Simplifique os seus processos de faturação com o Sistema de Acompanhamento de Faturas da Factorial. Carregue-as facilmente e utilize a nossa tecnologia OCR para a extração automática de dados, poupando tempo e reduzindo os erros. Facilite os lançamentos contabilísticos e obtenha um melhor controlo financeiro.

Onde encontrar as faturas

1. Na barra lateral, vá para Gastos → Faturas

Estado de pagamento das faturas

Acompanhe aqui o estado de pagamento das suas faturas. Aceda a informações detalhadas para gerir eficazmente as suas finanças e garantir pagamentos atempados aos fornecedores. As principais métricas fornecidas incluem:

• Total: montante total dos pagamentos registados.
• Pago: montante total que foi pago com êxito.
• Pendente: faturas que ainda não foram pagas mas que estão dentro do prazo de pagamento.
• Por pagar: faturas que não foram pagas após a data de vencimento.
• Número de faturas pendentes e vencidas: uma contagem das faturas pendentes e vencidas.
• Montante base e impostos: discriminação dos montantes das faturas, distinguindo entre o montante base e os impostos associados.

Como gerir o estado das faturas

As suas faturas podem passar por quatro estados distintos:

• A avaliar: as faturas carregadas entram nesta fase para serem verificadas quanto à sua exatidão. Após a verificação, clique em Aprovar ou Rejeitar.
• Aprovado: as faturas estão prontas para serem pagas.
• Rejeitado: as faturas são marcadas como rejeitadas devido a discrepâncias ou erros.
• Pago: faturas que concluíram todos os processos e foram pagas. Pode marcá-las como pagas aqui ou através da reconciliação bancária.

Para alterar o estado:

1. Abra a fatura que pretende atualizar
2. Selecione a ação

Como carregar faturas em massa

1. Na secção Facturas, clique em Carregar faturas no canto superior direito
2. Escolha um ficheiro ou arraste-o para a área designada
3. Clique em Terminar e fechar
4. O nosso sistema de OCR lê automaticamente os dados e preenche automaticamente as informações
5. Verifique se os dados pré-preenchidos são exatos
6. Se necessário, é possível criar um novo fornecedor diretamente a partir desta página.
7. Clique em Aprovar

Como receber faturas na Caixa de correio

Dispõe de uma caixa de correio para receber e visualizar faturas por correio eletrónico. Funciona apenas como caixa de entrada, pelo que não pode enviar ou responder a mensagens a partir deste endereço.

1. Aceda à secção Faturas
2. Copie o endereço de correio eletrónico no canto superior direito
3. Todas as suas faturas serão recebidas na caixa de correio e lidas automaticamente pelo nosso OCR

Como exportar faturas

1. Aceda à secção Faturas
2. Clique no ícone de três pontos no canto superior direito
3. Selecione Exportar faturas
4. Escolha o formato pretendido, aplique os filtros necessários e configure os nomes das colunas de acordo com as suas necessidades
5. Clique em Guardar

Como gerir contas bancárias

Saiba como gerir as suas contas bancárias na Factorial, simplificando as operações financeiras com uma integração e automatização perfeitas.

Como adicionar uma conta bancária

1. Na sua barra lateral, vá a Finanças → Contas bancárias
2. Selecione a entidade legal para a qual pretende criar a conta
3. Informações básicas: preencha os dados essenciais para iniciar a agregação de dados:
   • Alias da conta
   • Opções de formato de conta:
     • IBAN
     • Número da conta + Código de ordenação
     • Número da conta + Routing number
     • Bank name + Número de roteamento
     • CLABE
     • Outro
   • Moeda
4. A sua conta será criada automaticamente após a conclusão do processo!

Principais funcionalidades na secção Contas bancárias

Visualizar detalhes

Aceda a um painel lateral que apresenta os detalhes da conta, incluindo a entidade legal, o nome do beneficiário, o IBAN e a moeda.

1. Clique em Visualizar detalhes

Importar transações bancárias

Carregue um ficheiro para importar as suas transações bancárias para a Factorial. Basta arrastar e largar no sistema o modelo preenchido, que lhe fornecemos para preencher com os dados exportados do seu banco.

Para importar transações bancárias:

1. Clique em Importar transações bancárias
2. Descarregue o nosso modelo
3. Obtenha os dados da transação do seu banco e preencha o modelo em conformidade
4. Arraste e solte o modelo preenchido na Factorial. Se ocorrerem erros, iremos orientá-lo na correção dos mesmos até que o carregamento seja bem sucedido.
5. Clique em Importar dados

Exportar transações

Personalize e exporte os seus dados de transação em vários formatos, adaptando as informações exportadas às suas necessidades.

Para exportar transações

1. Ir para a secção da conta bancária pretendida
2. Clique no ícone dos três pontos e seleccione Exportar as transações
3. Escolha o seu formato, aplique os filtros necessários e configure os nomes das colunas de acordo com as suas necessidades
4. Clique em Guardar

Reconciliação bancária

Resumo da visão da Reconciliação bancária

A interface de reconciliação bancária está dividida em três secções principais: transações, entradas de contrapartida e entrada resultante.

• Painel esquerdo: apresenta as transações bancárias que estão pendentes de reconciliação. Pode utilizar o filtro para alternar entre transações pendentes e reconciliadas
• Painel direito: aqui, pode fazer corresponder as transações às faturas aprovadas e visualizar as entradas de contrapartida. Apenas as faturas aprovadas são elegíveis para reconciliação

Processo de reconciliação

Siga estes passos para reconciliar uma transação bancária:

1. Selecione uma transação bancária: clique na transação que pretende reconciliar
2. Sugestão de IA: a nossa ferramenta de IA sugerirá automaticamente a fatura correspondente
3. Reconciliar: se os dados estiverem corretos, clique no botão “Reconciliar”
4. Confirmação: a transação será marcada como reconciliada e o estado da fatura será atualizado para “Pago”.
5. Opção de rejeição: se necessário, pode rejeitar a sugestão da IA e escolher outra fatura manualmente

Cenários abrangidos

1. Uma fatura - Uma transação bancária
2. Pagamento parcial: uma fatura → 1ª transação bancária + 2ª transação bancária
3. Várias faturas - Uma transação bancária
4. Uma fatura - Várias transações bancárias
5. Reconciliar sem um documento

Reconciliação na secção Faturas

Também é possível iniciar a reconciliação diretamente a partir da secção das Faturas:

1. Aceda à fatura: navegue até uma fatura aprovada e clique nela
2. Transações associadas: nos detalhes da fatura, encontrará a secção “Transações associadas” com um botão “Reconciliar”
3. Reconciliar: ao clicar, uma nova vista apresentará todas as transações bancárias relacionadas
4. Conclua a reconciliação: selecione a transação adequada e confirme a reconciliação

Este método suporta os mesmos cenários de reconciliação mencionados anteriormente.

Como exportar os seus dados de transação

1. Selecione o formato de exportação e o intervalo de datas:
   • Escolha entre um ficheiro CSV ou Excel e as datas de início e fim das transações que pretende descarregar. Isto permite-lhe personalizar o período para o qual necessita dos dados.
2. Receba os seus dados:
   • Depois de selecionar as datas, o sistema processará o seu pedido. Receberá uma notificação por correio eletrónico com uma ligação para descarregar os seus dados.
3. Descarregue e analise o ficheiro Excel:
   • O ficheiro que irá receber estará em formato Excel. Inclui todas as transações, faturas, ligações às faturas e detalhes de reconciliação.
   • Descarregue o ficheiro a partir da ligação fornecida na mensagem de correio eletrónico e guarde-o no seu dispositivo.