Semplifica la gestione delle tue fatture con il Sistema di Monitoraggio di Factorial. Carica facilmente le fatture e utilizza la nostra tecnologia OCR per l'estrazione automatica dei dati, risparmiando tempo e riducendo gli errori. Semplifica le registrazioni contabili e ottieni un miglior controllo finanziario.

Dove trovare le Fatture

1. Nella barra laterale, vai a Spese → Fatture

Stato del pagamento delle fatture

Monitora lo stato di pagamento delle tue fatture qui. Accedi a informazioni dettagliate per gestire efficacemente le tue finanze ed assicurare pagamenti tempestivi ai fornitori. Le metriche chiave fornite includono:

• Totale: importo totale dei pagamenti registrati.
• Pagato: importo totale che è stato pagato con successo.
• In sospeso: fatture che non sono state ancora pagate ma rientrano nel periodo di pagamento.
• Scaduto: fatture che rimangono non pagate oltre la loro data di scadenza.
• Numero di fatture in sospeso e scadute: un conteggio delle fatture in sospeso e scadute.
• Importo base e tasse: una suddivisione degli importi delle fatture, distinguendo tra l'importo base e eventuali tasse associate.

Come gestire lo stato delle fatture

Le tue fatture possono essere divise in quattro stati diversi:

• In revisione: le fatture caricate entrano in questa fase per verificarne l’accuratezza. Dopo la verifica, clicca su Approva or Rifiuta.
• Approvato: le tue fatture possono essere pagate.
• Rifiutato: le fatture vengono contrassegnate come Rifiutate a causa di discrepanze o errori.
• Pagato: fatture che hanno completato tutti i processi e sono state pagate. Puoi segnarle come pagate qui o tramite la riconciliazione bancaria.

Per cambiare lo stato:

1. Apri la fattura che vuoi aggiornare
2. Seleziona l’azione

Come caricare le fatture in blocco

1. Nella sezione Fatture, clicca su Carica fatture nell'angolo in alto a destra
2. Scegli un file o trascinalo nell'area designata
3. Clicca su Termina e chiudi
4. Il nostro sistema OCR leggerà automaticamente i dati e compilerà le informazioni
5. Verifica l'accuratezza dei dati precompilati
6. Se necessario, puoi creare un nuovo fornitore direttamente da questa pagina
7. Clicca su Approva

Come ricevere le fatture nella Posta in arrivo

Hai una casella di posta dedicata per ricevere e visualizzare le fatture via email. Funziona solo come casella di posta in arrivo, quindi non puoi inviare o rispondere alle email da questo indirizzo.

1. Vai alla sezione Fatture.
2. Copia l'indirizzo email nell'angolo in alto a destra.
3. Tutte le tue fatture saranno ricevute nella casella di posta e automaticamente lette dal nostro sistema OCR.

Come esportare le fatture

1. Vai alla sezione Fatture
2. Clicca l’icona con i tre puntini nell’angolo in alto a destra
3. Seleziona Esporta fatture
4. Scegli il formato desiderato, applica i filtri necessari e imposta i nomi delle colonne per adattarsi ai tuoi bisogni
5. Clicca su Salva

Come gestire i conti bancari

Scopri come gestire i tuoi conti bancari all'interno di Factorial, semplificando le operazioni finanziarie con un'integrazione e automazione senza interruzioni.

Come aggiungere un conto bancario

1. Nella barra laterale, vai su Finanza → Conti bancari
2. Seleziona la persona giuridica per la quale desideri creare il conto
3. Informazioni di base: compila i dettagli essenziali per avviare l'aggregazione dei dati:
   • Alias del conto
   • Opzioni di formato del conto:
     • IBAN
     • Numero di conto + Codice di ordinamento
     • Numero di conto + Numero di routing
     • Nome della banca + Numero di conto
     • CLABE
     • Altro
   • Valuta
4. Il tuo conto verrà creato automaticamente una volta terminato.

Funzionalità principali nella sezione Conto Bancario

Visualizza dettagli

Accedi a un pannello laterale che mostra i dettagli del conto, inclusi la persona giuridica, il nome del beneficiario, l'IBAN e la valuta.

1. Clicca su Visualizza dettagli

Importa transazioni bancarie

Carica un file per importare le tue transazioni bancarie in Factorial. Basta trascinare e rilasciare il modello compilato, che ti forniamo per essere riempito con i dati esportati dalla tua banca, nel sistema.

Per importare le transazioni bancarie:

1. Clicca su Importa transazioni bancarie
2. Scarica il modello
3. Recupera i dati delle transazioni dalla tua banca e compila il modello
4. Trascina e rilascia il modello compilato in Factorial. In c errori, ti guideremo nella correzione fino al successo del caricamento.
5. Clicca su Importa dati

Esporta transazioni

Personalizza ed esporta i dati delle tue transazioni in vari formati, adattando le informazioni esportate alle tue esigenze.

Per esportare le transazioni:

1. Vai alla sezione del conto bancario desiderato
2. Clicca sull'icona con i tre puntini e seleziona Esporta transazioni
3. Scegli il formato, applica i filtri necessari e configura i nomi delle colonne in base alle tue esigenze
4. Clicca su Salva

Riconciliazione bancaria

Panoramica della vista Riconciliazione Bancaria

L'interfaccia di riconciliazione bancaria è divisa in tre sezioni chiave: transazioni, entrate della controparte ed entrata risultante.

• Pannello sinistro: mostra le transazioni bancarie in attesa di riconciliazione. Puoi utilizzare il filtro per alternare tra transazioni in sospeso e riconciliate.
• Pannello destro: qui puoi abbinare le transazioni con le fatture approvate e visualizzare le entrate della controparte. Solo le fatture approvate possono essere scelte per la riconciliazione.

Processo di riconciliazione

Segui questi passaggi per riconciliare una transazione bancaria:

1. Seleziona una transazione bancaria: clicca sulla transazione che desideri riconciliare
2. Suggerimento dell'IA: il nostro strumento AI suggerirà automaticamente la fattura corrispondente
3. Riconcilia: se i dettagli sono corretti, clicca sul pulsante "Riconcilia"
4. Conferma: la transazione verrà contrassegnata come riconciliata e lo stato della fattura verrà aggiornato a 'Pagata'.
5. Opzione di rifiuto: se necessario, puoi rifiutare il suggerimento dell'IA e scegliere manualmente un'altra fattura.

Scenari trattati

1. Una fattura - Una transazione bancaria
2. Pagamento parziale: una fattura → 1a transazione bancaria + 2a transazione bancaria
3. Diverse fatture - Una transazione bancaria
4. Una fattura - Diverse transazioni bancarie
5. Riconciliazione senza un documento

Riconciliazione nella sezione Fatture

Puoi anche avviare la riconciliazione direttamente dalla sezione delle fatture:

1. Accedi alla fattura: vai a una fattura approvata e cliccaci sopra
2. Transazioni associate: nei dettagli della fattura, troverai una sezione "Transazioni associate" con un pulsante "Riconcilia"
3. Riconciliazione: cliccando, verrà mostrata una nuova vista con tutte le transazioni bancarie correlate
4. Completa la riconciliazione: seleziona la transazione appropriata e conferma la riconciliazione

Questo metodo supporta gli stessi scenari per la riconciliazione menzionati in precedenza.

Come esportare i dati della transazione

1. Seleziona formato di esportazione e intervallo di date:
   • Scegli tra un file CSV o Excel e le date di inizio e fine per le transazioni che desideri scaricare. Questo ti permette di personalizzare il periodo per il quale vuoi ottenere i dati.
2. Ricevi i tuoi dati:
   • Dopo aver selezionato le date, il sistema elaborerà la tua richiesta. Riceverai una notifica via email con un link per scaricare i tuoi dati.
3. Scarica e controlla il file Excel:

• Il file che ricevi sarà in formato Excel. Include tutte le transazioni, le fatture, i collegamenti alle fatture e i dettagli della riconciliazione.
• Scarica il file dal link fornito nell'email e salvalo sul tuo dispositivo.