Aprovar una despesa no sempre significa el mateix, depenent de si es va crear a partir d'una transacció amb targeta Factorial o si va ser enviada manualment per un empleat.
Diferències clau d'un cop d'ull
| Despeses de la targeta | Despeses manuals | |
|---|---|---|
| Qui va pagar per avançat? | Empresa (via Factorial Card) | Empleat |
| Cal un reemborsament? | No | Sí (via nòmina o SEPA) |
| Com es crea una despesa? | Esborrat automàticament de la transacció | Enviat manualment per l'empleat (web/mòbil) |
| Font de dades | Dades de la transacció (import, data, comerciant) emplenades automàticament + cal un justificant | Introducció d'un empleat + ompliment preestablert d'OCR de rebuts |
| Control de polítiques | Preventiu: límits de targetes, restriccions de comerciant/categoria | Detectiu: comprovació de polítiques després de l'enviament |
| Enfocament d'aprovació | Verificar l'objectiu comercial i el rebut | Verificar la correcció, l'elegibilitat i el reemborsament |
Revisió de les despeses de la targeta
- Revisió més ràpida: com que les despeses de la targeta es creen automàticament i ja es validen amb els límits de la targeta, la tasca principal és assegurar-se que el rebut s'adjunta i que la despesa té una finalitat comercial vàlida.
- Sense reemborsament: un cop aprovada, la despesa simplement s'arxiva i s'enllaça a la comptabilitat; no cal processar nòmines ni SEPA.
- Rebutjos: si rebutgeu una despesa amb targeta, l'empleat i l'empresa han de decidir com es reemborsarà el pagament no aprovat a l'empresa (per exemple, deducció de nòmina o transferència directa).
Revisió de despeses manuals
- Les despeses manuals s'han d' analitzar més de prop, ja que depenen de l'aportació dels empleats. Comproveu:
- Exactitud i validesa del rebut.
- Compliment de les polítiques (per exemple, tarifes per diem, normes de quilometratge).
- Assignació correcta a categoria, projecte o centre de cost.
- Si s'aprova, la despesa procedirà al reemborsament (nòmina o SEPA).
Millors pràctiques per a aprovadors
- Prioritzeu la revisió ràpida de les despeses de la targeta: l'empleat ja ha gastat els fons de l'empresa.
- Presteu especial atenció a les despeses manuals, ja que són les que desencadenen els reemborsaments reals.
- Utilitzeu les alertes de despeses de Factorial (fora de pressupost, fora de política) per accelerar la presa de decisions.
D'aquesta manera, els aprovadors entenen clarament per què les despeses amb targeta són més senzilles però més arriscades si es rebutgen, mentre que les despeses manuals comporten la responsabilitat del reemborsament.