

Finalización de borradores de entradas

• Una vez corregidos todos los errores y equilibradas las líneas de entrada, el diario de entrada se considera listo para su contabilización.
• Luego puede proceder a registrar el borrador en el Libro Mayor.

Cómo administrar y asignar cuentas contables

Configure y asigne fácilmente cuentas contables a cada proveedor, cuenta bancaria y entidad fiscal con nuestras configuraciones de contabilidad optimizadas.

Acceder al panel de configuración

1. Vaya a Configuración 
2. Seleccione Contabilidad para abrir el panel de configuración
    

1. Establecer cuentas contables predeterminadas

• Factorial proporciona una configuración para asignar automáticamente cuentas contables a las transacciones
• En la sección Configuración predeterminada , puede asignar cuentas contables predeterminadas para:
  • Impuestos
  • Vendedores
  • Cuentas bancarias

2. Evite la asignación manual

• Al configurar cuentas contables predeterminadas, ahorra tiempo y elimina la necesidad de asignar cuentas manualmente para cada transacción o entidad.
   

Asignación de cuentas contables

• Cuentas bancarias
  • Asignación directa: navegue a cada cuenta bancaria y asigne directamente la cuenta contable correspondiente.
  • A través del panel de detalles: Alternativamente, acceda al panel "Ver detalles" dentro de cada cuenta bancaria específica para realizar asignaciones.
     
• Vendedores
  • Asignación directa: haga clic en cada proveedor y seleccione la cuenta contable adecuada para ese proveedor.
  • A través del perfil del proveedor: vaya a la sección de proveedores en la barra lateral y podrá agregar o actualizar la cuenta contable en el perfil de cada proveedor.
     
• Gestión de impuestos
  • Crear y asignar impuestos: haga clic en Impuestos en la configuración de contabilidad. Aquí puede crear y definir los impuestos que utiliza su empresa.
  • Asignar cuentas contables: para cada impuesto, como el IVA u otros impuestos aplicables, puede asignar la cuenta contable correspondiente para garantizar un seguimiento y una generación de informes precisos.

Cómo pagar facturas y reembolsar gastos mediante un archivo SEPA

Con esta función, podrá pagar facturas y reembolsar gastos a través de un archivo SEPA, agilizando así sus procesos de pago. A continuación, encontrará una guía paso a paso sobre cómo utilizar esta función.

Pago de facturas

1. Seleccione las facturas a pagar

• Vaya a la sección Facturas 
• Seleccione las facturas que desea pagar
• Haga clic en el botón CTA "Enviar para pagar" a la derecha

2. Vaya a Pagos pendientes

• Luego de enviar las facturas a pagar, vaya a la sección Pago a través de la barra de navegación
• En la sección Pagos pendientes , verá una lista de facturas y gastos que están listos para su pago
   

3. Crea un pago masivo

• Seleccione las facturas que desea pagar
• Presione el CTA “Pagar en masa”
• Aparecerá un modal donde podrás:
  • Crear un nuevo pago masivo o
  • Agregar facturas a un pago masivo existente

4. Complete los detalles del pago

• Si crea un nuevo pago masivo, proporcione la siguiente información:
  • Nombre del pago
  • Cuenta bancaria desde la cual realizar el pago
  • Descripción del pago
• Si desea agregar algo a un pago masivo existente, simplemente seleccione el pago correspondiente de la lista:

5. Seguimiento del estado de los pagos masivos

• El nuevo pago masivo aparecerá en la página de Pago masivo 
• Aquí verá detalles de pago clave como:
  • Importe total
  • Facturas
  • Gastos
  • Fechas de vencimiento
• También verás el estado de cada pago masivo:
  • Pendiente
  • En curso
  • Pagado

6. Gestionar facturas en un pago masivo

• Haga clic en cualquier pago masivo para ver la lista de facturas que incluye
• Puede:
  • Eliminar facturas del pago masivo
  • Agregue más facturas , si es necesario

7. Descargar el archivo SEPA

• Una vez listo el pago masivo, presione el botón “Descargar archivo SEPA” 
• Esta acción descargará un archivo XML, que deberás cargar en tu banco para realizar el pago

8. Conciliar pagos

• Una vez que el pago aparezca en tus transacciones bancarias, Factorial automáticamente te sugerirá conciliarlo con el pago masivo correspondiente
• Este paso garantiza que todas las facturas se marquen como Pagadas , que el estado de pago masivo se actualice a Pagado y que las entradas contables relacionadas se creen en el Libro mayor

Reembolso de gastos

1. Seleccione Gastos Aprobados

• En la sección Gastos , seleccione los gastos aprobados que desea reembolsar
• Seleccione la opción “Reembolsar mediante SEPA”

2. Añadir gastos a los pagos pendientes

• Estos gastos seleccionados se añadirán a la sección Pagos pendientes , de forma similar a las facturas. Si falta el IBAN de un empleado, le informaremos de ese error.

3. Crea un pago masivo

• Siga los mismos pasos descritos para las facturas para crear un pago masivo de gastos.

4. Finalizar el pago

• Descargue el archivo SEPA y súbalo a su banco.
• Factorial conciliará automáticamente el pago una vez que aparezca en tus transacciones bancarias.

Cómo conciliar un pago masivo SEPA

Descripción general

Cuando el banco de tu empresa está conectado a Factorial , puedes conciliar fácilmente los pagos masivos SEPA directamente desde la sección Transacciones bancarias . A continuación, te explicamos cómo conciliar los pagos y asegurarte de que tus facturas y asientos contables estén correctamente actualizados.

Conciliar un pago masivo SEPA

1. Revisar las transacciones bancarias

• Vaya a la sección Transacciones Bancarias 
• Factorial reflejará automáticamente el pago una vez que aparezca en tu cuenta bancaria conectada

2. Pago en bloque sugerido

• Al hacer clic en la transacción bancaria, Factorial sugerirá automáticamente el Pago Masivo correspondiente que coincida con el monto de la transacción

3. Confirmar la conciliación

• Seleccione la opción “Conciliar” para completar el proceso de conciliación

4. Actualizaciones automáticas

• Una vez reconciliados:
  • El estado de las facturas asociadas al pago masivo se actualizará a Pagado 
  • El Pago Masivo en sí también se marcará como Pagado 
  • Los diarios de entradas se crearán automáticamente en el Libro Mayor , lo que garantiza que sus registros contables se actualicen correctamente